Usare Hazel per archiviare i bollettini MAV di Cassa Forense

In questi giorni, come credo tanti avvocati, ho generato i bollettini per i minimi contributivi di Cassa Forense dall'apposito sito.

Come potete vedere nell'immagine qui sotto, tuttavia, i PDF che vengono generati hanno un nome abbastanza incomprensibile.

Per cui ho deciso di creare una regola di Hazel per automatizzare il procedimento di rinomina e spostamento dei PDF.

1. La regola di Hazel

In una serie di articoli passati ho già illustrato le varie capacità di Hazel di esaminare, rinominare ed archiviare i documenti in automatico, per cui non mi ripeto qui.

Di seguito potete vedere la regola finale che ho creato.

Nei punti che seguono, tuttavia, mi pare opportuno esaminare alcuni dettagli interessanti.

1.1 Estrarre la data di scadenza del MAV

La cosa che mi interessa di più è, ovviamente, estrarre la data di scadenza del MAV.

Il sistema è il solito e legato alla ricerca di una corrispondenza all'Intero del PDF .

Ho configurato lo schema della data come ho vi ho già spiegato dettagliatamente in questo articolo.

Questo dato mi interessa per rinominare i vari PDF con la singola scadenza.

1.2 L'importanza di un criterio di ricerca specifico

In Hazel avevo già una regola attiva. In particolare questa regola mi permette di archiviare automaticamente, in una specifica cartella, la ricevuta di pagamento dei bollettini che mi rilascia la Banca. Avevo quindi bisogno che le due regole non interferissero l'una con l'altra. I MAV infatti sono i medesimi, uno con il timbro della banca del pagato e l'altro il PDF generato dal sito della Cassa Forense.

Ho quindi deciso di utilizzare un trucco non essendo possibile ad Hazel riconoscere il timbro della Banca. Ho inserito nella regola una parte del testo del bollettino MAV che rimane alla Banca per differenziare le ricevute di pagamento dai MAV veri e propri. Vedete l'immagine qui sotto riquadro rosso.

1.3 Recuperare modelli aggiuntivi

Un'altra cosa che mi interessava fare era quello di indicare la rata del MAV ed il pagamento da fare. Questo per avere, a colpo d'occhio, nel nome del documento tutte le informazioni principali.

Per quanto riguarda l'indicazione della rata ho scelto di usare un modello composto da lettere. Nel PDF del MAV c'è una parte del testo che recita " - PRIMA RATA". Ho quindi ricreato il modello con "- (abc) RATA" per estrapolare se la rata è la prima, la seconda e così via.

Per quanto riguarda invece il valore del pagamento del singolo MAV ho usato il macth al seguente testo: "Euro 885,00".

Per fare ciò ho usatola parola "Euro" e lo schema numerico (123), come si vede nell'immagine che segue.

1.4 Rinominare il documento utilizzando i patterns (gli schemi)

La cosa interessante di Hazel è la possibilità di riutilizzare i pattens di riconoscimento per rinominare il documento.

Ho così rinominato i documenti usando la data di scadenza del MAV, un mio testo di base e la rata del pagamento previdenziale.

Nota interessante delle opzioni di Hazel: l'estrazione delle "rate" avveniva in stampatello. Ho quindi utilizzato una modifica del pattern per avere tutto in minuscolo.

Per quanto riguarda invece l'entità del pagamento ho avuto qualche problema. Infatti, non so per quale ragione, il dato viene acquisito correttamente ma quando viene utilizzato per rinominare il documento produce un errore di formattazione.

Non avendo molto tempo per sperimentare ho deciso di non utilizzare questo parametro.

2. Il risultato finale

Come potete vedere nell'immagine che segue la rinomina dei documenti è avvenuto come da programma.

In conclusione

Quest'articolo non aggiunge nuovi contenuti alla vostre conoscenze di Hazel, tuttavia, credo sia utile come esempio pratico di cosa e come è possibile fare con questo utile programma. Se anche voi volete rinominare ed archiviare automaticamente i bollettini della Cassa Forense ora saprete come fare.

Se avessi avuto un po' più di tempo (è il mio proposito per l'anno prossimo) si poteva pensare ad automatizzare anche l'avviso della scadenza dei singoli MAV. Per fare ciò, tuttavia, avrei dovuto trovare e modificare un AppleScript e non ne avevo tempo.