In questa puntata ti parlo del mio passaggio per la gestione della professione da Fantastical e Todoist a Calendario e Promemoria di Apple e di come ho usato Comandi Rapidi e gli LLM per implementare il “linguaggio naturale” in Promemoria.

Note dell’episodio

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Fantastical
Todoist
Calendario di Apple
Promemoria di Apple
Comandi Rapidi
Comandi Rapidi ed Ollama: mio articolo in cui spiego le basi su come utilizzare Comandi Rapidi con Ollama.
Studio legale LEAN o snello ep. 36
Time Blocking

Sinossi

Ti ricordo che la sinossi è generata dalla IA in particolare usando la trascrizione del podcast con l’app Transcriber dell’amico Alex Raccuglia che trovi le sue tante applicazioni su Ulti.media e NotebookLM.

Il Punto di Partenza: Fantastical e Todoist

Prima del cambiamento, la configurazione per la gestione delle attività lavorative prevedeva Fantastical per il calendario e Todoist per le attività. Filippo Strozzi utilizzava un sistema per rendere i dati il più anonimo possibile, inserendo le attività con il numero di pratica anziché i nomi delle parti. Un aspetto apprezzato di questa combinazione era la capacità di linguaggio naturale, eccezionale in Todoist e discreta in Fantastical (sebbene non perfetta in italiano). Fantastical permetteva di visualizzare le attività di Todoist direttamente nel calendario, sia come attività generali che come appuntamenti specifici, consentendo una visione sinergica di impegni e attività. Il calendario veniva utilizzato per impegni specifici e per il time blocking. Questa configurazione, che si integrava con il calendario di iCloud, funzionava in sinergia ed era usata anche per la gestione del calendario familiare, fondamentale per un libero professionista.

La ragione principale del cambiamento è stata l'aumento significativo dei prezzi dell'abbonamento di Fantastical, arrivato a 70 euro l'anno. Nonostante il costo potesse essere giustificato da molte funzioni, buona parte di esse non venivano utilizzate, mentre la funzione più importante (integrare attività e calendario) e la capacità di linguaggio naturale di Todoist erano disponibili a costi inferiori o gratuitamente in altre soluzioni. Todoist, in particolare, costava solo 30 euro l'anno ed era apprezzato per la sua semplicità, la scorciatoia rapida su macOS e l'ottimo sistema di gestione del linguaggio naturale, molto utile per le scadenze legali ("40 giorni da", "30 giorni prima/dopo").

La Scelta: Calendario e Promemoria di Apple

A fronte dei costi e del desiderio di avere tutto visibile in modo semplice nel calendario, è nata la ricerca di alternative. Dopo aver considerato altre opzioni, tra cui Physical (che si integra con Todoist), la scelta è ricaduta sull'utilizzo dei sistemi base forniti da Apple: Calendario e Promemoria. I motivi principali sono il costo zero, la garanzia di averli sempre a disposizione e la piena compatibilità con l'ecosistema Apple. Inoltre, la gestione lavorativa è diventata meno complessa, rendendo meno necessarie funzionalità avanzate.

Calendario di Apple è descritto come un'applicazione basica che fa il suo dovere. Ha recentemente aggiunto funzioni utili come l'inserimento di link per meeting online e include una forma di linguaggio naturale, sebbene non eccezionale. Un limite riscontrato è la mancanza di scorciatoie per selezionare e visualizzare solo determinati calendari, una funzione comoda di Fantastical ma non sufficiente a giustificarne il costo. Il calendario rimane uno strumento fondamentale per pianificare la settimana e la giornata, integrando attività professionali e necessità familiari.

La Sfida con Promemoria e l'Organizzazione Kanban

Promemoria si è rivelato più problematico. Nonostante l'integrazione con Siri e la relativa semplicità nell'inserimento di base, la modifica di orari e giorni di un promemoria è macchinosa, richiedendo di cliccare sull'icona "i" (informazioni), diversamente dalla velocità permessa dal linguaggio naturale di Fantastical. Promemoria, prima usato solo per liste della spesa, deve ora gestire una situazione complessa che include lavoro (pratiche, amministrativo), progetti collaterali (podcast, articoli) e compiti personali (pagamenti, manutenzioni). L'obiettivo è riproporre la struttura precedentemente usata in Todoist, eventualmente alleggerita.

