Come gestire le pratiche in digitale: organizzare i documenti digitali

Il presente articolo è il primo di una serie in cui affronterò la gestione delle pratiche in digitale. Pur avendo da sempre gestito parte dei documenti delle singole pratiche in digitale (tendenzialmente legata alla creazione di atti o documenti in un programma di videoscrittura) solo con la fine del 2014 ho iniziato a gestire TOTALMENTE in digitale tutte le posizioni, dal loro inizio alla loro fine.

Lo spunto me lo hanno dato:

il Processo Civile Telematico e la comodità (quasi una necessità) di implementare un simile approccio per tutte le procedure in cui dovevo fare un deposito digitale;
la necessità di dover lavorare da casa in maniera non saltuaria: per motivi personali, infatti, ho dovuto lavorare per circa un anno da casa almeno 3 pomeriggi a settimana; questo mi ha richiesto un ulteriore sforzo di semplificazione ed organizzazione dei miei documenti digitali che dovevano essere creati e disponibili in luoghi diversi (l’infrastruttura informatica per fare ciò sarà oggetto di futuri articoli).

Voglio condividere con voi i risultati e il mio modus operandi, segnalando tuttavia che l’approccio è del tutto personale e, che seppur ho fatto ricerche e sperimentato personalmente differenti soluzioni, gli articoli vogliono essere uno spunto per voi finalizzato ad implementare il vostro metodo di gestione digitale dei documenti e non necessariamente il mio.

1. Premessa: l’importanza di avere una struttura

L’operazione di digitalizzazione dei documenti è sicuramente complessa (e sarà oggetto di futuri articoli specifici). Dando per scontato, tuttavia, che abbiate fatto un investimento di tempo e risorse per digitalizzare uno o più documenti, vi si presenterà un problema fondamentale in parte non scontato: come e dove archiviare questi documenti?

Con i moderni computer (attraverso Spotlight su Mac) e gli strumenti di acquisizione digitale (eseguendo il riconoscimento del testo c.d. OCR) è possibile ricercare i documenti sul vostro disco fisso e altrove, tuttavia, sapere dove si trova un documento all’interno di un disco fisso è il modo più veloce per potere accedere allo stesso (se poi usate uno strumento comeLaunchBar, l'operazione è ancora più veloce!).

Ciò è poi indispensabile se oltre a voi (che avete creato la struttura) altri soggetti devono accedere a questi documenti.

Sorge quindi la necessità di standardizzare l’archiviazione dei documenti e, pur differenziandosi i criteri in relazione alle specifiche realtà in cui tale archiviazione deve essere fatta, esistono alcuni principi di base da tenere presente.

Il lavoro dell’archivista è dedicato a questa scienza; se volete approfondire non solo dal punto di vista pratico (come verrà trattato in questo articolo il problema) ma anche normativo vi segnalo questo PDF dell’ANORC (Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione Digitale).

Qui ci interessa evidenziare alcuni principi di base a cui uniformarsi quando vogliamo strutturare il nostro archivio documentale.

Un archivio deve essere:

semplice: occorre evitare strutture inutilmente complesse, in cui con “inutilmente complesse” intendo strutture complesse non finalizzate a svolgere l’attività necessaria per voi; ad una posizione o attività complessa corrisponderà un sistema di archiviazione complesso, ad una posizione o attività semplice deve corrispondere una struttura altrettanto semplice.
chiaro: occorre evitare l’ambiguità evitando però di creare complessità, tendenzialmente utilizzando una nomenclatura minimale ma significativa.
a prova del futuro: nel senso che la struttura deve essere chiara anche in tarda età quando la memoria sarà più fallace.
La struttura da dare è composta da due parti: (a) la struttura delle cartelle dove archiviare i documenti (b) la nomenclatura da attribuire a tali documenti. Vediamole in dettaglio.

2. La struttura delle cartelle

Prima di entrare nel vivo segnalo un’alternativa alla struttura a cartelle: i TAGs. Questa tipologia di archiviazione è stata implementata in MAC OS X dal sistema operativo Mavericks (Mac OS X 10.9). In estrema sintesi si contrappone all’archiviazione a cartelle e permette di “segnare” un documento con uno specifico “marchio”. Fatto ciò è possibile ricercare tutti i documenti “marchiati” con uno specifico TAG.

