Datare, rinominare e salvare documenti su iOS
Articolo veloce perchè approfondirò l’argomento su di una specifica puntata del podcast "Avvocati e Mac: Compendium" (se non vi siete già iscritti trovate qui il feed di iTunes). La puntata è in pre-produzione ed ha il nome provvisorio di "Automazione dell’ufficio su iOS ".
Piccola anteprima della futura puntata del podcast
In questo articolo, invece, vi darò un breve assaggio di una delle varie automazioni che ho creato con l’app Comandi rapidi (exWorkflow) in inglese Shortcuts.
Le limitazioni di iOS nel salvataggio dei documenti
Se con iOS 11 ci sono stati dei significativi miglioramenti nella gestione dei documenti su iOS, uno dei limiti più grossi (quantomeno per il sottoscritto) è quello di non poter modificare il nome del documento mentre lo si salva. La funzione è implementata di base su macOS e su qualsiasi altro sistema operativo per PC.
Rinominare un documento mentre lo si salva è doppiamente importante se si utilizzano programmi per automatizzare l’archiviazione dei documenti come Hazel; soprattutto se si usando regole che cercano un particolare modello all’interno del nome del documento; qui trovate alcuni esempi delle mie automazioni con Hazel.
Rinominare e salvare più documenti con Comandi
Flusso di lavoro di Comandi
A lato potete vedere il comando nella sua interezza. Credo sia abbastanza semplice da comprendere ma di seguito vi do alcune brevi spiegazioni.
Comando disponibile nel menù condivisione di iOS
Ho strutturato il comando perché vi si possa accedere dal menù di condivisione di iOS. Ho anche deciso di renderlo dispensable solo quando ci sono dei file, delle immagini o dei PDF. È però possibile usarlo con il drag & drop di iOS. In questo caso andate in modalità split view con da una parte l’app da cui volete prendere i documenti e dall’altra l’app Comandi con l’azione aperta. Selezionate i documenti che volete rinominare e salvare e trascinateli sull’icona del tasto play del comando; una volta rilasciati i documenti l'azione partirà in automatico.
Rinomina e salvataggio di più documenti
Per rinominare e salvare più documenti passati all’azione ho usato la finzione "Ripeti con ogni". In questo modo si crea un ciclo che viene eseguito per ogni singolo documento passato al comando.
Proprio perché si passano più documenti ho inserito in apertura del ciclo un’azione di "Visualizzazione rapida" per visualizzare il documento che verrà rinominato e salvato onde permettere all’utente di rinominare correttamente il file.
Datare il documento con scelta multipla
Il primo passo, quantomeno per il sottoscritto, è quello di datare il documento. Per fare ciò ho voluto creare un sistema "intelligente". Ho quindi inserito un’azione "Scegli dal menu" che permette di fare implementare varie soluzioni. Le prime due sono di impostare la data da parte dell’utente (se il documento ha una data arbitraria) le ultime tre invece utilizzano una semplice automazione: viene acquistata la data attuale e poi attraverso un sistema di sottrazione è possibile impostare la giornata di oggi, di ieri o dell’altro ieri.
Modifica del nome del documento
Viene quindi recuperato il nome originale del documento che viene passato, come variabile, alla finestra a comparsa dove viene richiesto di dare il nome al documento e dove l'utente può fare le modifiche che ritiene opportune.
Rinomina e salvataggio del documento
A questo punto avendo la data del documento ed il nome del documento viene recuperato il file originariamente passato all’inizio del ciclo e salvato nella variabile "File" ed impostato il nuovo nome del documento con il modello [data formattata][Nome documento]. Il documento così rinominato viene passato all’azione "Salva file".
Nel comando, che ho creato, utilizzo l’opzione di salvare i documenti all’interno di una cartella (denominata archivio e collocata all’interno della cartella dell’app chiamata Shortcuts) su iCloud. È possibile lasciare all’utente scegliere dove salvare ogni volta il documento o farlo salvare su Dropbox.
Io ho scelto una specifica cartella perché da lì il mio Mac può intervenire spostando i file così salvati e sincronizzati a mezzo di svariate regole di Hazel.
Qui potete scaricare il Comando rapido completo e vederlo in azione sul vostro dispositivo iOS.