Deposito di busta superiore ai 30 Mb con SLpct

Questo, breve articolo, è una scusa per raccontarvi qualcosa che dovrebbe essere noto ai più ma soprattutto per descrivere come evitare di dover depositare una busta superiore ai 30 Mb.

1. Alcune premesse

Nei miei corsi sul PCT che ho tenuto dal 2014 al 2017 (qui trovate i webinar che sto pubblicando, mentre, scrivo) mi sono sempre vantato, mentre spiegavo come si depositava una busta telematica superiore ai 30 Mb, di non averlo mai fatto.

Oggi per la prima volta l’ho fatto e ne ho potuto documentare il procedimento.

Originariamente il deposito di più buste era un’operazione complessa e tediosa; oggi con le modifiche apportate nel tempo è un’operazione relativamente banale ma se siete alla prima esperienza una guida non fa mai male.

Per chi non fosse avvezzo al PCT, un deposito telematico nel giudizio civile si fa a mezzo PEC. La PEC è una semplice email con caratteristiche particolari (restituisce due ricevute un po’ come per una raccomandata: quella di invio e quella di ricezione) a cui viene allegato al suo interno un file cifrato; amabilmente detta “busta telematica”.
Siccome l’email non è stata creata per inviare documenti ma testo, il protocollo ha dei limiti intrinseci … nello specifico le dimensioni massime di una email e, quindi, di una PEC non possono essere superiori ai 30 Mb (a dir la verità il numero è un’approssimazione dell’esatto numero di bite ma per l’utente medio è un utile strumento di misurazione).

Visto il limite dei 30 Mb se si procede ad allegare troppi documenti è possibile sforare la quota e, questo, richiede l’invio di più PEC che singolarmente contengono una busta telematica con, al suo interno, i documenti suddivisi per non eccedere le dimensioni massime dell’email.

Con le modifiche apportate al PCT ora è il software ad occuparsi della suddivisione e spezzettamento delle buste e del loro invio mentre prima il compito era lasciato all’utente finale.

Di seguito vi spiegherò come fare con SLpct il software che utilizzo abitualmente per i depositi telematici. Se non conoscente SLpct qui trovate un mio articolo sui suoi pregi e difetti che vi consiglio di leggere.

1.1 Come evitare un deposito superiore ai 30 Mb

Prima di procedere, tuttavia, voglio spiegare perché sino ad ora non ho mai fatto un deposito di questo tipo e la risposta è banale: ho sempre ottimizzato gli allegati per non superare i 30 Mb.

Ma come si può fare?

Esisto svariati trucchi, ho parlato di come è possibile ottimizzare un PDF in articoli precedenti, qui mi voglio soffermare sulla necessità di utilizzare software professionali per svolgere questi compiuti (io uso Acrobat Pro DC per questo ma ne esistono vari per tutte le piattaforme) ed avere un minimo di accortezza quando si digitalizza un documento.

Le regole di base:

Se possibile digitalizzare in bianco e nero (ovvero in bitmap) in questo modo l’immagine sarà leggerissima e facile da comprimere con appositi software in un file .ZIP;
La scansione (in bianco e nero) deve essere a non più di 200 Dpi (la risoluzione per punti); sarebbe possibile digitalizzare a 72 Dpi (la risoluzione dei monitor su cui, teoricamente, il documento andrebbe visualizzato) ma con 200 dpi è possibile anche la stampa senza eccessiva perdita di qualità e, se usate il formato bitmap, non aumenterete eccessivamente le dimensioni;
Solo in casi particolari utilizzare la scala di grigi (256 sfumature di grigio) o a colori; l’aumento di dimensioni è esponenziale in questi formati: un foglio A4 in bitmap o bianco e nero può venire a pesare alcuni kbite, il medesimo documento digitalizzato in scala di grigio può pesare centinai a di kbite (100/200 kb), a colori è più probabile che il foglio pesi almeno un megabite (1 Mb); se non avete solo un foglio ma centinaia di fogli il problema è evidente e le dimensioni dei vostri allegati “esploderanno”;
- possibili casi particolari in cui usare il colore o la scala di grigi: immagine fotografica da depositare, è comunque consigliabile ridurre la risoluzione dell’immagine (passando dagli abituali 300 dpi a 72 dpi), se ci sono aree di interesse è meglio avere un’immagine complessiva a bassa risoluzione e poi allegare anche il dettaglio (ritagliando l’immagine che, conseguentemente, peserà di meno).

Con tutta la buona volontà, ad ogni modo, può capitare di avere allegati di grosse dimensioni.

Un esempio tipico è quando si allegano delle PEC.

