Airmail 1.1 per iOS: un client di posta elettronica desktop su iPad e iPhone

Vi avevo parlato di Airmail per iPhone oggi è uscito l'aggiornamento gratuito, se avete già acquistato l'app per iPhone, che rende l'app universale (ovvero utilizzabile si su iPad che su iPhone) con una serie di notevole migliorie di cui vi voglio parlare.
Il costo dell'app è di € 4,99, mentre scrivo e di seguito, spiegherò i motivi per cui vi consiglio caldamente di acquistare quest'applicazione se volete gestire la vostra posta su iOS.
Per tutte le funzioni della versione 1.1. vi rimando, invece, al sito dello sviluppatore che, peraltro, è italianissimo!

Premessa

Ho testato (come beta tester) l'applicazione sul mio iPad Pro e nell'ultimo periodo su iPhone 6 sino ad oggi ed l'ho vista crescere e maturare con una velocità impressionante.
Airmail è diventata l'app con cui gestisco la mia corrispondenza email sia su Mac OS che su iOS ed ho abbandonato Apple Mail.
Ringrazio gli sviluppatori che mi hanno permesso di partecipare a questa iniziativa di test e che, tra le altre cose, mi hanno ascoltato su alcuni punti, in particolare sulla gestione delle PEC (più o meno contemporaneamente a questo articolo ho pubblicato un articolo specifico sull'utilizzo di Airmail per la gestione delle PEC).
Sono quindi un "fans" di Airmail e, quando leggerete le parole che seguono, tenetelo in considerazione.

La gestione quotidiana delle email

In un prossimo futuro conto di scrivere alcuni articoli sulle mie elucubrazioni e modi di "affrontare" il continuo flusso di email nella casella di posta elettronica, per quel che qui interessa la gestione delle email è diventato una parte essenziale dell'attività dell'avvocato (e non solo di quest'ultimo).
Gestire le email è un attività complessa; a mezzo email riceviamo documenti, richieste di informazioni e pareri, fissiamo appuntamenti ed impegni ed a nostra volta inviamo richieste documenti e tanto altro.
Se è complesso gestire le email sul computer, lo è, per certi aspetti, ancora di più sui dispositivi mobili e, in particolare, su iOS. Infatti la gestione a compartimenti stagni delle app rendere operazioni che sul computer sono "ordinarie" complesse o addirittura, per fortuna in pochi casi, impossibili su iOS.
Nell'ultimo periodo queste limitazioni sia grazie ad Apple che agli sviluppatori di iOS si sono ridotte per numero ma ancora persistono.
Airmail, per quanto riguarda la posta elettronica, è uno di quei software che rende la vita su iOS molto migliore.

La gestione dell'email tra iPhone ed iPad

Se l'iPhone è il compagno quotidiano nei nostri viaggi fuori da casa e dall'ufficio ed è sicuramente possibile gestire le email attraverso quest'ultimo, l'iPad è lo strumento ottimale per gestire le email senza l'ausilio di un computer. Nel mio caso, poi, il generoso schermo dell'iPad Pro 12.9" con un applicazione che ne sfrutti (non come Apple Mail, ahimè) tutta la grandezza rendere la gestione delle email un vero piacere.

I punti di forza di gestire le email su iOS

Gestire le email in mobilità ha due grossi punti di forza per me:

Cancellare ed archiviare velocemente le email "inutili": le nostre caselle di posta elettronica spesso si riempiono di informazioni di poco conto, spesso pubblicità e informazioni che non necessitiamo; con uno swipe (gesto del dito) possiamo rapidamente ridurre le email all'interno del nostro in box, la nostra cassetta della posta in arrivo.
Assenza di distrazioni: scrivere una email, per un professionista, spesso richiede tempo e concentrazione, se iOS è configurato correttamente (avete disabilitato la maggior parte degli avvisi di sistema, vero?) permette di concentrasi su un'unica app e quindi su di un unico compito.
I limiti di iOS nella gestione delle email fino ad oggi
Impossibilità di utilizzare le email con altre applicazioni: una email può essere la fonte per creare un appuntamento, per creare un'attività futura, il testo, o parte di esso, può esserci necessario per elaborare un documento, gli allegati contenuti in una email possono essere oggetto del nostro lavoro. Gestire tutte queste attività, da sempre, non è stata una cosa facile su iOS.
Apple Mail non è personalizzabile: tutti usiamo l'email ma ogni utente usa la email in modi e per scopi differenti; in ragione di ciò gli utenti necessitano interfacce e opzioni differenti ma l'app di base di Apple non permette molte personalizzazioni e questo è un grosso limite per utenti esperti o con esigenze specifiche.
Scrivere un email quando ci fa più comodo ma mandarla quando vogliamo noi: l'attività del libero professionista permette di lavorare in qualsiasi momento e, conseguentemente, di scrivere email in qualsiasi orario; tuttavia mandare una email alle 4 del mattino ad un cliente o ad una controparte differire l'invio di una email è cosa saggia sia per non sembrare dei lavoratori forsennati, ma soprattutto per evitare che altri a loro volta ci scrivano ad orari improbabili pensando che noi siamo a disposizione per dare risposta (l'email, molti ormai non lo sanno più, ma è come la posta cartacea uno strumento di comunicazione differita!);
Allegare documenti in modo rapido: iOS non è un sistema operativo basato sulla gestione a cartelle e questo rende complesso gestire i documenti da e per le singole applicazioni; anche qui Apple Mail non fa un lavoro splendido per velocizzare l'operazione di allegare un documento (infatti l'opzione di allegare documenti è "nascosta" nei menù a comparsa).

