PDF per avvocati: come lavorare con i documenti digitali - intro

Non è possibile leggere un documento o un atto giuridico davanti al computer e devo di stamparlo per poterlo analizzare, digerire e prendere sopra appunti.

Questa è l’affermazione che sento ripetermi da colleghi, attempati e non, quando inizio le mie filippiche sull’utilizzare un flusso di lavoro integralmente digitale per il Processo Civile Telematico e, più in generale, per il lavoro dell’avvocato.

La “necessità” di stampare su carta un documento digitale (sia esso una memoria o un provvedimento del PCT o una email) è prevalentemente legata a due fattori:
1. l’abitudine;
2. il mancato utilizzo degli strumenti corretti.

Non è mia intenzione cambiare le vostre abitudini [1]. Tuttavia, proprio per sfatare il mito, ho deciso di provare sulla mia pelle quanto per molto tempo ho predicato.
Ho deciso di trasferire questa esperienza in una serie di articoli, di qui quello che state leggendo è il primo.

È possibile lavorare integralmente in digitale?

La risposta, dalla mia esperienza personale, è sì.
Pur essendo un avvocato atipico ritengo che, se c’è la volontà, è possibile fare il salto o, quantomeno, approfittare degli enormi vantaggi che gli strumenti digitali offrono per leggere, studiare, annotare, commentare e correggere i documenti digitali.

I vantaggi di lavorare solo in digitale

Ma quali sono questi famigerati vantaggi di cui tanto parlo?
Ritengo che ci siano almeno 3 vantaggi:

1. Non dover più stampare

I costi della stampa dei documenti digitali è considerevole. Per esperienza diretta posso dire che in uno studio con 3 avvocati ed un fotocopiatore di rete che centralizza tutte le stampe, passando ad un flusso di lavoro integralmente digitale ho ridotto del 50% le spese complessive.
La scoperta dell’acqua calda molto probabilmente, ma credo uno dei benefici maggiori di un simile flusso di lavoro.
Secondariamente non stampando più (o il minimo indispensabile) e digitalizzando i documenti cartacei un altro beneficio non indifferente è l’ordine sul mio tavolo e la facilità di accesso ai fascicoli dell’ufficio.
Questi ultimi infatti, oltre ad essersi decisamente ridotti di volume, non mi sono più indispensabili per l’esame di una posizione.
Non dover più stampare mi ha avvantaggiato:
1. con risparmio economico;
2. con ordine sulla mia scrivania e quindi nel mio lavoro;
3. una riduzione dei tempi di lavoro in particolare nell’accesso ai documenti e nell’utilizzo del fascicolo cartaceo che, prima, doveva essere estratto e riposto in archivio.

2. Riutilizzare il lavoro (di esame, correzione ed annotazione) già svolto

I vantaggi non si fermano in “un risparmio” economico o di tempo.
L’attività dell’avvocato infatti richiede la produzione di documenti e questo passa attraverso la creazione in digitale di questi documenti utilizzando i programmi di video-scrittura o quelli per scrivere email.
Il testo che ho creato per gli appunti, i commenti, le note su un documento cartaceo devono essere reinserite, ri-digitate, in digitale.
Un flusso di lavoro integralmente digitale evita questo “spreco” di tempo, permettendo di riutilizzare parte del testo già nativo in digitale.

3. Avere i documenti ovunque e poterli condividere facilmente

Un flusso digitale dei documenti infine permette di avere la disponibilità degli stessi ovunque. Infatti una volta che il documento è salvato su un supporto accessibile da remoto lo stesso è fruibile in ufficio, a casa o fuori attraverso i dispositivi mobili.
Fin qui ho esaminato i vantaggi “individuali” di un flusso di lavoro integralmente digitale.
C’è un ultimo enorme vantaggio quello di collaborare meglio con altri.
Anzitutto all’interno del proprio ufficio: un flusso digitale dei documenti permette di condividere velocemente e tra più persone gli stessi. Un flusso di lavoro digitale permette di rendere disponibile i documenti a collaboratori e dipendenti del proprio ufficio, di supervisionare e guidare la produzione di questi atti.
Secondariamente vi sono anche dei vantaggi verso l’esterno. L’email è ormai uno strumento di lavoro quotidiano e la possibilità di allegare e condividere un documento ed i suoi contenuti aggiuntivi (annotazioni, commenti e note) è un aspetto importante di ciò.
Come dicevo, tuttavia, servono gli strumenti corretti per iniziare a lavorare integralmente in digitale.

