Perché DEVONthink Pro Office e DEVONthink to Go possono essere la soluzione definitiva per un avvocato?

Questo è il primo di una serie di articoli che spero di presentarvi nel prossimo futuro.

Non esaminerò nel dettaglio come usare DEVONthink perché non ho ancora testato a sufficienza il sistema; tuttavia voglio condividere con voi i motivi che mi spingono, ora più che mai, ad approfondire l'uso di questo programma.

1. Un po' di storia

Da sempre sono alla ricerca di una soluzione di archiviazione dei dati — intesa non solo come sistema di salvataggio ma anche di reperimento dei documenti — avanzata, semplice, efficiente e multi piattaforma (macOS e iOS).

Ad oggi, ho cercato in lungo ed in largo, ma non ho trovato nulla che mi soddisfi completamente.

Ho comprato DEVONthink Pro Office, la versione più completa e costosa, da qualche anno approfittando di un'offerta promozionale che mi ha garantito un discreto sconto. A chi interessa la versione Pro Office oggi costa circa € 174.

L'estate scorsa ho comprato e studiato approfonditamente Take Control of DEVONthink e recentemente ne ho acquistato la nuova versione perché da qualche mese è stata aggiornata l'app per iOS DEVONthink to Go 2

L'arrivo di questa app è la possibilità di sincronizzare i dati tra MacOS ed iOS rende DEVONthink uno strumento versatile e mi ha spinto a testare nella pratica le sue potenzialità.

2. Cos'è DEVONthink in poche parole

DEVONthink è un programma con grandissime potenzialità ma, proprio per questo fattore, complesso.

DEVONthink è:

Un contenitore di dati: Documenti (come File di testo, Pdf ed altro ancora), Immagini ed Email;
Uno strumento di acquisizione di dati;
Uno strumento di ricerca dei dati inseriti;
Uno strumento di indicizzazione dei dati.

Se conoscete Evernote vi suonerà famigliare il concetto …

3. La filosofia dietro DEVONthink: tutto quello che non è Evernote

Non sono mai stato un grosso amante di Evernote. Principalmente perché non amo dare in gestione a soggetti terzi i miei dati (legali e non). Secondariamente Evernote,anche se è uno strumento multi piattaforma (compatibile anche con Windows ed Android) e se le sue funzioni per acquisire i dati sono molto semplici, non permette altrettanto facile di estrarre i dati che abbiamo inserito. Io non amo neppure i matrimoni forzati.

Da ultimo, pur comprendendo le ragioni per cui Evernote è un servizio in abbonamento (quantomeno per le funzioni avanzate), non sono mai stato un fan di questa tipologia di servizi. Preferisco pagare ora di più ma non avere un costo fisso annuale o mensile per un tempo indeterminato.

DEVONthink invece ragiona come piace a me!

Anzitutto i dati sono miei (sul mio computer o sul mio dispositivo mobile o su un cloud di mia scelta). Ci tengono alla privacy ed alla sicurezza dei dati (sarò più specifico oltre). Nessun abbonamento ma una volta acquistata l'app (o le app se interessati alla sinergia tra macOS ed iOS) è mia per sempre; sarò poi io a decidere in caso di lancio di nuova versione se voglio aggiornare all'ultimo prodotto. Amano l'automazione (gli sviluppatori hanno creato azioni di DEVONthink per Automator, integrato il programma con AppleScript e, ora, implementato gli URL schemes in iOS).

Ecco perché questo programma mi piace così tanto.

4. Perché sono interessato a DEVONthink ?

Ci sono svariati motivi per cui ritengo interessante l'uso di DEVONthink. Di seguito voglio illustravi i punti fondamentali.

4.1 Intelligenza artificiale

Tra le funzioni peculiari di DEVONthink c'è un avanzato sistema di Intelligenza Artificiale. Con questa perifrasi si intende un algoritmo di ricerca che, in base al contenuto del documento, nonché alle precedenti scelte dell'utente, permette di ricercare documenti simili o archiviare automaticamente i documenti acquisti.

4.2 (Finalmente) multi piattaforma macOS ed iOS

Uno dei limiti che mi ha sempre trattenuto dall'investire il mio tempo su DEVONthink era che il sistema era solo compatibile con Mac. Fino a qualche mese fa, infatti, la versione di DEVONthink to Go 1 era decisamente inadeguata sia come strumento di acquisizione che di consultazione mobile. Oggi, con l'uscita della versione 2 di DEVONthink to Go, iOS non ha ancora tutte le funzioni e potenzialità di macOS (in particolare gli strumenti avanzati di intelligenza artificiale), ma gli sviluppatori stanno lavorando alacremente per aumentarne le funzionalità. La cosa più interessante della versione to Go è la facilità con cui è possibile catturare informazioni, in svariati formati, per poi passare il tutto agli strumenti più avanzati su macOS.

