Tracciare il tempo lavorato con Timing 2

Ho pubblicato questo articolo per gli iscritti alla newsletter di Avvocati e Mac ad inizio anno. Sul sito vi avevo già parlato tempo addietro del mio interesse per Timing 2.

Oggi pubblico i miei primi pensieri sulll'applicazione che ho acquistato ad fine dell'anno scoros anche sul sito e dopo aver utilizzato questo software per circa 3 mesi ed averlo fatto diventare uno strumento di lavoro quotidiano.

Il periodo è denso di impegni (maggiori dettagli nei prossimi giorni) e ne approfitto per “riciclare” qualcosa che avevo già scritto.

Visto che c'ero, ne ho approfittato per fare alcune correzioni qua e là … come sempre se l'argomento interessa e volete leggere futuri articoli sul tema lasciate un commento qui sotto. Buona lettura.

1. Tracciare automaticamente il lavoro davanti al vostro Mac con Timing 2

Ho acquistato l'app in versione Expert con lo sconto 25% per natale (al prezzo di € 59,25) e, allo stato, sono rimasto impressionato dalle sue potenzialità.

Non ho intenzione di fare qui una recensione completa (sto ancora apprendendo mentre scrivo) ma le potenzialità ci sono tutte. Vi voglio parlare di alcune delle funzionalità che mi hanno colpito di più .

1.1 Breve premessa

Ho acquistato Timing 1 a febbraio 2012 (la precedente versione di questa app) più perché costava poco che per una decisione conscia. Da allora lo installato su tutti i miei Mac e mi sono abituato ad avere l'attività che svolgo sul mio Mac tracciata minuto per minuto. Non ho mai utilizzato questi dati se non per avere di riscontri di massima sulla mia produttività. La versione 1 di Timing, infatti, non permetteva di utilizzare i dati catturati in modo dettagliato per l'attività lavorativa. Le cose cambiano molto con Timing 2. Avendo già installato Timing 1, ho una base dati notevole a cui posso attingere. Per quanto interessa qui, ho recuperato i dati da settembre 2017 (momento in cui ho installato ex novo__Sierra sul mio iMac dell'ufficio) e su questa base dati vi farò vedere alcuni primi possibili utilizzi dell’applicazione.

Come funziona Timing? Da ultimo mi pare opportuno segnalarvi come funziona quest'applicazione. Timing 2 richiede l'accesso ai parametri di Accessibilità all'intero del pannello Privacy contenuto nelle Preferenze di Sistema alla voce Sicurezza e Privacy del vostro Mac.

Timing sorveglia l'utilizzo dell'interfaccia a finestre del nostro Mac e, di fatto, traccerà l'utilizzo che faremo dell'applicazione che abbiamo attiva come finestra. Questo metodo permette di avere granularità nell'acquisizione dei dati.

Ad esempio, mentre scrivo queste parole, Timing sta registrando che Byword (l'applicazione che sto usando ora per digitare queste parole) è in primo piano; tuttavia non si ferma a questo dato (utile ma non utilissimo). Timing inoltre registra il nome del file che sto manipolando / modificando e la cartella in cui questo file è salvato.

Nel caso specifico, come potete vedere dall'immagine sottostante Timing ha catturato una serie interessante di dati.

Timing inoltre sa che il documento che sto modificando è contenuto all'interno di una specifica cartella e, se io salvo tutti i documenti di una specifica posizione all'interno di una medesima cartella, potrà stabilire facilmente quanto ho lavorato a quella singola posizione.

2. Partire da zero

Timing 2, una volta installato, permette in modo automatico l'importazione dei dati catturati con la precedente versione. Volendo testare a fondo l'applicazione ho cancellato tutte le "classificazioni" già utilizzata dell'applicazione (nelle varie schermate vedrete in colore grigio del tempo “Unassigned” ovvero non assegnato).

Dal mio punto di vista infatti l'interesse primario è quello di estrarre i dati legati alle singole attività che svolgo e considerare il tempo "Unassigned" come attività “inutile” o quantomeno non legata ad uno specifico progetto che ho svolto davanti al mio Mac.

Come vedremo al punto che segue potrò sempre filtrare i dati acquisiti per estrapolare da essi informazioni specifiche nel corso del tempo ed al cambiare delle mie esigenze.

3. Filtri per cercare e classificare

Avendo già una base dati su cui lavorare ho potuto utilizzare queste registrazioni per classificarle e “sperimentare”.

Lo strumento principale per fare ciò sono i filtri (filter in inglese). Nell'immagine che segue vedete i filtri, in parte creati da me in parte pre-installati in Timing).

I filtri svolgono la funzione di estrapolare dati secondo specifici parametri dal database delle attività di Timing.

Timing 2, a tal proposito, implementa un sistema di regole (Rules in inglese) molto simili a quelle di Hazelper filtrare e categorizzare i dati raccolti. Immaginate perché mi sono trovato così bene con questa app! 🤓

Di seguito vedete una regola per filtrare i dati legati alla mia attività al computer per Avvocati e Mac.

Non entrerò nel dettaglio delle vari opzioni delle regole (conto per questo di scrivere un apposito articolo) ma è possibile creare delle regole di filtraggio con:

• Parole chiavi
• Domini internet
• Percorso del documento
• Percorso
• Applicazione

È inoltre possibile creare delle condizioni nidificate come in Hazel (punto 3.4 dell'articolo) per fare delle catture più dettagliate o specifiche.

