L'ufficio ovunque!

Questo è un articolo particolare perché spero di introdurvi quello che, quantomeno per molti avvocati, è sconosciuto: la possibilità di lavorare ovunque (avendo l'accesso ad alcune tecnologie).

Mi sono infatti reso conto, confrontandomi con colleghi ed amici, che molti non comprendono le possibilità che oggi le nuove tecnologie danno agli avvocati e, anche quando ne sono a conoscenza, non le usino appieno.

1. Il mio percorso

Mi sembra corretto partire da dove ho iniziato io e spiegandovi perché ho voluto creare un ufficio a cui potessi accedere da ovunque.

Con l'arrivo del mio primo figlio ho voluto digitalizzare completamente il mio (piccolo) ufficio di avvocato di provincia per permettermi di poter gestire meglio e con più flessibilità la mia vita di neo-padre.

Ho iniziato seriamente nel 2014, quando poi è anche iniziata l’avventura di Avvocati e Mac, ma sin dal 2009 mi collegavo in remoto più o meno con successo e seppur in modo disorganizzato con il mio ufficio.

2. Digitalizzazione dell’ufficio

Questo è un argomento che potrebbe essere il tema di svariati articoli ma, per quel che qui ci interessa, dirò le cose fondamentali.

Non è pensabile aver un ufficio accessibile da ovunque senza la digitalizzazione completa dell’ufficio. Se dobbiamo utilizzare un documento fisico accessibile solo in cartaceo nell'ufficio è ovviamente impossibile farlo da remoto.

Ciò tuttavia non vuol dire che è obbligatorio digitalizzare completamente l'ufficio prima di poter avere un ufficio ovunque.

È infatti possibile procedere progressivamente per arrivare al risultato finale (la digitalizzazione dell’intero ufficio).

Per fare ciò basta seguire alcune semplici regole:

Digitalizzare tutto quello che arriva nell'ufficio: questo è possibile solo riducendo al minimo l'attrito di tale attività, a tal proposito vi consiglio l'acquisto ed il posizionamento sulla vostra scrivania di uno ScanSnap della Fujitsu; il vantaggio di questa soluzione è che, una volta configurato correttamente, ogni foglio cartaceo che arriverà sulla vostra scrivania potrà essere digitalizzato facilmente (con l'aggiunta del riconoscimento del testo, ovvero OCR) permettendovi così in futuro di reperirlo facilmente; da ultimo se inizialmente avrete solo pochi documenti digitalizzati mantenendo questa prassi nel corso di uno o più anni, senza fare nulla vi ritroverete con l'ufficio completamente digitalizzato.
Quello che è digitale deve restare digitale (ed essere opportunamente archiviato): potrebbe sembrare un'ovvietà ma ho visto in tantissimi studi legali stampare le email per archiviarle (in modo cartaceo) nel fascicolo ma pochissimi di quelli che conoscono archiviano nel loro fascicolo digitale tutta la corrispondenza di una pratica; simile discorso vale per il processo telematico, pochi creano una copia del fascicolo di controparte (inteso sia come atti che documenti) nel proprio fascicolo digitale dell'ufficio.
Implementare un sistema di archiviazione automatizzato o semi-automatizzato; ve ne ho parlato in questo articolo.
Nei tempi morti o quando necessario digitalizzare l'arretrato: poco lavoro in un lungo arco di tempo può fare la differenza e, secondariamente, se sapete che dovrete lavorare nel weekend ad una specifica posizione ed avete un po' di tempo digitalizzare i documenti essenziali vi permetterà di lavorare da ovunque, almeno per quella posizione e in quel momento, con un impegno minimo.
Avere un fascicolo digitale della pratica e fare riferimento solo a quello: anche qui sembra banale ma molti hanno una cartella in cui salvano i documenti di Word ma nulla di più; qui ho spiegato come strutturo un mio fascicolo digitale e qui come ho automatizzato la creazione delle varie sotto-cartelle.

3. Quale tipo di investimento fare?

Presa la decisione di digitalizzare l'ufficio e seguendo le regole di cui sopra siete pronti ad avere il vostro ufficio ovunque… ma manca ancora qualcosa: l'infrastruttura tecnologica per accedervi.