Gli strumenti corretti

Vediamo quindi brevemente quali sono questi strumenti.

Hardware

I documenti di carta non sono mai stati pensati per essere letti su di un monitor. È quindi consigliabile utilizzare degli schermi “generosi”. Personalmente mi trovo molto bene sul mio iMac 21" e, con l’arrivo degli schermi retina credo che la lettura di documenti sul monitor dei Macintosh sia ancora più facile.
Un altro strumento utilissimo per leggere e annotare è sicuramente l’iPad ed il prossimo venturo iPad Pro che tuttavia deve per forza essere accoppiato al salvataggio dei documenti in archivi Cloud [2].
Una volta che avrò ultimato la serie di articoli per il Mac mi dedicherò anche ai dispositivi mobili.

Software

Il cuore di un flusso di lavoro digitale tuttavia è il software necessario per lavorare con i PDF; siano essi scansioni di documenti cartacei o documenti creati digitalmente.
Gli articoli che seguiranno, quindi, cercheranno:
- di spiegare come utilizzare nel miglior modo possibile questi software;
- di individuare i migliori software per lavorare in digitale.
Per chi non volesse aspettare segnalo sin da subito i programmi su cui mi soffermerò:
- Anteprima: l’app gratuita preinstallata su tutti i computer Apple che, pur non avendo le funzioni avanzate necessarie per lavorare in digitale permette di iniziare a lavorare con i PDF ed i documenti digitali;
- Acrobat Reader: l’app gratuita di Adobe (la società che ha sviluppato il formato PDF) che dalla versione XI permette di annotare e commentare i PDF e che può servire per sostituire Anteprima per i compiti di base;
- PDFpenPro 7: la versione professionale dell’ottima Smile Software che raggruppa le funzioni necessarie per l’avvocato medio ad un prezzo accessibile (€ 124,99 su AppStore);
- Acrobat Pro DC: il programma professionale di Adobe per la gestione dei PDF dotato di tutti gli strumenti indispensabili per un avvocato e più in generale un professionista dell’uso dei PDF, a fronte tuttavia di un impegno economico maggiore (€ 18,29 al mese per la versione in abbonamento o € 681,98 per una licenza desktop).

L’uso professionale dei PDF

Ma cosa intendo, esattamente, per programma professionale per l’utilizzo di PDF?
Tendenzialmente ritengo che, per essere “professionale” un programma per la creazione, gestione ed utilizzo dei PDF debba avere le seguenti funzioni:
- possibilità di evidenziare, sottolineare, commentare ed annotare un PDF;
- creazione e gestione dei segnalibri;
- ottimizzazione del peso dei PDF (lo spazio che occupano);
- possibilità di modificare il testo dei PDF;
- capacità di riconoscimento del testo (c.d. OCR);
- funzioni di anonimizzazione dei documenti;
- conversione dei PDF in formato utilizzabile per la video-scrittura (tendenzialmente conversione in formato .DOC);
- capacità di limitare l’utilizzo e l’accesso al PDF (c.d. strumenti di sicurezza).

Se non conoscevate queste funzioni o se siete interessati ad approfondirle nel dettaglio i prossimi articoli affronteranno questi ed altri aspetti.

In conclusione

Siete disposti a cambiare le vostre abitudini? Vi interessa approfittare dei vantaggi del flusso di lavoro digitale? Lasciate un commento qui sotto.

So bene quanto l’avvocato sia un essere abitudinario! ↩
Visto i problemi di privacy legati alla professione dell’avvocato suggerisco, prima di affrontare il passo, di approfondire meglio l’argomento dei documenti dell’ufficio sul Cloud. A chi potesse interessare segnalo quello che per ora è il mio servizio di riferimento ovvero File Transporter - video in lingua inglese di avvocati americani che lo utilizzano ↩