Un aspetto positivo di Promemoria è stata l'introduzione recente della visualizzazione Kanban. Per implementare questa gestione a colonne, è stata creata una attività per ogni pratica con sottoattività per le singole azioni. La struttura Kanban adottata non segue il dettame classico (da sinistra a destra come progresso) ma è personalizzata per le esigenze di gestione:

In lavorazione: Attività su cui si sta lavorando nel giorno specifico (massimo 3 per concentrazione).
Da fare: Lista di attività pronte da cui pescare.
In attesa: Posizioni bloccate in attesa di qualcosa.
In attesa di incarico: Attività temporanee legate a preventivi o decisioni del cliente.
Fatto: Posizioni concluse.

Un problema di questa struttura è che nelle liste "Da fare" e "In attesa", le attività in fondo possono facilmente sfuggire alla vista e rischiare di essere dimenticate.

Il Sistema di Revisione

Per mitigare il rischio di dimenticare le attività, in particolare quelle in fondo alle liste, è stato implementato un sistema di revisione periodica. Questo sistema è ispirato a OmniFocus. Per ogni pratica viene creata un'attività ripetitiva di revisione. La frequenza di questa revisione varia in base alla posizione, da pochi giorni a 2-3 mesi per pratiche meno attive. Queste attività di revisione compaiono periodicamente e vengono tendenzialmente inserite in modo randomico nel corso della settimana (2-3 al giorno), piuttosto che in blocchi massicci (come suggerito dal metodo GTD, che propone una revisione settimanale spesso non affrontabile). Questo approccio permette un controllo continuo delle posizioni senza essere sommersi.

Risolvere il Calcolo Date con AI e Comandi Rapidi

Il limite più grande di Promemoria per l'attività legale è il calcolo delle date basato su linguaggio naturale, come "40 giorni dopo una certa data", funzionalità in cui Todoist eccelleva. Promemoria supporta solo un linguaggio naturale molto basico e macchinoso per le date.

La soluzione a questo problema è stata trovata nell'utilizzo combinato di intelligenza artificiale (LLM) e Comandi Rapidi (Shortcuts). Nonostante i primi tentativi di far fare tutti i calcoli all'AI avessero dato risultati pessimi (gli LLM possono sbagliare anche calcoli semplici come "domani"), si è scoperto un escamotage: usare l'LLM (nello specifico, un modello piccolo come Llama 3.2 via Ollama API) per estrarre dati strutturati dal testo.

È stato creato un "few-shot prompt", ovvero un prompt con esempi, che istruisce l'LLM a parsare il testo dell'input (come "40 giorni dopo la data X per la pratica Y") e a restituire un oggetto JSON strutturato. Questo JSON contiene i dati chiave: numero della pratica, descrizione dell'attività, numero di giorni, data di riferimento e l'indicazione se il calcolo è "before" o "after".

Una volta ottenuti questi dati strutturati, i Comandi Rapidi prendono il controllo. Attraverso un loop e algoritmi di calcolo, Shortcuts effettua il conteggio preciso della data di scadenza (aggiungendo o sottraendo i giorni dalla data di riferimento). Successivamente, Comandi Rapidi cerca il promemoria corrispondente alla pratica (identificato dal numero) e aggiunge la nuova attività con la data calcolata come sottoattività. Il vantaggio è che il calcolo preciso è demandato agli algoritmi affidabili di Shortcuts, non all'LLM. Il sistema non gestisce ancora automaticamente i giorni feriali o festivi, ma questa logica può essere aggiunta in Shortcuts.

Conclusioni e Risorse

Il processo di transizione sta avvenendo gradualmente, mantenendo entrambi i sistemi attivi in parallelo per garantire una passaggio sicuro.