29. Email (Introduzione): il problema delle email e come cercare di risolverlo

0. Comunicazioni di servizio

Questa puntata sarà per forza di cose più teorica che pratica, ma abbiamo visto che c'è stato un certo seguito nelle puntate più concettuali, come ad esempio quella sul “Cucinare le idee” la puntata 20. Ci piacerebbe avere quindi un vostro riscontro (sia via email, sia con le recensioni su ApplePodcast, sia nei canali su Telegram).
Con questa puntata il podcast compie 1 anno di pubblicazione e per “celebrare” abbiano deciso trattare l’argomento originale con cui volevamo iniziare e col quale abbiamo registrato una primissima serie di puntate del 2018 credo, Roberto mi confermi?

Come potete sostenerci

Se volete supportare il podcast vi chiediamo con il cuore di fare una recensione su Apple Podcast. In questo fase iniziale tante recensioni ci permetteranno di essere visti da più persone possibili.

Se volete sapere come fare una recensione trovate a questo link.

Potete anche scriverci a scrivi.a🐌a2podcast.it

Il problema delle email

Stress
Fonte di distrazione
Sommersi di email

Merlin Mann e la prima idea di soluzione

Le regole di base dell’Inbox zero

Cancella
Delega
Rispondi
- SE risposta in 5 minuti e meno
Salva per un momento futuro
- SE la risposta richiede più di 5 minuti
Fai
Link a video su YouTube di Merlin Mann su Inbox Zero
L'ascesa e la caduta di GDT (Get things done) link ad articolo di Cal Newport

La storia delle email

Sostituzione di memo e telefonate
Sostituzione posta ordinaria
- Comunicazione asincrona
- Il problema del messaggio istantaneo
  - SMS
  - Whatapp e derivati

La mancanza di attrito a spedire una email

Il racconto di come IBM quando ha introdotto email ha avuto Crash del server in 3 giorni

Cal Newport

A World Without Email: Reimagining Work in an Age of Communication Overload versione in inglese
Un mondo senza email. Ripensare il lavoro nell'era del sovraccarico informativo: in italiano

Il concetto di “alveare iperattivo” hyperactive hive

una email ne scatena mille altre
Esempio il CC (copia carbone)
- Tizio scrive a Caio
- Cario risponde a Tizio
- e tutti i CC leggono e … dio non voglia… intervengono

Affrontare in modo diverso il problema delle email

Scrivere meno e meglio
Esempio
- Appuntamento / incontro
- Indicare data
  - ed altre 2 / 3 date alternative
- SE ok data mandare direttamente invio / fissare appuntamento in agenda
- Indicare oggetto dell’appuntamento
  - Di cosa si parlerà e a chi saranno chieste risposte o chiarimenti

Aumentare l’attrito

Controintuitivo
- Rendere più faticoso l’accesso
Esempio
- Io con i clienti fascia oraria in cui possono chiamare, altrimenti fissare un appuntamento telefonico via email
  - MA sto ragionando come creare un sistema automatico per prendere l’appuntamento …

Creare un loop di affidabilità

Cosa vuol dire?
Invece di aprire una “conversazione” di email
- report settimanale / mensile etc …
Fare un email con tutti i quesiti della settimana
Ridurre cioè la necessità di usare email