Il problema delle PEC è che, oltre alla mail inviata, occorre depositare anche le 2 ricevute; se quella di accettazione non è particolarmente pesante, la ricevuta di consegna contiene al suo interno il contenuto della PEC originale (per dimostrare cosa si è inviato); il problema è che se io invio una PEC di 1 Mb, dovrò depositare le 3 PEC ovvero 2 Mb e qualcosa. Ovvio che, se non sono stato previdente, e ridotto all’osso il peso degli allegati alla PEC è possibile ritrovarsi con un deposito superiore ai 30 Mb.

Nel mio caso specifico ho mandato una PEC al comitato dei creditori di un mio fallimento con una serie di allegati e questo ha complicato la vicenda ancora di più a livello di peso degli allegati.

Vediamo quindi come si fa un deposito multiplo di allegati superiori ai 30 Mb con SLpct.

2. Il deposito con SLpct

Do per scontato che sappiate più o meno come funziona SLpct e che siate arrivati all’ultima fase della predisposizione della busta telematica ovvero l‘allegazione dell’atto principale e degli documenti allegati.

Giusto per sintetizzare, di seguito vedete la schermata di SLpct dove si caricano l'atto principale e gli allegati.

SLpct fase di allegazione dell’atto principale e degli allegati alla busta telematico

2.1 Scegliere gli allegati della busta principale e di quella secondaria

Dopo aver importato l’atto principale, procedete a aggiungere gli allegati premendo sull’apposito pulsante dell’interfaccia.

Come vedete dall’immagine sottostante sarà possibile scegliere dove inserire gli allegati: nella busta principale ovvero nelle altre.

SLpct schermata di selezione degli allegati e di dove inserirli

Il primo passo è quindi selezionare i documenti che devono essere allegarti alla prima busta. Io personalmente vado in ordine di numero per semplicità e cerco di arrivare non oltre i 25 Mb complessivi di allegati. In questo modo non avrò problemi per la parte successiva.

Come vedete SLpct mostra la dimensione stimata della busta ed è quindi relativamente facile vedere se si è allegato troppo o troppo poco alla busta principale.
Predisposta la prima busta sarà sufficiente ri-procedere ad allegare gli altri documenti e selezionare questa volta la voce “includi nel deposito complementare”. SLpct si occuperà di spezzettare tutti gli altri allegati in una o più buste successive.

2.2 Firma dei depositi

A questo punto procediamo con la firma digitale degli atti secondo le solite modalità (ultimo esame dell’atto principale, scelta dell’opzione firma solo il necessario e poi inserimento del PIN della nostra smart card / USB token).

Se tutto è andato a buon fine ci troveremo davanti alla schermata mostrata di seguito.

Busta firmata con successo e creazione di due depositi complementari

Premiamo quindi OK e procediamo oltre.

Spiegazione di come procedere con il deposito a mezzo di SLpct

SLpct ci spiegherà il funzionamento del deposito con buste complementari (vi lascio leggere direttamente il testo nell'immagine soprastante), premiamo, quindi, ancora OK e procediamo oltre.

Come vedete dall’immagine sottostante SLpct ha predisposto non solo l’atto principale con il suo datiatto.xml ma anche dei “depositi complementari” in formato PDF che poi verranno inseriti nelle buste dei depositi complementari e che di fatto permetteranno di far capire al sistema ministeriale che le 2 o più buste telematiche depositate sono un unico deposito spezzettato. Sono stati ovviamente generati anche gli indispensabili datiatto.xml per ogni singolo deposito complementare.

2.3 Invio delle buste

Se avete Mail.app, Outlook o Thunderbird configurati con la vostra PEC non avrete altro da fare che premere INVIO, SLpct si occuperà di predisporre le email per il deposito e voi dovrete inviarle una dopo l’altra avendo l’unica accortezza di attendere che la prima email vi abbia restituito la seconda ricevuta quella di consegna.

Se invece siete come me ed amate utilizzare un client di posta elettronica differente da quelli standard dovrete fare come segue.

Anzitutto salvate in una cartella apposita i vari atto.enc (la busta crittografata). Vedrete che SLpct, ogni volta vi farà salvare, un atto.en, siccome tuttavia l’importante non è il nome “atto” ma l’estensione del file .ENC (che sta per encrypt ovvero cifrato), vi basterà rinominare i le buste telematiche complementari.

Io, con molta fantasia, li ho nominati come si vede nell’immagine che segue. L’importante è che riusciate a distinguere le buste l’una dall’altra.

Salvataggio degli atto.enc per il successivo invio a mezzo PEC — *Salvataggio degli* ***atto.enc*** *per il successivo invio a mezzo PEC*

A questo punto sarà sufficiente copia / incollare l’indirizzo PEC dell’ufficio dove si vuole depositare e poi inserire nell’oggetto dell’email “DEPOSITO” seguito da uno spazio ed un testo identificativo del deposito e premere invio.

In conclusione

Spero che questa breve guida possa esservi utile e spero soprattutto di avervi dato un’idea su come sia possibile ottimizzare i documenti da allegare.