Non entrerò troppo nel dettaglio sia perché ogni situazione è differente sia perché il mio suggerimento personale è quello di affidarsi ad un tecnico specializzato per queste parte. Quello che mi prefiggo in queste sotto capitolo è di darvi le informazioni di base per parlare con il tecnico e spiegargli le vostre esigenze.

3.1 Collegamento ad internet performante

Per accedere al vostro ufficio dovete, ovviamente, accedervi attraverso internet. In ragione di ciò non potete / dovete lesinare su questo punto.

Gli aspetti da tenere presente sono fondamentalmente due:

La capacità di upload della vostra linea: ovvero la capacità di caricare dati su internet; ciò è fondamentale perché per accedere da remoto al vostro ufficio dovrete ricevere i dati che sono contenuti al suo interno attraverso un collegamento ad internet; non importa (per quel che qui ci interessa) le capacità di download (ovvero di scaricare dati) da internet. Quello che molti non sanno è che se spesso le linee hanno grosse capacità di download le capacità di upload sono misere e rendono di fatto l'esperienza di collegarsi all'ufficio da remoto frustante.
Scegliere una Fibra su rame come minimo: attualmente, salvo nelle grandi città, l'opzione migliore di collegamento ad internet è quella della Fibra su rame, ovvero del collegamento in fibra ottica fino all'armadio di derivazione del vostro collegamento che poi arriverà al vostro ufficio attraverso un normale doppino di rame (cavo di rame); il progetto OpenFiber promette di portare la vera fibra ottica in quasi tutta Italia ma, mentre scrivo, è ancora futuribile per molti comuni della penisola (io spero di avere notizie a giugno 2019 sulla possibilità di avere la "vera" fibra in ufficio); sconsiglio caldamente una normale linea ADSL, posso infatti dirlo per esperienza ma la differenza è sensibile (ho la fibra su rame in ufficio e l'ADSL a casa e le performance sono significativamente differenti); inoltre da quando sono passato alla fibra su rame in ufficio ho potuto constatare un significativo miglioramento nell'uso da remoto.

3.2 Indirizzo IP statico

Oltre alla tipologia di collegamento è opportuno investire sulla “professionalità” del collegamento stesso, vi sconsiglio caldamente utenze “domestiche” per il vostro collegamento principale all’ufficio.

Questo per due ordini di ragioni: anzitutto perché con un contratto professionale (che è più costoso delle offerte domestiche) si hanno servizi professionali. Ad esempio io ho una tipologia di abbonamento per cui l’intervento tecnico sulla linea, in caso di disservizi, è garantito nelle 24 ore ed ho un “assistente” che mi segue la posizione. Sì lo so sembra tanta roba … tuttavia le per fortunate rare volte che ne ho avuto bisogno mi ha cambiato la vita. Ve lo ricordo ma senza internet in ufficio non potete più avere l’ufficio ovunque e, con i Processi Telematici, non potete più depositare. L’altra ragione per avere una linea “professionale” è che, abitualmente, il fornitore del servizio include un indirizzo IP statico.

Che cos’è un indirizzo IP e, soprattutto, perché statico?

L’indirizzo IP è paragonabile all’indirizzo della strada a cui abitate soltanto che, invece essere l’indirizzo della casa fisica, è l’indirizzo del vostro domicilio su internet. Un po’ come il vostro indirizzo di casa o d’ufficio. Perché è importante avere un indirizzo IP statico? Abitualmente, nelle connessioni non professionali, per risparmiare sui costi, l’ISP (internet service provider, il fornitore dell’accesso ad internet) vi assegna un indirizzo IP dinamico, ovvero la collocazione dell’accesso alla vostra casa su internet cambia nel tempo. Questo nella maggior parte dei casi non è un grosso problema perché, nei collegamenti casalinghi, l’interesse maggiore è quello di scaricare da internet. Se però volete collegarvi da remoto al vostro ufficio sapere che l’indirizzo del vostro ufficio è, ad esempio, in Viale dei Mille, 2 a Reggio Emilia è ovviamente necessario oltre che utile. Segnalo per completezza che è possibile riuscire ad utilizzare anche un indirizzo IP dinamico per il collegamento remoto ma si complica, inutilmente, la vicenda per risparmiare di fatto pochi soldi.