Le funzioni vincenti di Airmail 1.1

Tutta questa lunga premessa è necessaria per spiegare i motivi per cui ritengo interessanti le funzioni di Airmail che di seguito elencherò e spiegherò brevemente. Per ragioni di tempo non riesco (se non per quanto riguarda la gestione delle PEC per cui ho scritto un apposito articolo) ad addentrarmi nei dettagli ma conto in un futuro prossimo di esaminare nel dettaglio le varie funzioni e possibilità di configurazione di Airmail.
Ma vediamo le novità!
La più importante, ma solo per iPad, è la compatibilità con le nuove versioni Pro, ed in particolar modo la Split View, ovvero la possibilità di lavorare con due applicazioni contemporaneamente.

1. Invio delle email programmato

È una delle funzioni che ho sempre cercato ma che su Mac o iOS non sono presenti se non a fronte dell'acquisto di servizi dedicati.
Airmail introduce questa funzione SOLO per gli account email Gmail ed Exchange (io per mia fortuna utilizzo il servizio Google4business) per la mia email professionale.
Nella pratica nell'interfaccia di composizione di una nuova email è possibile selezionare il tasto che raffigura un aeroplano di carta e una freccia circolare che gira in senso antiorario (vedasi immagine) apre il menù che permette di pianificare l'invio differito nel tempo dell'email.
Si può scegliere il giorno l'ora ed i minuti di invio (vedi immagine) e dai test che ho effettuato con Gmail funziona egregiamente.
È inoltre possibile vedere, in un'apposito raggruppamento tutte le email da inviare più tardi (vedi immagine).

2. Snooze email: ripresenta successivamente un'email già arrivata

Non è una nuova funzione, ma ritengo sia utile parlarne di seguito all'invio programmato dell'email.
La funzione Snooze, infatti, è la controparte della funzione "Invia Più Tardi" ma per quanto riguarda le email in arrivo.
Spesso riceviamo email importanti ma in orari non di lavoro o in periodi in cui non possiamo gestire l'email correttamente (perché non siamo in ufficio, dobbiamo gestire altri impegni etc ... ).
Lasciare che queste email "giacciano" nella nostra in box è un potenziale pericolo: rischiamo infatti di dimenticarcene o di non vederle più se, nel lasso di tempo che impieghiamo a liberarci dai precedenti impegni, riceviamo nuove ed urgenti email.
Una possibile soluzione potrebbe essere quella di segnarci di rispondere all'email al di fuori dell'applicazione stessa, ma questo ci richiede ulteriore attività e, casomai, anche questo c'è impedito dalle circostanze in cui ci troviamo. Cosa fare?
L'opzione migliore è quella di differire avanti nel tempo l'email in un momento in cui, presumibilmente, potremo gestirla senza troppi problemi. La funzione Snooze fa proprio questo!

3. Avviso di lettura

Se siete utenti Windows l'avviso di lettura è qualcosa di normale in Outlook ma, per come è strutturato, non è uno strumento affidabile in quanto richiede al ricevente (dotato di Outlook a sua volta) di confermare la lettura. Il ricevente, può ovviamente non farlo, e rendere di fatto lo strumento inutile.
Questa funzione di Airmail permette di fare qualcosa di diverso e più sofisticato.
Nella pratica, quando attivate l'avviso di lettura, l'app inserisce all'interno della email inviata una microscopica immagine trasparente (grande un pixel). Se il vostro ricevente apre l'email in un qualsiasi programma che può caricare quell'immagine voi avrete la certezza che l'email è stata aperta (non ovviamente che è stata letta veramente!).
La funzione, seppur comoda, ed in alcuni casi utile e/o indispensabile (soprattutto se è un'email urgente o volete monitorare l'invio) non può sostituire altri strumenti e, ovviamente, non ha valore legale. È quindi uno strumento di informazione, nulla di più.

4. Allegare i documenti in modo "semplice"

Ho in programma uno specifico articolo sulla gestione dei documenti in iOS dove entrerò nel dettaglio sul sistema di gestione dei documenti, qui mi soffermerò solo sull'implementazione di Airmail.
Allegare un documento è relativamente semplice con questa app perché integra direttamente un tasto per attivare il document picker (il selettore di documenti) ovvero lo strumento che utilizza iOS per trasferire i documenti tra le varie applicazioni o caricare i documenti disponibili sul Cloud (vedasi immagini).

