DEVONthink to Go 2.1 diventa anche Document Provider
Con l'aggiornamento alla versione 2.1 di DEVONthink to Go il mio interesse è aumentato notevolmente. Nell'articolo che segue vi spiegherò perché …
1. Sincronizzazione sicura (cifrata) via Dropbox
Come ho già scritto DEVONthink to Go è di interesse per un avvocato perché ha possibilità di creare dei database cifrati all'interno di Dropbox. In questo modo i dati sono al sicuro da occhi indiscreti e, per l'avvocato, i problemi di privacy e gestione dei documenti in digitale si semplificano notevolmente.
DEVONthink to Go è sicuramente un ottimo strumento per consultare i documenti e, di fatto, è possibile inserire in un suo database quasi ogni tipo di documento informatico. Per come è pensato il programma, tuttavia, le funzioni di visualizzazione e manipolazione dei documenti inseriti in un database, tuttavia, non sono altrettanto potenti, se si escludono le funzioni di commento dei PDF (con acquisto separato in-app) ed un rudimentale gestione del Markdown e dei documenti RTF.
Con la versione 2.1, tutto ciò cambia, le applicazioni specializzate di terze parti possono accedere e modificare i documenti contenuti nel database di DEVONthink.
2. Document Provider
Vi ho già parlato del Document Provider (il Fornitore di Documenti) e di come questo strumento permette (alle applicazioni che supportano la funzione di "Apri in …") di manipolare i documenti senza dover crearne una copia all'interno dell'applicazione stessa.
DEVONthink to Go, da ora, è un Document Provider. Questo significa che, con l'applicazione giusta, è possibile avere a disposizione l'intero contenuti digitale dell'ufficio e lavorare in mobilità su iPad ed iPhone.
Vediamo, anzitutto, come attivare questa nuova funzione!
2.1 Attivare DEVONthink to Go come Document Provider
Breve premessa. La possibilità di usare DEVONthink to Go come Document Provider è legata alle funzioni extra "sbloccabili" con un acquisto in-app del costo di € 7,99. Personalmente non avevo ancora acquistato le funzioni extra ma ho fatto l'acquisto in un secondo.
Userò come esempio PDF Expert 5 di Readdle ma qualsiasi applicazione che permette l'accesso al Document Picker abilita a fare quanto vi spiegherò a breve.
Anzitutto individuate il pulsante per accedere al Document Picker.
A questo punto vi si aprirà la schermata tipica dell'iCloud Drive (il Document Provider di serie all'interno di iOS). Quindi scegliete la voce "Posizioni" per accedere alle altre opzioni.
A questo punto si aprirà un menù in cui potete scegliere tra i vari Fornitori di Documenti. Come vedete nell'immagine che segue ne ho abilitati vari ma non ancora risulta attivo DEVONthink to Go. Premete quindi sul simbolo dei puntini.
Comparirà un ulteriore menù in cui potete abilitare o disabilitare l'utilizzo dei vari Document Provider. Abilitate DEVONthink to Go. Piccola nota: ricordatevi che solo installando un'app che ha la possibilità di fare da Document Provider potrete reperirla in questo menù.
3. Le app che utilizzano il Document Provider
Come accennavo prima, non tutte le app sono uguali. Apple non ha obbligato gli sviluppatori software ad implementare l'utilizzo del Document Picker o la funzione di "Apri in …". Per questa ragione non è detto che l'applicazione che voi volete utilizzare sia "compatibile" con DEVONthink to Go (ma la colpa non è di DEVONthink ma dello sviluppatore terzo).
Vediamo quindi alcune applicazioni che supportano l'apertura in loco dei documenti.
3.1 Microsoft Word - elaborare file di testo
MS Word è lo standard di fatto per la creazione di documenti di testo. La versione per iPad è una delle migliori incarnazioni di Word e, tra le varie opzioni presenti nel programma di Microsoft, c'è l'opzione di aprire in loco i documenti.
Ho fatto qualche rapido test ed i risultati sono notevoli (mentre scrivo questo articolo non sono passate 24 ore dal rilascio della versione 2.1 di DEVONthink to Go).
Segnalo, per chi fosse interessato, che l'opzione di aprire in loco i file .DOC e .DOCX richiede la sottoscrizione di un piano Office 365.
Ammetto che ormai da tempo sono passato al formato ODT di LibreOffice / OpenOffice, tuttavia poter accedere a tutti i miei documenti da iPad è un'opzione che mi potrebbe far ripensare a Word come strumento di manipolazione base del testo per lo studio legale. Per il lavoro serio ormai da anni suo con soddisfazione Scrivener.
Per aprire un documento di MS Word basta scegliere la voce Apri (punto 1) e dal menù contestuale "… Altro" (punto 2).
A questo punto si aprirà la solita finestra per scegliere il Document Provider di nostra scelta. Potremo quindi reperire il documento che ci interessa modificare, procedere alle modifiche e chiuderlo. Ci ritroveremo il file aggiornato direttamente all'interno di DEVONthink to GO.
MS Word, inoltre, permette di creare un documento all'interno di DevonThink to Go.
Creiamo un nuovo documento in MS Word premendo sull'icona del Foglio con un + circolettato. A questo punto si aprirà la galleria dei modelli e per il nostro test sarà sufficiente selezionare "Documento vuoto".