4.2 Sincronizzazione dati in modo sicuro (la grande novità)

La sicurezza dei dati inseriti in un programma come DEVONthink, soprattutto per un avvocato che tratta spesso dati sensibili o riservati, è fondamentale. Con la nuova funzione di sincronizzazione attraverso Dropbox i dati sono scritti in un file cifrato su Dropbox. La cifratura avviene per mezzo di una chiave scelta dall'utente ed il passaggio dei dati tra il dispositivo e il cloud è cifrato end to end, ovvero da punto a punto.

È quindi garantito un alto livello di sicurezza dei dati ed il fornitore del servizio cloud non ha accesso ai miei dati ma fornisce solo lo "spazio" cloud.

4.3 Link ai singoli record del database

Sia su iOS che su macOS è poi possibile creare dei link ai singoli documenti contenuti nei vari database di DEVONthink. Questo permette di aprire e ritrovare un documento velocemente anche all'interno di altre applicazioni. DEVONthink non è quindi un isola nel mare delle applicazioni. Ciò rende DEVONthink un ”contenitore” versatile e, potenzialmente, il fulcro di svariati flussi di lavoro.

Ad esempio pensate di dover esaminare un documento. Vi siete riservati nel vostro calendario un'ora di una specifica giornata per fare ciò ed inserito un allarme per ricordarvi dell'evento. Se all'interno di quell'evento del vostro calendario copiate il link al documento, quando vi comparirà l'allarme ed aprirete la suddetta voce, premendo sul link, si aprirà direttamente il documento che dovete esaminare. Questo indifferentemente sia su macOS che su iOS. Non male, eh ?

5. Cosa è possibile fare con DEVONthink ?

Sto ancora sperimentando con le potenzialità di DEVONthink ma quelli che seguono sono i punti che ritengano possano interessare ai più:

Gestire le intere pratiche ed archiviare automaticamente i documenti permettendo la gestione di un ufficio Paperless;
Utilizzare Dropbox per la gestione cloud delle pratica senza preoccuparsi;
I vostri dati in Dropbox (o altri servizi Webdev) sono cifrati;
Inter-operatività tra macOS ed iOS;
Con possibilità di ricercare i documenti in iOS e scaricarne la copia solo se c'è necessità (funzione aggiuntiva da acquistare con acquisto in-app);
Catturare informazioni su macOS ed iOS;
Collegare i documenti di DEVONthink con altre applicazioni come ad esempio Omnifocus;
Utilizzare gli strumenti di intelligenza artificiale (solo su Mac) per ricerche giuridiche o di documenti.

6. Risorse utili per approfondire

Purtroppo ci sono pochissime risorse in italiano su questo prodotto (che peraltro non ha l'interfaccia tradotta nella nostra lingua allo stato) ma spero di rimediare a questo problema con i miei futuri articoli.

In inglese, tuttavia, le risorse sono decisamente di più e di seguito vi faccio un breve elenco delle risorse che ritengo migliori (credo di aver acquistato o letto la maggior parte del materiale che ho trovato):

il podcast MPU n.251;
il podcast MPU n.356;
il podcast MPU n.358;
ScreenCastonline episodi 586 e 590 ed in corso di pubblicazione;
il Blog di DEVONtechnologiers, gli sviluppatori di DEVONthink ed altre interessanti applicazioni come DEVONagent;
il blog di Macdrifter dove trovate svariati articoli su DEVONthink.

In conclusione

Conto nei prossimi mesi di riferivi sui miei esperimenti attuali con DEVONthink. Allo stato sono rimasto molto soddisfatto da quel che sto ottenendo e dalla flessibilità e potenza delle ricerche che mi permette di svolgere.

Se siete interessati al programma o se anche voi usate DEVONthink lasciate un commento mi farebbe piacere un confronto.

Aggiunta del 16 febbraio 2017: segnalo che con la versione 2.1 DEVONthink to Go è diventato anche Document Provider e ve ne parlo approfonditamente in questo articolo.
In estrema sintesi ora è possibile utilizzare i documenti salvati all'interno dei database di DEVONthink direttamente dalle app di iOS che supportano l'apertura ed il salvataggio diretto all'interno del Document Provider.
Vi ho parlato di che così un Document Provider e del Document Picker in questo articolo.