4. VPN: virtual private network ovvero l’accesso sicuro al vostro ufficio

Se mi avete seguito fin qui vi sarete probabilmente resi conto di un piccolo problema. L’indirizzo IP statico è da una parte molto utile ma dall’altra vuol dire che chiunque sappia dove siete collocati su internet potrebbe bussare alla vostra porta e, se malintenzionato, aprirla o, peggio ancora, stare sulla porta per vedere chi e cosa passa dall’ingresso del vostro ufficio.

Per un avvocato, ma anche per tanti altri professionisti, ciò sarebbe ovviamente inaccettabile perché si rischia di esporre i dati dei propri clienti e, così facendo, violare il segreto professionale oltre che tante altre cose (come ad esempio il GDPR – se volete approfondire l’argomento a luglio terrò un webinar sull’argomento potete iscrivervi qui).

Entra in gioco la VPN (ed il firewall). La VPN è uno strumento fondamentale per accedere, in modo sicuro, al vostro ufficio da remoto. Di fatto una VPN crea un collegamento cifrato dal computer all’esterno del vostro ufficio. I dati che transitano dal vostro computer al vostro ufficio e viceversa vengono in particolare cifrati, ovvero oscurati, e resi incomprensibili ai terzi che, casomai, volessero scoprire che dati passano all’ingresso del vostro ufficio. Di fatto, attivando una VPN, è come se voi stendeste un cavo di rete (virtuale) tra il vostro PC su internet ed il vostro ufficio.

Abitualmente, ma non è indispensabile, la VPN viene generata utilizzando i software presenti all’interno del firewall. Il firewall, letteralmente muro di fuoco, deve essere installato tra il vostro router (il dispositivo che vi collega ad internet) e la vostra rete interna dell’ufficio. Oltre a porter creare uno o più collegamenti VPN, il firewall si preoccupa anche di non permettere agli estranei che non posseggano l’adeguata chiave d’accesso di entrare nel vostro ufficio. Pensate al firewall come alla porta blindata che mettete all’ingresso del vostro ufficio fisico.

Visto gli aspetti tecnici da gestire configurare correttamente un firewall ed una VPN, vi suggerisco di affidare questi passaggi ad un tecnico specializzato. Sul punto, poi, vi consiglio anche di cercare soluzioni che garantiscano un aggiornamento continuo del firewall; le falle di sicurezza di qualsiasi dispositivo, sia esso hardware o software, sono all’ordine del giorno.

5. Collegarsi da remoto

Abbiamo quindi creato il nostro impianto super tecnologico … ma come ci colleghiamo veramente al nostro ufficio?

Le opzioni sono veramente tante.

Tendenzialmente si possono però ipotizzare due differenti possibilità:

Accedere da remoto al proprio computer;
Accedere da remoto ai propri dati.

5.1 Accedere da remoto al proprio computer: VNC

Il primo approccio è quello di collegarsi da remoto al proprio computer in ufficio per “teleguidarlo”.

I vantaggi di questo approccio sono che dovunque siate potete utilizzare il vostro computer a cui siete abituati e con tutti i programmi che conoscete accedendo ai dati lì salvati o a cui il computer ha accesso.

Gli svantaggi sono che questo approccio richiede:

di avere il vostro computer sempre (o quasi) accesso; altrimenti non potrete accedervi;
Stressare il collegamento ad internet in upload perché, al fine di pilotare da remoto il vostro computer, questo deve inviarvi in presa diretta cosa sta facendo ovvero inviarvi i dati dello schermo; se quindi l’upload del vostro ufficio non è buono o il download del dispositivo da cui vi state collegando non è sufficiente, rischierete di avere un’esperienza di accesso al vostro computer in ufficio scattosa e difficile da gestire.

In ambito Mac, abitualmente, questo tipo di collegamento si fa attraverso un programma VNC.

MacOS infatti è già dotato di tutti i sistemi necessari per un collegamento di questo tipo.

