12. Paperless: la digitalizzazione (parte 2)

Concludiamo la serie di puntate legate alla digitalizzazione. Nella scorsa puntata abbiamo guardato come si acquisisce del materiale in digitale. Oggi vedremo come organizzare i documenti così acquisiti, che nomenclatura dargli, come lavorare in digitale e condividere i documenti ed infine cosa tenere in carta.

Follow-up

Nella parte di cattura acquisizione ci siamo scordati di una opzione presente di base in iOS / iPadOS ovvero la scansione da File.

Quando si apre l'app File premere sui tre puntini presenti nella barra di sinistra sopra il nome dell’applicazione File. Si aprirà un menù a scomparsa in cui la terza voce è "Scansiona documenti".

1. Organizzare i documenti digitali

Abbiamo acquisito in digitale i nostri documenti e mo' che ci facciamo? Dove li mettiamo? Come li organizziamo?

Due possibili modi di salvare i nostri documenti:

• in una struttura a cartelle organizzata per aree
• TAG

La prima è soluzione più semplice ed a prova di futuro. La seconda è moderna ma meno supportata. Ad esempio in macOS il sistema a tag è supportato da Maverick ma su iOS ed iPadOS pur essendo supportato è relativamente complesso da gestire.

Sistema di Tags non apple Leap

Che nome dare ai documenti?

Abitualmente utilizzare il prefisso:

ANNO-MESE-GIORNO

Poi un nome significativo, ovvero un nome che descriva il contenuto del documento.

Non c’è limite alla lunghezza del nome ma è sempre meglio non avere file con nomi troppo lunghi. Se salvate delle email come PDF può essere utile mettere il nome del mittente e quello del ricevente prima dell'oggetto.

Una terza via: esiste, e ricomprende tutti quei programmi che, specificamente si occupano di archiviare e catalogare i documenti. I PRO di queste soluzioni è che è il programma a preoccuparsi di strutturare il tutto. I CONTRO sono che i vostri dati sono all’interno di questo programma.

Esempio Evernote permette di catturare ed archiviare in taccuini fare OCR dei documenti ma estrarre grosse moli di documenti da Evernote è un inferno.

Su Mac

La gestione dei documenti è relativamente semplice. Se si usa una struttura a cartelle il consiglio è quello di non esagerare con le sotto-cartelle. Può diventare complicato navigare dopo 5 o 6 livelli di sotto insieme.

Con i TAG la situazione è diversa. Il grosso vantaggio dei TAG è che possono essere dati più TAG al medesimo documento e quindi 1 documento può stare in più sottoinsiemi, mentre con la struttura a cartelle potremmo aver bisogno di duplicare i documenti.

Automazione di una pratica con Automator articolo di Filippo.

iPhone e iPad

La vita con i dispositivi mobili di Apple è più complessa. Il "peccato originale" è che su questi dispositivi l’archetipo di funzionamento non è il documento ma l’app. Per cui ogni app aveva il suo contenitore in cui salvava i propri documenti e questi documenti erano solo per quell’app. Al massimo era possibile copiare un documento da un’app all’altra.

Con l’arrivo di File e dei document provider di terze parti questa limitazione è notevolmente diminuita ma salvare i documenti non è comodissimo.

Abbiamo già parlato di come funziona File nella puntata 4 e 5 dedicate rispettivamente ad iOS ed iPadOS quindi non ci ripetiamo qui.

Per la gestione e movimentazione di molti documenti iPhone e iPad richiedono l’utilizzo di applicazioni come Comandi Rapidi o app come ToolBox Pro di cui ci occuperemo in future puntate.

2. Lavorare in digitale

Abbiamo archiviato i documenti che abbiamo acquisito ma come li tiriamo fuori quando ci servono?

Trovare i documenti

Sia in macOS che su iOS / iPadOS ci sono funzioni di ricerca abbastanza evolute. Quello tuttavia che fa la differenza è che i nostri documenti abbiano l’OCR ovvero l’optical character recognition, il riconoscimento ottico del testo.

In pratica per i documenti che non nascono direttamente in digitale è possibile applicare con appositi software un livello nascosto al cui interno viene inserito il testo riconosciuto dal software. Se originariamente il riconoscimento del testo non era molto preciso oramai è un’operazione relativamente semplice sia su macOS che su iOS / iPadOS ed esistono anche progetti gratuiti.

Una volta che dentro i nostri documenti PDF c’è del testo da cercare il Finder così come File può eseguire delle ricerche anche nel contenuto dei documenti e quindi rendere più facile trovare un documento che abbiamo "perso".

L’altro metodo è cercare i documenti in base alla struttura a cartelle da noi costruita e dalla nomenclatura che gli abbiamo dato.

3. Condividere i documenti

Oltre ad acquisire, archiviare e trovare i documenti a volte dobbiamo condividerli con altri, come fare?

Ci sono modi "fisici" e modi "virtuali"

Il modo fisico

La soluzione più semplice è una chiavetta USB. È anche la soluzione più sconsigliata di tutte. Le chiavette USB o per quanto vale i dischi esterni sono facili da perdere o da essere rubati. Inoltre possono essere veicolo di virus ed altro.

Una soluzione Apple interessante e che molti non conoscono è AirDrop.

Il cloud

Se avete salvato i vostri documenti in cloud (Dropbox, iCloud, GoogleDrive, OneDrive etc …) condividere i dati con soggetti terzi è relativamente semplice. Potete condividere singoli documenti cosi come intere cartelle. Spesso scegliendo quando e quanto condividere.

Piccola nota per Nextcloud. È una soluzione open-source. La cosa interessante è che rispetto ai giganti di internet con una soluzione del genere potete gestire voi stessi i avere i vostri dati. Se svolgete attività sensibili o se non volete che altri possano potenzialmente ficcare il naso nei vostri affari questa è un’ottima soluzione. Esistono società che offrono dei server Nextcloud o potete fare come Filippo e farvi il vostro server.

4. Backup

Abbiamo parlato più di 1 ora su come fare i backup nella puntata 8 quindi vi rinviamo a quella.

Piccola nota per ch usa solo iPhone / iPad. Per fare i backup dei dati ci sono “solo” 2 strade:

1. Fare una copia su disco esterno collegato ad iPhone / iPad; non esistono soluzioni automatizzate di backup … bisogna fare la copia a manina trascinando i file dal dispositivo mobile al disco esterno collegato;
2. Usare il cloud; come abbiamo già detto il cloud in senso tecnico non è un backup ma in questo caso è l’unico modo di avere una copia dei propri dati.

5. Cosa tenere in carta ?

Parlate con il vostro commercialista o legale … MA in generale:

• Atti di acquisto di immobili, assicurazioni, certificati di matrimonio etc …
• Prescrizione del diritto / potere di accertamento Ag. Entrate
• Documentazione fiscale

Dove ci potete trovare?

Roberto:

Mac e architettura: mach - dot - net.wordpress.com Podcast settimanale Snap - architettura imperfetta

Filippo:

Avvocati e Mac punto it

Ci sentiamo la settimana prossima.