Personalmente, ad oggi, preferisco archiviare attraverso la struttura a cartelle *più che altro per *retro-compatibilità; infatti questa struttura è alla base dei sistemi operativi da “sempre” e, conseguentemente, un archivio può essere spostato, da un computer all’altro o da un sistema operativo all’altro, senza problemi utilizzando la struttura a cartelle. Ciò non sempre accade invece con i TAGs, che sono legati alla tipologia di implementazione dei differenti sistemi operativi.

Nei futuri articoli utilizzeremo i TAGs ma assieme ad Hazel e come meccanismo per far scattare una regola di questo programma.

In questo articolo userò l’esempio di struttura a cartelle tipico della professione legale in cui ad ogni posizione (incarico professionale) corrisponde una cartella.

Abitualmente utilizzo il seguente formato: NUMERODELLAPRATICA - CLIENTE vs CONTROPARTE - OGGETTO (opzionale)

A titolo d’esempio una mia pratica standard potrebbe essere la seguente: 001F - Pippo vs Pluto Srl - esec Dove “001F” è il numero progressivo della pratica, “Pippo” è il nome del mio cliente, “Pluto Srl” è quello della controparte e “esec” sta per esecuzione e mi serve a differenziare la posizione, ad esempio, dalla differente pratica con le medesime parti ma che ha ad oggetto una causa civile di accertamento.

Le singole posizioni, ovviamente, saranno inserite in una cartella ad esempio dal nome “Pratiche dello studio” o simili variazioni.

All’interno della pratica 001F andrò ad inserire tutti i documenti collegati a tale posizione. Per posizioni di piccolo respiro (15/20 documenti) può essere sufficiente, tuttavia per posizioni più complesse (la maggior parte per esperienza professionale) un sistema simile è troppo rudimentale.

Occorrerà quindi procedere a creare una sotto struttura di cartelle “specializzate”.

2.1 Quale struttura di sottocartelle scegliere ?

Di seguito vi mostro quella che, per me, è la struttura di base. Ovviamente può essere personalizzata e modificata a piacimento:

01 - Bozze
02 - Atti di parte
03 - Atti di controparte
04 - Provvedimenti giudiziali
05 - Corrispondenza
06 - Doc Cliente
Anticipazioni e spese
Fatture
Proforma
Ricerche

Alcune voci sono auto-esplicative ma alcune vanno approfonditee:

Bozze: in questa cartella sono contenuti tutti i documenti creati con un programma di video-scrittura, Scrivener o altro software. Nella sostanza sono i documenti modificabili da cui abitualmente si generano i documenti definitivi (abitualmente in formato PDF); unica eccezione a questa regola è quando devo fare i collegamenti agli allegati all’interno dell’atto principale di un deposito telematico; in tal caso esporto da Scrivener (dove ho scritto l’atto) un file .ODT all’interno della cartella in cui sono contenuti gli allegati per il deposito e dove poi creo il PDF finale con i link a tali allegati.
Corrispondenza: in questa cartella inserisco tutta la corrispondenza: dalle lettere, ai fax alle email; unica eccezione sul punto sono le ricevute telematiche dei depositi (le “famose” 4 PEC) che salvo all’interno della cartella relativa al singolo deposito telematico per ovvi motivi di comodità e completezza.
Doc Cliente: questa cartella è l’acronimo per “documenti del cliente”; vi potreste chiedere perché avere una simile cartella; lo scopo è duplice: anzitutto mi permette di avere un luogo in cui rapidamente reperire tutti i documenti che ho ricevuto dal cliente, secondariamente ho i documenti “originali” (uso il temine atecnicamente posto che, salvo rari casi, non sono originali digitali ma copie digitali di originali analogici) ovvero nella loro forma “primitiva” quando mi sono stati consegnati dal cliente per la digitalizzazione; così facendo posso copiare tali documenti altrove ed eventualmente modificarli (togliendo alcune pagine, modificando il nome, togliere dati sensibili o riservati ad esempio se devo fare un deposito telematico o inviarli a controparte) senza preoccuparmi di aver “perso” il documento originale.
Atti di parte: in questa cartella sono contenute altre sottocartelle, una per ogni deposito telematico che svolgo. Abitualmente per i depositi telematici uso il seguente schema: ANNO-MESE-GIORNO - tipo di deposito

