Il gestionale di studio ed i miei progetti per il futuro

L'articolo che segue è stato in gestazione per oltre un anno. L'ho scritto più per chiarire a me stesso le idee sui miei progetti (per il 2017 inizialmente ed ora) per il 2018.
Credo (e spero) che questa mia riflessione possa esservi utile e sono ben contento di avere il vostro parere sull'argomento (c'è sempre da imparare!).

Automatizzare il lavoro, oltre che un mio hobby, è un modo per permettermi di lavorare meno ma meglio.
Nel corso del 2016 ho stabilizzato ed ottimizzato la digitalizzazione del mio ufficio. Nel corso del 2017 e del 2018 vorrei fare un ulteriore passo in avanti alla ricerca del perfetto connubio tra macOS ed iOS. Sono convinto che, seppure per ora è ancora indispensabile per l'attività lavorativa un computer, il futuro della professione legale (e non solo) potrebbe essere altrove: credo nelle capacità dell'iPad (Pro).

Ho, quindi, deciso di sperimentare e trovare una soluzione che mi permetta di lavorare indifferentemente sia su Mac che su iPhone ed iPad. Di seguito vi spiegherò cosa ho intenzione di fare e quello che ho fatto sino ad ora.

1. Abbandonare il gestionale

Premetto che sin dall'inizio della mia attività professionale (dal 2008 circa) utilizzo un gestionale. Nel corso del 2010 sono passato al migliore nonché unico gestionale per Mac e, fino al 2014, ne sono stato un felice cliente.

Nel corso del 2015 tuttavia ho modificato radicalmente il mio modo di lavorare, ho scoperto applicazioni che, pur non essendo pensate per il lavoro dell'avvocato, permettono di svolgere il lavoro dell'avvocato in modo egregio e mi sono reso conto dei limiti del mio gestionale. Questa “illuminazione”, tra l'altro, ha portato alla creazione di Avvocati e Mac.

1.1 Perché credo che un gestionale sia fondamentale?

Il lavoro dell'avvocato è un'attività complessa. Oltre all'attività intellettuale vera e propria, che spesso è la parte minoritaria, l'avvocato deve gestire scadenze ed adempimenti che, rispetto ad altre attività professionali, sono scandite dai tempi (a volte lunghi) della giustizia italiana. Una pratica giudiziale può durare anni ed è costituita da svariate attività l'una collegata all'altra con più scadenze o adempimenti da svolgere.

Avere un sistema affidabile in cui inserire ed organizzare scadenze ed adempimenti è essenziale. Questa esigenza diventa una necessità se l'attività non è gestita dal singolo ma da più persone (non è attualmente il mio caso ma ho avuto collaboratori nel tempo).

In questo scenario un gestionale è lo strumento quotidiano di lavoro per un avvocato.

Per "gestionale" intendo un programma che tenga traccia dei vari aspetti che compongono l'attività dell'avvocato e che permetta di archiviare ed utilizzare tali dati nel momento del bisogno.

Questa massa di dati diventa la memoria esterna del professionista e dei suoi collaboratori, lo strumento da cui trarre informazioni, supervisionare l'attività dell'ufficio e trarre informazioni per il futuro della propria attività (ad esempio estrapolare dati come la redditività, gli incassi, la tipologia di clienti e le performance delle varie posizioni).

Molti colleghi sottovalutano questi aspetti ma utilizzare un gestionale, inserire i dati quotidiani dell'ufficio ed utilizzare questi dati in modo pro-attivo, è indispensabile per lavorare meglio e meno e, conseguentemente, vivere meglio la propria professione.

1.2 Le ragioni per cui voglio abbandonare il mio gestionale

Come potete notare sono un vero fautore di questo strumento, perché mai voglio cambiarlo / abbandonarlo?

Scegliere ed adoperare un gestionale è come un matrimonio (forse qualcosa di più posto che l'attività lavorativa supera spesso il tempo passato con la famiglia); è una scelta da fare con attenzione e, anche se non è per sempre, come un matrimonio, abbandonare un gestionale ha delle profonde conseguenze sull'attività lavorativa.

Perché quindi sto considerando seriamente di abbandonare il mio attuale gestionale?

Le ragioni sono tante ma quelle che seguono sono le mie principali ragioni:

