Creazione dei link ai documenti: tutte le risorse utili

Recentemente, 30/11/2023, ho tenuto a Reggio Emilia per l’Ordine degli Avvocati un intervento in un corso di deontologia dedicato anche agli aspetti tecnologici legati alla deontologia.

Nella pausa del corso, ho ricevuto varie richieste su come creare il link agli allegati degli atti (l’argomento trand del momento). Visto che ne ho scritto ormai 8 anni fa e non sempre, chi naviga sul sito può trovare il link facilmente, ho deciso di pubblicare questo nuovo articolo.

Già che c’ero ne approfitto anche per cercare di creare una risorsa rapida per le maggiori guide e per le domande più consuete.

In questo articolo, quindi, troverai le basi su come creare un link agli allegati, sia come automatizzare la loro creazione e, infine, come numerare in modo automatico i documenti.

1. Posso …

Fare i link con Microsoft Word?

La risposta veloce è: snì.

Word ti permette di creare i link ai documenti ma questi non sono relativi (quelli che permettono di aprire i documenti su un computer differente dal tuo).

Il collega Francesco Tregnaghi (che citerò oltre nel corso di questo articolo) mi riferiva tempo addietro che, con una evoluzione del sistema e l’inserimento degli ID univoci agli allegati, Consolle Magistrato riesce a convertire i link assoluti di Word ma non avuto modo di fare test personalmente.

La soluzione migliore, ed a costo zero, è quella di fare il link utilizzando Writer di LibreOffice (programma di video-scrittura con funzioni simili a Word e che legge tranquillamente i file DOCX).

Di seguito trovi la mia OfficeHour del 1/12/2022 in cui spiego (in 9 minuti) come creare un link al documento in LibreOffice (il video che trovi qui sotto parte direttamente al minuto in cui inizio la spiegazione – in questo video ho anche spiegato come automatizzare la creazione dei link con Comandi Rapidi e Markdown e Pandoc).

E, se vuoi andare in dettaglio, qui trovi il mio articolo scritto nel lontano 2015 che ti spiega per filo e per segno come fare i link ai documenti allegati all’atto principale in LibreOffice.

2.1 Posso fare un link ad un documento depositato con un altro atto?

La risposta breve è no.

Quella lunga è che i documenti depositati in un atto si trovano, con l’atto stesso, all’interno di una specifica cartella del PC del magistrato. Per tale ragione non è possibile creare un link ad esempio all’interno della conclusionale di un documento depositato con l’atto di citazione o la comparsa di risposta.

Nel video che trovi qui sotto (OfficeHour del 26/10/2023) spiego tra le altre cose, in dettaglio le criticità ed un trucco su come ovviare a questo limite senza incorrere in ulteriori problemi.

2. Level up: Velocizzare la creazione dei link

Personalmente ho creato i link ai documenti in LibreOffice per molto tempo (come ho spiegato in questo articolo) ma ad un certo punto ho deciso di passare ad un altro sistema.

Il vantaggio di scrivere i miei atti in testo semplice e senza un programma di video-scrittura è stato che (tra le altre cose) ho potuto automatizzare ed automatizzare la creazione dei link.

Infatti creare i link a mano non è difficile ma se i documenti allegati ad uno specifico atto posso essere veramente tanti (immagina quello di citazione o la comparsa di risposta) le cose cambiano.
Creare a mano 50 o 100 link è un’attività tediosa, che richiede molto tempo e prona ad errori.

Ho quindi creato, grazie a Comandi rapidi, varie automazioni per ricercare all’interno del testo dei miei atti il modello “doc. 1” e sostituire a questo un link markdown al nome del file del corrispettivo documento 1.

Se non sei un utente Mac ti segnalo (al punto 2.3 il programma del collega Tregnaghi).

2.1 Automatizzare la creazione dei link in Markdown

Di seguito trovi il video dimostrativo dell’automazione ed in questo articolo puoi scaricare i vari comandi rapidi che ti mostro nel video.

2.2 Automatizzare la creazione dei link in LaTeX

Non ho ancora documentato con un video la mia automatizzare la creazione di link ai documenti in LaTeX, ma al link precede trovi i comandi rapidi che ho creato.

Qui sotto trovi tuttavia un esempio pratico preso dal mio webinar del 10/11/2023 (il video è lungo ma qui sotto parte direttamente al punto che ti interessa).

2.3 Automatizzare la creazione dei link su Windows: le automazioni del collega Tregnaghi

Il collega Tregnaghi ha creato un piccolo programma per Windows che permette di creare indice dei documenti e link ai singoli documenti.

Qui sotto trovi il video che lo spiega e nella descrizione del video (devi aprirlo su YouTube) trovi il link al programmino. Io, a suo tempo, l’ho testato e mi sono trovato bene (ma come sai non uso tutti i giorni Windows).

3. Numerazione dei documenti automatizzata

Da ultimo ti segnalo che ho velocizzato un’altra attività che trovo tediosa e ripetitiva: la numerazione degli allegati.

Abitualmente, se viene fatta, la maggior parte degli avvocati o loro collaboratori la fa a mano.

Anche qui se ci sono pochi documenti da numerare non ci sono grossi problemi ed anch’io li numero a mano ma, non appena il numero inizia ad aumentare, la faccenda si complica.

Io ho creato tempo addietro un’automazione con Automator per fare creare la numerazione in modo visuale e semplice.

Più recentemente, invece, ho creato 2 comandi rapidi: uno per creare la numerazione (selezionando i documenti nell’ordine in cui si vuole numerarli) ed uno per cancellare la numerazione così creata (nel caso ci si sia sbagliati o si voglia togliere la numerazione senza intervenire manualmente).

Qui trovi l‘articolo con tutti i comandi rapidi.

3.1 Automatizzare su Windows

A fine del 2022 ed inizio 2023 mi sono lanciato (in preparazione del mio primo corso online sul PCT) ad implementare le mie automazioni anche nel mondo Windows. Con mia sorpresa ci sono riuscito abbastanza bene.

Qui sotto trovi l’esempio di alcuni script per Windows che numerano automaticamente i documenti. Se sei interessato (sei un utente Windows) lasciami un commento qui sotto se vuoi avere gli script.

In conclusione

Spero con questo articolo di averti dato un facile accesso alle risorse che pian piano nel tempo si sono sedimentate.

Come sempre se ti piace quel che leggi, vedi (su YouTube) o senti (sul mio podcast), ti ricordo che puoi iscriverti alla mia newsletter. Ti scriverò una volta al mese per indicarti articoli (in italiano così come in inglese) che ritengo interessanti e ti terrò aggiornato sulle mie pubblicazioni.