In questa puntata Roberto e Filippo fanno un approfondimento su cosa sono i c.d. Task Manager (software che ti permettono di gestire progetti sia semplici che complessi), su come sono nati e si sono sviluppati, sul perché può essere utile utilizzarli.

Note episodio

Iniziare dal processo

Cos’è un task manager?

Ne abbiamo già accennato nella puntata su Promemoria ep. 41

Task Managment: Gestione dei progetti
- Nella gestione dei progetti, un'attività è un’operazione o compito che deve essere compiuta entro un periodo di tempo definito o entro una scadenza per raggiungere gli obiettivi legati al lavoro. È un piccolo pezzo essenziale di un lavoro che serve come mezzo per differenziare varie componenti di un progetto. Un'attività può essere suddivisa in assegnazioni che dovrebbero anche avere una data di inizio e fine definite o una scadenza per il completamento. Una o più assegnazioni su un'attività mette l'attività in esecuzione. Il completamento di tutte le assegnazioni su un'attività specifica normalmente rende l'attività completata. Le attività possono essere collegate tra loro per creare dipendenze.

Gestione dei flussi di produzione

Differenza tra task manager e to do List (lista delle cose da fare)

Il primo serve per organizzare progetti più o meno strutturati
La check-list o lista delle cose da fare
- È più generica

Task Manager (traducibile in gestore dei progetti) e Calendario

Differenza tra attività ed appuntamento

Creare la scaletta di questa puntata
Appuntamento (con me stesso) di 1 ora per preparare questa mappa mentale
Un’attività può (potenzialmente) essere svolta in qualsiasi momento
- Non ha un orario preciso di esecuzione
Un appuntamento si svolge in uno specifico lasso di tempo

Time-blocking

Timeblocking o time blocking (noto anche come time chunking) è una tecnica di produttività per la gestione personale del tempo in cui un periodo di tempo, in genere un giorno o una settimana, è diviso in segmenti o blocchi più piccoli per compiti o cose da fare specifici. Integra la funzione di un calendario con quella di una lista di cose da fare. È una sorta di programmazione.

Ad un blocco di tempo corrisponde una attività specifica da svolgere

Time-tracking

Tracciamento del tempo lavorato: Episodio 37

Gantt chart

Un diagramma di Gantt è un tipo di grafico a barre che illustra un programma di progetto, intitolato al suo divulgatore, Henry Gantt (1861-1919), che ha progettato un tale grafico intorno agli anni 1910-1915. I grafici di Gantt moderni mostrano anche le relazioni di dipendenza tra le attività e lo stato corrente della pianificazione.

Usati in edilizia ed altre realtà produttive

GTD

Il metodo GTD si basa sull'idea di spostare tutti gli elementi di interesse, le informazioni rilevanti, i problemi, le attività e i progetti fuori dalla mente registrandoli esternamente e quindi suddividendoli in elementi di lavoro attuabili con limiti di tempo noti. Ciò consente all'attenzione di concentrarsi sull'azione su ogni attività elencata in un record esterno, invece di conservarli nella mente.

Concetto del
- Secondo cervello
- Memoria esterna

Il flusso di lavoro

Catturare, chiarire, organizzare, riflettere e eseguire.
- Catturare
  - Segnarsi la cosa da fare
- Processare
  - Le attività nell’inbox
    - Cos’è l’inbox?
      - Il luogo dove tutte le attività che ci vengono in mente sono (temporaneamente) parcheggiate
  - Chiarire
    - Rendere atomica l’azione e, se del caso, suddividerla in sotto azioni o attività
  - Organizzare
    - L’attività è azionabile ovvero determinata e chiara in modo tale che l’unica cosa che devi fare è eseguirla?
    - Richiede un singolo passo e più passi?
      - Se sì
        
        Creare un progetto o processo
    - Richiede poco tempo (non più di 2 minuti)
      - Se sì
        
        Falla subito
    - Devo svolgerla io
      - Se NO
        
        In attesa che chi la deve svolgere l’abbia svolta
    - Richiede di essere svolta in un momento specifico
      - Se sì
        
        Nel calendario
      - Se no
        
        Darle un contesto
        
        Argomento contesto a se stante …
        
        In cui è possibile svolgerla
- Pianificare l’attività
  - Decidere quando svolgere le attività così individuate ed organizzate
- Eseguire
  - Svolgere l’attività
  - Concentrati solo su quell’attività
Una volta che tutto il materiale ("roba") viene catturato (o raccolto) nella casella di posta, ogni elemento è chiarito e organizzato facendo e rispondendo a domande su ogni elemento a sua volta come mostrato nelle scatole nere nel diagramma dell'albero logico

Addendum al GTD

Shutdown routine (Routine di arresto) di Cal Newport

A fine giornata
- Controllare tutte le attività ancora da fare o da gestire
- Per chiudere i loop aperti

I vari profumi e sfumature di questo metodo hanno uniformato il panorama dei software c.d. task manager

Ricordarsi che non è lo strumento che risolve il problema MA è il ragionare sul problema e risolverlo

Pensare sul flusso di lavoro etc …

Lo strumento può rendere più facile e con minor attrito lo svolgimento dell’attività

Approfondire quindi
- i pro ed i contro di uno strumento
- Quando è giusto utilizzare uno specifico strumento

Software iOS e macOS

OmniFocus
Todoist: web e multipiattaforma
Sorted 3
Remember the milk
To Do: Micrososft
TickTick
Promemoria
ToDo
Good Task 2
Things 3
Amplenote: Segnalata da Roberto

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Outro

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Roberto:

Filippo:

Avvocati e Mac punto it

Ci sentiamo tra 2 settimane.