Esempio di collegamenti via VNC a Mac remoti

Se c’è interesse, in un futuro articolo, non ho problemi a spiegare come attivare queste funzionalità. Lasciate pure un commento in tal senso a fondo pagina.

Su Windows esiste invece un’applicazione nota come Remote Desktop Connection che usa un protocollo proprietario di Microsoft ma che, anche con connessioni piuttosto scarse, ha sempre mantenuto una certa fluidità.

Non uso questa applicazione da svariati anni ma ne ho un buon ricordo. Per chi fosse interessato, inoltre, segnalo che il client è disponibile anche per macOS per cui è possibile collegarsi ad un computer Windows da Mac usando questo tipo di software.

5.2 Collegarsi ad un Mac dall’iPad

Segnalo, perché è uno strumento che uso svariate volte a settimana, che è anche possibile collegarsi ad un Mac da remoto via VNC attraverso un iPad.

Personalmente uso da svariati anni Screens. Questa app per iOS (ma anche disponibile per macOS) permette di avvantaggiarsi delle funzionalità touch dell’iPad aggiungendo una serie di pulsanti per aggirare le limitazioni intrinseche di iOS.

A sinistra i vari schermi virtuali ed a destro lo schermo del mio iMac 27 pollici

In questo articolo non entrerò nel dettaglio delle funzionalità di questa app “professionale” ma se volete collegarvi al vostro Mac (e non solo) da remoto su iPad ve la consiglio caldamente.

5.3 Accedere da remoto ai propri dati

Il secondo approccio permette di non avere un computer (inteso come unità desktop con monitor ed altre periferiche) sempre acceso ma invece avere l’accesso ai soli documenti digitali.

Questo si può fare in tante modalità ma tendenzialmente è possibile farlo investendo pochi denari in un NAS.

In ufficio io ho investito tempo addietro in un MacMini che mi fa da server ed a cui ho collegato un disco estero da 1 Terabite come Backup di TimeMachine, ma si può fare con decisamente meno.

I vantaggi di una soluzione è ovviamente quella di avere i dati a disposizione senza avere però in computer sempre accesso.

Gli svantaggi sono che, mentre un disco di rete (come diviene un NAS o qualsiasi altro server) l’accesso ai documenti è quasi istantaneo, con un collegamento in VPN attraverso questo accesso è più problematico.

A tal proposito infatti è meglio utilizzare sistemi che utilizzino protocolli come l’FTP per copiare in remoto i dati (ovvero sulla macchina in cui si sta lavorando) per poi sincronizzare il tutto alla fine della sessione di lavoro.

Se infatti aprissimo un documento salvato sul server remoto e ci fossero problemi di collegamento mentre si sta modificando a questo documento (ad esempio un file Word o di LibreOffice) ci sono significativi rischi di corruzione dei dati del documento.

È per questo motivo che soluzioni cloud, se si deve lavorare sui documenti, sono più efficienti in questi casi. Con il cloud noi modifichiamo prima il documento sul nostro dispositivo e poi le modifiche vengono salvate in modo trasparente sul server nel cloud evitando (salvo casi particoli) conflitti tra differenti versioni del documento.

Un’ulteriore svantaggio di questa soluzione è abbiamo l’accesso ai soli dati non anche ai programmi del computer. Ciò detto, ovviamente, nessuno vieta di avere tutte e due le soluzioni attive.

6. Il Cloud ed i problemi che pone ad un professionista (ed in particolare ad un avvocato)

Per la gestione dei dati, almeno a mio parere, è necessario dotarsi di un sistema documentale in cloud; ma cosa significa esattamente cloud?

La definizione più immediata di cloud è usare dello spazio di archiviazione su di un server altrui.

Ed in questa mia definizione (riduttiva lo ammetto) si scopre il grande problema del cloud per i professionisti.

Se infatti si associa l’indiscutibile comodità di avere in modo facile e trasparente i propri dati a disposizione, i dati stessi sono conservati su un computer di un soggetto terzo, spesso nemmeno nella stessa nazione dell’utente e, soprattutto, senza il minimo controllo diretto da parte dell’utente / cliente.