2.2 Perché mettere i numeri prima dei nomi delle cartelle ?

Vendendo la struttura che vi ho sottoposto vi potreste domandare perché alcune cartelle hanno dei numeri davanti ed altre no. L’ho fatto volutamente per due motivi il primo e più semplice è per farvelo notare! Il secondo, meno scontato ma decisamente più importante, è che anteponendo un numero al nome “vero” della cartella nella visualizzazione all’interno del vostro computer potete arbitrariamente sceglierne l’ordine di presentazione. Infatti tutti i computer ordinano i documenti e le cartelle, seguendo prima l’ordine numerico e, poi, con l’ordine alfabetico.

Nel mio esempio noterete come la cartella “Bozze” è prima di quella “atti” e quella “Atti di parte” è prima di “Atti di controparte” che invece dovrebbe precederla.

3. Che nome dare ai documenti?

Organizzare in modo corretto le cartelle è solo la metà del problema, occorre anche organizzare correttamente i documenti all’interno delle cartelle. Vediamo quindi come fare!

Anzitutto, il nome del documento deve iniziare con la data.

3.1 Perché mettere la data prima del nome?

Come per le cartelle la data permette di organizzare automaticamente i documenti contenuti in una cartella per data senza dover utilizzare le specifiche funzioni del computer (è infatti possibile organizzare i documenti , tra le altre cose, per data). Inoltre un simile approccio rende facilmente collocabile nel tempo un documento e, conseguentemente, vi permette di localizzarlo velocemente.

3.2 Quale formato scegliere ?

Il formato preferibile è il seguente: ANNO-MESE-GIORNO al posto del “-“ potete utilizzare anche un “_" o addirittura uno spazio, la scelta è vostra. Il motivo per cui la data è messa al “contrario” rispetto alla nostra data standard (giorno-mese-anno) è la stessa delle cartelle, i documenti all’interno di una cartella, con il nome proposto, verranno visualizzati prima in base all’anno poi al mese e poi al giorno, in ordine temporale.

Seguendo il mio esempio, quindi, vi troverete con la stringa di caratteri iniziale così: 2016-05-29 (la data in cui sto scrivendo questo articolo)

3.3 Qual’è la data giusta?

Se abbiamo compreso qual’è il formato corretto ora occorre farsi un’ulteriore domanda: qual’è la data giusta per il documento ? La data del documento. A titolo di esempio: la data del provvedimento o dell'atto, la data dell'email o della raccomandata. É importante non la data dell'acquisizione perché non è detto tale data corrisponda a quella del documento.

3.4 Gli altri elementi

numero di pratica: più breve del nome delle parti o del cliente, potenzialmente anonimo per soggetti terzi che non conoscono le vostre posizioni, utile per automatizzare l’archiviazione (attraverso le regole di Hazel).
oggetto rilevante del documento: ultimo elemento necessario, deve essere un testo che, a colpo d'occhio, individui l'oggetto o la funzione del documento.

In conclusione

Se siete ancora con me vi potrebbe / dovrebbe esservi formata una domanda nella mente: non è un po’ troppo complessa da fare tutta questa attività? La risposta è sì, fatta quotidianamente per circa 10/15 documenti al giorno è un’attività dispendiosa a livello di tempo … ma c’è un trucco! L’automazione: solo rendendo più veloce l’attività sopra descritta è possibile, senza troppa fatica e dispendio di tempo, utilizzare efficacemente il sistema di archiviazione che vi ho illustrato. Nei prossimi articoli di questa serie vi spiegherò come automatizzare alcune di queste operazioni, dai trucchi più semplici, a quelli più complessi utilizzando Automator o Hazel, per la creazione delle sottocartelle, e TextExpander e Keyboard Maestro, per la nomenclatura dei documenti.