In questa prima fasi di “assestamento” sto utilizzando i filtri sia per testare ed ottimizzare le regole di cattura delle attività sia per trasferire poi questi dati all'interno dei singoli progetti. Nel mio caso specifico (ed ancora Work In Progress) ho diviso i progetti in lavoro, con le singole pratiche, Avvocati e Mac, Camera Civile (l'associazione provinciale di avvocati civilisti cui allo stato sono il segretario) ed altri progetti collaterali.

4. Divisione dei progetti e regole per far lavorare in autonomia Timing 2

Di seguito vedete l'attuale cattura dei vari progetti che ho inserito in questi primi giorni di assestamento (come potete vedere risulta non assegnate 131 ore su 209 registrate, ovvero ancora un'enormità).

Di seguito invece vedete l'attività della mia prima giornata lavorativa monitorata attraverso Timing 2.

I progetti funzionano similmente ai filtri, ovvero possono essere create delle regole. L'unica differenza è che un dato è associabile ad un unico progetto ma può essere estrapolato da più filtri.

5. Esempio di differenza tra regole dei filtri e dei progetti

Di seguito vi voglio far soffermare sulla differenza di minuti conteggiati dal filtro per “Avvocati e Mac” e dal progetto “Avvocati e Mac”. Questo è dovuto alle differenti regole inserite nel filtro e nel progetto.

6. I tasks o le attività : inserimento manuale delle informazioni e raggruppamento dei dati registrati in automatico

A volte però non siete davanti al computer, sia perché siete fuori ufficio sia perché ad esempio ricevete una telefonata di lavoro, come registrare queste attività?

Timing 2 risolve anche questo problema. È infatti possibile inserire manualmente le attività che svolgiamo.

Nell'immagine sottostante, ad esempio, ho inserito il tempo trascorso in banca per svolgere dei pagamenti di un fallimento (come si vede nella parte rossa dove non è stata tracciata alcuna attività di programmi – perché ero fuori ufficio – punto 1).

Inoltre, Timing 2 suggerisce, in base all'attività prevalente catturata, il progetto a cui fa riferimento (punto 2 – colore viola)

È inoltre possibile unificare attività svolte su differenti programmi ma con il medesimo scopo. Nell'immagine sottostante vedete come mi è stato possibile creare un Task unico per la scrittura di (parte) questo articolo.

In questo caso, la cosa veramente comoda è che inserendo nel “Title” (ovvero Titolo) l'attività che si è specificamente svolta, è possibile dettagliare cosa precisamente si è fatto.

Come potete vedere nell'immagine che segue così facendo ho creato un'unica attività o task anche se le applicazioni erano differenti (nello specifico si vede che sono saltato da ByWord, per scrivere l'articolo, ad Anteprima e Pixelmator, per elaborare le immagini, e Timing 2 per catturare le immagini).

7. Cose ancora da fare …

Chiudo questo articolo a circa una settimana da quando l'ho iniziato a scrivere e dopo aver lavorato in parte del periodo festivo usando Timing 2.

1. Sincronizzazione dei dati catturati da Timing 2 tra i miei 3 Mac: pur lavorando prevalentemente sul mio iMac in ufficio a volte lavoro anche da casa su un Mac Book Air (prevalentemente per Avvocati e Mac) e sul mio vecchio iMac dell'ufficio che ho trasportato a case, se devo lavorare seriamente; per avere un quadro completo necessito quindi di incrociare i dati prodotti da tutti e tre questi computer; qui ci sono gli JavaScript per fare ciò, ma per ora non mi ci sono cimentato (più avanti spero di aggiornarvi sul funzionamento).
2. Recuperare i dati passati (2013 MBA + 2014 iMac) – l'operazione non è così semplice perché Timing 2 non funziona su Yosemite ovvero il sistema operativo che utilizzavo prima di installare su tutti i miei Mac Sierra; penso di dover sentire lo sviluppatore per vedere qual'è il modo migliore per esportare i dati dai cloni che ho creato come copia di sicurezza dei miei vecchi Mac.
3. Incrociare i dati con Toogl: da ultimo, pur non avendo usato tantissimo Toogl volevo recuperare anche i dati catturati da questo programma (vi ho parlato dell'utilizzo che ho fatto di Toogl sempre nella newsletter).

8. Uno sguardo d'insieme

Pur precisandovi che i dati raffigurati dalle immagini che seguono sono decisamente parziali ma vi fanno vedere le potenzialità di questa applicazione.

Qui vedete il tracciamento dei dati iniziale fatto con i miei primi esperimenti.

Qui vedete gli stessi dati raffinati dopo un'ora e mezza circa di lavoro di catalogazione ed organizzazione.

Da ultimo una giornata di lavoro tracciata utilizzando Timing 2. Qui i tempo “non assegnato” di colore grigio è in proporzioni molto ridotte. Di fatto, per la mio attuale modo di vedere, se c'è tanto rosso significa che è stata una giornata lavorativa produttiva, se invece, è poco presente il rosso o sono presenti differenti colori predominanti ho lavorato poco.

In conclusione

La prima impressione di utilizzo di Timing 2 è stata decisamente positiva e, nella versione Expert, è veramente un programma di tracciamento del tempo molto completo.

La limitazione principale è quando non utilizzo un Mac ma, volendolo utilizzare prevalentemente per tracciare la mia attività lavorativa, allo stato non è un problema pressante.