Se con dati non particolarmente sensibili, come ad esempio gli articoli che scrivo per Avvocati e Mac, non ho grossi problemi ad affidare la sincronizzazione degli stessi ad iCloud, la cosa cambia per i dati riservati che tratto quotidianamente.

6.1 Come gestire i dati sensibili / riservati dell’ufficio?

Premetto che ognuno può implementare le soluzioni che preferisce e di soluzioni ce ne sono veramente tante, qui di seguito cercherò di individuare, genericamente, le opzioni di base con le mie proposte di soluzione.

Usare l’accesso remoto attraverso VPN:come ho già detto i vantaggi di questa soluzione sono che i nostri dati risiedono all’interno del nostro ufficio, tuttavia gli svantaggi sono che non c’è una sincronizzazione trasparente e va fatto tutto più o meno manualmente;
Usare sistemi di sincronizzazione sicura da computer a computer ovvero Syncthing: recentemente ho scoperto questo ottimo software open-source che permette in modo semplice e trasparente, oltre che sicuro essendo i dati in transito cifrati end-to-end, di sincronizzare cartelle di documenti da un computer all’altro; è inoltre possibile condividere cartelle con altri soggetti, inviando l’apposito codice; credo anche di averne parlato nella newsletter prima d’ora; unico “difetto” (almeno per me) è che non esiste un app per iOS; Syncthing non è l’unica soluzione possibile, ne esistono altre come l’ottimo ChronoSynk che tuttavia funziona solo su macOS ed è a pagamento.
Gestire un proprio server cloud come ad esempio Nextcloud: questa è la soluzione ottimale ma anche quella più dispendiosa; nel caso di Nextcloud l’app è open-source ma l’installazione della stessa, la sua corretta configurazione nonché la gestione del server nel cloud richiedono un intervento tecnico specializzato; ciò detto Nextcloud offre tutto il necessario per avere un sistema sicuro nel cloud, infatti permette di cifrare i dati salvati sul server all’esterno dell’ufficio, garantisce connessioni sicure con una gestione avanzata degli utenti e politiche di password sicure, vi permette anche inviare un link al cliente per fargli caricare direttamente sul vostro server i documenti che vuole inviarvi e, cosa non da poco, è conforme ai dettami del GDPR; è inutile dirvi che questa soluzione è quella che sto cercando di implementare per me stesso.

6.2 Ma io voglio usare Dropbox o iCloud o OneDrive o GoogleDrive o …

Molti dei lettori, e molti colleghi che conosco, usano senza troppi problemi uno dei servizi sopra citati per salvare i dati dell’ufficio. Ovviamente non è la soluzione idonea e, se volete essere conformi al GPDR, la sconsiglio caldamente; tuttavia, se proprio volete procedere in questo senso, il mio suggerimento è quello di cifrare i dati che vengono salvati su tali sistemi cloud di terze parti.

Cifrare i dati sui cloud di terze parti tuttavia non è per tutti e, in ogni modo, spesso vanifica la semplicità di utilizzo di queste risorse.

Io ho provato varie soluzioni e l’unica che posso veramente consigliare è quella implementata da DEVONthink. Il problema è che questo programma è disponibile solo su macOS ed iOS (anche se con la versione Pro Office è possibile condividere i dati attraverso un server web). È uscita la beta della versione 3 di DEVONthink che promette di implementare nuove e più avanzate funzioni per il web-server (log-in con credenziali per differenti utenti ed accesso ai dati in base ai permessi dei singoli utenti) ma non ho ancora avuto modo di testarla.

In conclusione

Spero, con questo articolo, di avervi dato una panoramica di base di come e cosa è possibile fare per avere l’ufficio ovunque. Ovvio per questo articolo non può e non vuole essere esaustivo al 100% e, soprattutto se volete usare l’iPad, sono necessari programmi aggiuntivi per la gestione e la modifica dei documenti. Ma spero che possa essere un primo fondamento per altri successivi articoli dove vi racconterò come ho implementato questo sistema e quali software ad accorgimenti uso.

Come sempre, se avete domande, richieste di precisazioni o suggerimenti lasciateli nei commenti qui sotto.bert