5. Bloccare l'app con il Touch ID e codice di blocco

A volte può capitare di prestare il nostro dispositivo mobile, a nostri amici o parenti. Tuttavia l'attività dell'avvocato richiede una certa premura, soprattutto nella gestione delle email.
Airmail permette di utilizzare gli strumenti di iOS come il Touch ID e codice di blocco per bloccare l'accesso all'applicazione da parte di estranei o soggetti terzi non autorizzati.

6. Convertire le email come PDF

Una funzione già presente nella precedente versione ma che è stata ottimizzata in questa correggendo alcuni piccoli errori (le lettere accentate venivano convertite in modo sbagliato rispetto al testo originale).

7. Scorciatoie a tastiera (fisica)

Non ho potuto testare questa funzione perché non ho una tastiera fisica da abbinare ad iPhone o iPad (abitualmente uso la tastiera virtuale con soddisfazione).
Per chi ha però questo strumento e lo usa molto con i dispositivi mobili Airmail offre, anche qui, notevoli opzioni per velocizzare la scrittura ed automatizzare attività senza staccare le dita dalla tastiera, rendendo di fatto iPhone ed iPad molto più simili ad esperienza desktop.

8. Gestione degli allegati delle PEC

Nella mia prima recensione ad Airmail, nella parte finale dell'articolo, ho parlato dei problemi di iOS nella gestione degli allegati delle PEC, limite che affliggeva anche Airmail.
Ora non più!
Come già detto, ho scritto un articolo dove spiego nel dettaglio questa funzione e come utilizzare Airmail in un flusso di lavoro con le PEC che credo possa essere utile a molti.

9. Sincronizzazione account email via iCloud

Segnalo, poi, una funzione interessante per gli utenti meno esperti.
Abilitando la sincronizzazione degli account email via iCloud è possibile, una volta che si è configurato la email su di un dispositivo importare tale configurazione su di un altro, senza fare nulla.
Vengono sincronizzati solo i dati di configurazione dell'account di posta e le personalizzazioni. Non viene sincronizzata, giustamente e per motivi di sicurezza, la password che dovrà essere inserita per ogni account di posta elettronica importato.

10. Smart search e folders

Le funzioni di ricerca delle email sono importanti in particolar modo se avete una grossa quantità di email in cui fare tali ricerche.
È possibile, con Airmail, fare ricerche avanzate ma, soprattutto, salvare queste ricerche per riutilizzarle.

11. Personalizzazione dell'interfaccia

Da ultimo, Airmail permette di personalizzare l'interfaccia dell'applicazione. Per cui ad esempio se non utilizzate la funzione "Invia più Tardi", casomai perché non funziona con i vostri account, potrete toglierla dall'interfaccia per privilegiare altri aspetti. Inoltre è possibile organizzare la gerarchia dell'interfaccia delle caselle di posta per avere a disposizione gli elementi più usati o importanti per il singolo utente.

Cosa manca ed un'avvertenza

Pur apprezzando l'app veramente molto, ci sono alcune mancanze ed un'avvertenza che vi voglio dare.
Per il mio flusso di lavoro abituale manca ancora la possibilità di salvare i le email come file .EML (necessario per la gestione delle PEC ma non solo, io per esempio archivio così anche la corrispondenza normale).
L'avvertenza che vi voglio dare è invece legata ad un problema che mi sono trovato ad affrontare svariate volte. Non so se sono io ed è un problema reale ma personalmente è molto fastidioso.
In iOS mi capita spesso di mettermi a scrivere una email e aver la necessità di andare in un'altra app per reperire dei dati o controllare qualcosa. Se con Split View è possibile farlo tranquillamente, la limitazione è che non tutte le app su iOS supportano questa funzione.
Le poche volte che devo uscire da Airmail per aprire un'altra applicazione e sto scrivendo una email mi scordo sempre di salvare la bozza dell'email.
Se questo non è un problema con Apple Mail (e probabilmente è per questo motivo che non mi viene mai in mente), con Airmail la bozza non salvata è persa per sempre. Per email con testi di poche parole non è un grosso problema, pur essendo fastidioso, ma per email con un testo complesso, il fastidio diventa un problema: infatti è possibile perdere 20/30 minuti di lavoro se non anche di più con una semplice azione o dimenticanza.
Prima di uscire da una bozza di Airmail procedete sempre al salvataggio!

In conclusione

Con la versione 1.1 Airmail è un app matura per iOS, sicuramente uno strumento indispensabile per chi utilizza a livello professionale l'email in mobilità. L'app ha sicuramente modo di migliorarsi ancora, ma sicuramente questa versione l'ha resa veramente uno strumento mature ed affidabile.
Acquisto consigliassimo!

Se ti sono piaciuti i contenuti di questo articolo e vuoi rimanere informato sui nuovi articoli che verranno pubblicati, iscriviti alla MailingList, riceverai una email ogni venerdì con le novità della settimana, oppure seguimi su Twitter Follow @StrozziFilippo