• assenza di un'esperienza unificata iOS e macOS: il mio attuale gestionale è stato originalmente sviluppato (più di vent'anni fa) per macOS e non è mai stato pensato per l'uso in mobilità (non esisteva nemmeno il concetto di mobilità all'epoca!); anche se esiste un’app per iOS questa è notevolmente limitata e necessita di una infrastruttura piuttosto complessa dell'ufficio (una VPN o un indirizzo IP pubblico opportunamente configurato) ;
• è un programma chiuso: sviluppare un gestionale ha un costo e spesso, per evitare fughe di clienti, una delle soluzioni più semplici è rendere il proprio software "chiuso" ovvero con poche possibilità di dialogo con altre applicazioni; in questo modo, se uso il gestionale X, devo abbracciare totalmente la filosofia di quel gestionale; l'ecosistema Apple mi ha abituato, in molti casi, all'interoperatività tra le applicazioni sia della medesima software house che di terze parti, la possibilità di passare dati da un'applicazione all'altra in modo trasparente; oggi questa possibilità è essenziale per lavorare nel modo che più preferisco;
• é pensato per il punta e clicca: un gestionale, se è completo, richiede l'utilizzo di un'interfaccia complessa; come utente esperto che vuole perdere il minor tempo possibile nell'inserimento dei dati, amo ed uso in modo massivo le scorciatoie a tastiera; tra i tanti pregi di macOS c'è la possibilità di personalizzare notevolmente le scorciatoie a tastiera; il mio attuale gestionale non permette di farlo (presumo a causa di un interfaccia ibrida Windows / Mac), l'inserimento dei dati è lento e ci sono notevoli difficoltà di automatizzare le operazioni (per alcune azioni ripetitive ho usato le funzioni di Keyboard Maestro per automatizzare alcuni passaggi di punta e clicca intensi);
• gestione del software complessa: pur essendo uno “smanettone” la gestione del software richiede troppe competenze e troppa attività di configurazione, non esiste un'applicazione per il Mac AppStore o la possibilità di configurare le preferenze del programma via iCloud o servizi Cloud, l'unico modo di risolvere un problema tecnico è aprendo una chiamata all'assistenza ed "attendere"... pur comprendendo le ragioni della complessità (la presenza di un server per il database del gestionale e delle versioni client per i singoli utenti) un software dovrebbe richiedere all'utente poca se non alcuna attività di manutenzione.

1.3 Processi telematici

Dopo un primo periodo di assestamento è da anni che utilizzo SLpct per la gestione del Processo Civile Telematico. Il gestionale invece fa molta fatica ad interfacciarsi con i Processi Telematici, in primis, con il PCT. Questo è dovuto a scelte ingegneristiche (l'infrastruttura di base è stata fatta in Flash e richiede di far girare un server web … e dico tutto) ed un grosso rallentamento nello sviluppo del gestionale che ha subito arresti notevoli nell'ultimo triennio.

1.4 Cosa cerco in un gestionale?

Basta con le “lamentele” e vediamo quelle che sono le mie esigenze:

• gestione avanzata della fatturazione: possibilità di confrontare fatturati, previsioni incassi, integrazione con anagrafica clienti e fornitori, generazione semi automatica di proforma e fattura
• gestione delle "cose da fare" con il metodo GTD: non voglio aprire un'enorme parentesi ma sono convinto che un buon gestionale debba incorporare alcuni degli elementi costituitivi del metodo GTD in particolare:
  1. un sistema rapido di cattura delle attività;
  2. Permettere di esaminerare l'attività;
  3. organizzare le stesse in un sistema fidato;
  4. fare e, infine
  5. la revisione dei progetti / pratiche (qui trovate articolo, non mio e in parte critico del metodo, ma che vi da un quadro abbastanza completo)
• un'agenda (calendarizzazione di appuntamenti ed udienze per intenderci) che funzioni in modo sinergico con i calendari Cloud di Apple o Google;
• tracciamento del tempo dedicato alla singola pratica (più a fini statistici interni che di fatturazione);
• disponibilità dei documenti sia su iOS che su macOS ;
• archiviazione e reperibilità veloce dei documenti ;

2. La soluzione che voglio intraprendere: web API per unificare più servizi

Ho preso atto che, allo stato in Italia, non ci sia il software che cerco (ma se qualche sviluppatore sta leggendo questo articolo è libero di contattarmi per dirmi che mi sbaglio e per provare il suo strumento). Non ho le capacità ne il tempo di sviluppare io un software ma forse ho trovato un'alternativa.

L'idea di fondo è utilizzare diversi servizi web che però possano dialogare attraverso le rispettive interfacce API.

L'idea non è mia ma deriva in parte dalle varie sperimentazioni fatte da Federico Viticci per integrare l'iPad come unico strumento di lavoro e da un generale trend che sta coinvolgendo gli studi legali statunitensi.

Qui trovate un articolo che spiega sommariamente cos'è un API ed i suoi vantaggi.

Per quel che ci interessa, immaginate di poter utilizzare più applicazioni sul web prelevando i dati dall'una e facendoli confluire nell'altra per ulteriori elaborazioni.

Le possibilità sono notevoli e, essendo tutto online, slegate dalla piattaforma utilizzata (MacOS, iOS, Windows, Android o Linux).

Oltreoceano questa filosofia è già stata fatta propria da vari gestionali come Clio e PracticePhanter (dalle ricerche che ho condotto io).

3. Le applicazioni che mi interessano

Di seguito voglio tratteggiare alcune delle applicazioni che sto valutando come strumenti per sostituire il mio gestionale.

3.1 Todoist

Dal 2016 sto facendo una cosa folle, ovvero segnarmi le attività sia sul gestionale che su OmniFocus. Ho girato intorno ad OmniFocus per svariati anni, l'ho studiato e, nel corso del 2016, ho deciso di usarlo seriamente. Amo OmniFocus e, su tanti aspetti, mi da una mano notevole ad essere più produttivo; tuttavia OmniFocus ha un grosso problema: è utilizzabile sono da singoli utenti.