Digitiamo del testo all'interno del documento vuoto ed a questo punto facciamo tap sull'icona di un foglio con dei puntini, in alto sulla sinistra (come si vede nell'immagine che segue).
Tra i vari parametri del menù a tendina che si apre facciamo tap su "Nome", il riquadro rosso mostrato nell'immagine che segue.
A questo punto diamo un nome al nostro documento (punto 1 dell'immagine che segue) e premiato su "… Altro" (punto 2).
Si aprirà il Document Picker e con un tap su "Posizioni" potremo scegliere un differente Document Provider .
Nel nostro caso sarà DEVONthink to GO. Come si vede dall'immagine che segue, l'interfaccia è quella propria del programma ed è possibile scegliere tra i database installati o il "Global Inbox", una sorta di cartella dove salvare temporaneamente un documento prima di decidere in che database posizionare il nostro file. Nel mio caso sull'iPad Pro ho, per ora, due database: Club MacStories, in cui salvo gli estratti di mio interesse della newsletter settimanale in PDF (ve ne ho parlato qui), ed un database dal nome significativo di Test. Questo database, allo stato, contiene tutte le ricerche e documenti che sto usando in DEVONthink to Go e mi serve per il testare quotidianamente l'applicazione.
Facendo tap sul "Test" si entra all'interno del database che, come si vede dall'immagine che segue, permette di salvare nell'Inbox specifico del database o nei singoli gruppi.
Abitualmente catturo tutto nell'Inbox e, quando ho un attimo di tempo, sposto i vari documenti nei sottogruppi. Tra l'altro questa operazione può essere in parte automatizzata con l'Intelligenza Artificiale di DEVONthink (funzione disponibile solo nella versione desktop).
Nell'immagine che segue vedete (parte) del contenuto dell'Inbox. Ho usato DEVONthink to Go prevalentemente per catturare articoli di mio interesse (molti legati ai miei futuri progetti professionali e di Avvocati e Mac) altri di puro diletto. L'iPad Pro si è rivelato un ottimo strumento per consumare e salvare i contenuti, soprattutto con l'ausilio di questa app.
A questo punto basta fare un tap su "Save her" (traducibile in Salva qui) ed il nostro documento di Word sarà salvato all'interno di DEVONthink.
Potremo quindi continuare a modificarlo e le modifiche verranno riportate nel documento.
Il documento, inoltre, potrà essere modificato anche sul nostro Mac, attraverso la sincronizzazione via Dropbox del database. Come si vede nell'immagine sottostante.
3.2 PDF Expert 5 - leggere ed annotare i PDF
Se dovete manipolare i PDF ci sono tante scelte. Attualmente l'app che preferisco è PDF Expert. Adoro la possibilità di "scrivere a mano" sui PDF come se fossero fogli di carta con l'Apple Pencil.
Qui di seguito ho fatto un veloce test dell'apertura e modifica di un PDF in PDF Expert …
… e la riapertura del documento in DEVONthink to Go.
Inoltre il PDF modificato sull'iPad fluisce senza problemi sui miei vari Mac in cui ho DEVONthink Pro Office installato con la funzione di sincronizzazione via Dropbox (come si vede nell'immagine che segue).
3.3 Airmail - archiviare ed inviare i documenti da DEVONthink to Go
L'utilizzo di DEVONthink to Go come Document Provider inoltre è vantaggioso con i programmi di posta elettronica. Infatti è possibile:
- reperire ed allegare un documento;
- salvare un allegato all'interno di uno specifico database.
Restano in ogni caso le limitazioni di iOS che non permette di selezionare più di un documento alla volta quando si usa il Document Picker.
3.4 C'è ancora margine di miglioramento …
Fin qui è stato un trionfo … veniamo però anche a qualche nota negativa.
Uso avidamente MindNode, un'ottima app per la creazione di mappe mentali, sia per macOS che per iOS. MindNode, tra le tante cose, gestisce l'apertura dei file in loco.
Tra i vari test che ho fatto, ovviamente, non poteva mancare questa applicazione. Il risultato non è "strano". MindNode riesce ad aprire e modificare le mappe mentali caricate via sincronizzazione da DEVONthink Pro Office ma non riesce a salvare un nuovo documento all'interno di DEVONthink to Go.
Altro mancanza, non legata a DEVONthink to Go, è l'impossibilità allo stato di usarla in combinata con Scrivener per iOS.
Tutti i miei atti nascono in un file di Scrivener. La versione per iOS tuttavia usa una sincronizzazione in chiaro su Dropbox. Per chi produce romanzi con Scrivener non è un problema ed anzi è in vantaggio ma per chi tratta dati potenzialmente sensibili lavorare con documenti su Dropbox è una strada meno praticabile.
In conclusione
Questo è si sicuramente un articolo introduttivo sulle possibilità di DEVONthink to Go; mi sono divertito però ad illustrarvi, seppur brevemente, alcuni principi di funzionamento dell'app. Credo che le potenzialità di questa applicazione in combinata con la sua versione desktop siano gradi e, nel prossimo futuro, possano essere un ottimo strumento per la gestione dei documenti digitali di uno studio legale (e non solo). Conto nei prossimi mesi di aggiornarvi con ulteriori dettagli, quando avrò avuto modo di testare l'app in modo più esteso e con casi contesti di utilizzo.
Ovviamente vostri commenti, domande ed idee sono sempre ben accetti e potete farlo scrivendo nell'apposita sezione qui sotto.