Allo stato non ho in programma di collaborare o delegare attività a soggetti terzi, tuttavia, in un ottica di gestione orientata al futuro è un'opzione che non posso farmi mancare.

Entra in gioco Todoist. È un'applicazione multipiattaforma (compatibile con Windows ed Android addirittura) di fatto gestita integralmente via web. Inoltre, grazie al sempre ottimo Federico Viticci, esistono vari modi di automatizzare e gestire il tutto su iOS.

A marzo 2017 ho passato tutte le mie pratiche da OmniFocus in Todoist ed il grosso della gestione del mio ufficio, ora, passa attraverso questa app.

In un futuro prossimo conto di scrivere in dettaglio sull'uso di questa applicazione di cui, nell'ultimo periodo, ho fatto accenno sia nella newsletter che in alcuni articoli.

Gli aspetti di Todoist che mi interessano di più sono:

• Possibilità di automatizzare e riutilizzare i progetti o parte degli stessi; a mero titolo d'esempio, immaginate di dover fare un precetto e notificarlo, l'attività che vi permette di farlo, pur non essendo complicata, richiede vari passaggi; passaggi che si ripetono più o meno nello stesso modo e che, volendo, possono essere formalizzati in una check-list da riutilizzare; in Todoist è possibile esportare ed importare un progetto come modello;
• l'interfaccia dell'app è in italiano (ed in molte altre lingue) che non guasta in caso di uso collaborativo;
• Possibilità di rinviare un'attività con un sistema di auto apprendimento che permette, in base alle vostre abitudini, di "prevedere" quando è il momento buono per svolgere una determinata attività (devo ancora testarlo approfonditamente ma le potenzialità sono notevoli);
• Il riconoscimento automatico delle date di un'attività mentre si digita il testo; ad esempio se scrivo "Scrivere precetto oggi alle 15" in automatico Todoist creerà un'attività per oggi alle 15:00 con oggetto "Scrivere precetto".

3.2 Toggl / Timing 2

In Italia pochi fatturano ad ore. Tuttavia ritengo fondamentale per un professionista tracciare l'utilizzo del proprio tempo. Questo infatti permette di tracciare la propria attività e vedere come ed in che modo utilizziamo il nostro tempo. Tale consapevolezza poi ci permetterà di valutare la redditività di una pratica, ottimizzare il nostro flusso di lavoro e tanto altro.

Toggl permette di tenere traccia online il nostro tempo e ne ho parlato agli iscritti della newsletter.

Da dicembre ho abbandonato Toogl per Timing 2 (di cui vi ho parlato qui).

3.3 Zapier

Zapier è uno strumento incredibile anche se, allo stato, sono riuscito a creare delle automazioni relativamente semplici. L'idea alla base di questo applicazione web è di unificare e rendere interoperativi, sotto di se, una pletora di servizi web da quelli di Google o svariati altri (ce ne sono più 70).

Quest'applicazione, non essendoci servizi specifici per professionisti, è più rivolta a chi lavora in ambito web ma ha delle notevoli potenzialità. Se volete usare Zapier al massimo delle sue possibilità, tuttavia, ha un costo significativo: 20 $ al mese per l'utente singolo ed 250$ per i gruppi.

3.4 Fatturazione con i fogli di calcolo (Excel o Airtable)

Se mi seguite su Twitter avrete visto che, ogni tanto, "cinguetto" su risorse che ho trovato online per gestire in modo avanzato i fogli di calcolo di Excel e similari.

La fatturazione è una parte tediosa ed amministrativa dell'attività professionale ma indispensabile per il buon andamento dell'attività stessa. Lavorare ma non essere pagati non è sostenibile sul breve / lungo periodo e senza inviare ed ancora prima segnare le spese ai propri clienti la disfatta è certa.

La fatturazione, tuttavia, richiede molta attività, soprattutto se non viene svolta un poco alla volta inserendo i dati man mano che sono creati.

Su questo fronte sono ancora alla fase embrionale del progetto (odio fatturare ed uso ancora il gestionale per questa parte della mia attività) ma per uno studio di piccole dimensioni (la vedo più difficile per uno studio di grosse dimensioni) un foglio di calcolo ben strutturato può permettere di automatizzare notevolmente la fatturazione (tracciamento delle spese anticipate, preventivi, pro-forme e fatturazione vera e propria).

Ciò richiede però uno studio approfondito delle funzioni avanzate di “calcolo”. Mentre facevo le mie ricerche e vari piccoli esperimenti collaterali sono rimasto colpito positivamente da Numbers di Apple. E sto ragionando su utilizzare quest'applicazione su iCloud per gestire il grosso della contabilità del mio ufficio.

In conclusione

Quest'articolo vuole essere uno spunto di riflessione ed uno stimolo per il confronto su un argomento relativamente spinoso per gli avvocati che, soprattutto nell'ambito dell'organizzazione, sono abbastanza retrogradi all'informatizzazione.

Come sempre se volete condividere con me ed i lettori vostre idee, pensieri e suggerimenti, potete lasciare un commento qui sotto.