Alcune funzioni di Scrivener per velocizzare la stesura di un documento
Recentemente ho pubblicato un articolo su Scrivener e come creare modelli di progetto e modelli di testo personalizzati.
Scrivendo l'articolo mi sono reso conto che esistono altre funzioni di Scrivener per risparmiare tempo mentre si crea un documento. È nata così l'idea di questo articolo!
1. Modelli di progetto e modelli di testo
Ne ho parlato in questo recente articolo. I modelli di progetto permettono di creare velocemente un nuovo progetto di Scrivener con le nostre impostazioni preferite.
Utilizzare i modelli di progetto è utile quando, dopo un po' di tempo, abbiamo personalizzato l'interfaccia o le ricerche di Scrivener e creiamo documenti "seriali" in cui le impostanzioni non cambiano o cambiano poco.
In Scrivener esistono già dei modelli pre-configurati eo vi consiglio di sperimentare. Se siete un avvocato come me non credo che ne troverete di immediatamente utili.
I modelli di testo, invece, sono porzioni di testo pre-scritti che potete inserire a piacimento all'interno del vostro documento. Sono più utili per l'utilizzo di Scrivener a livello letterario e possono essere d'aiuto per chi non si è già creato degli snippets con TextExpander o Keyboard Maestro come il sottoscritto.
Fatto questo breve "ripasso", vediamo insieme altre funzioni per velocizzare la scrittura di un documento in Scrivener.
2. La lista di auto-completamento delle parole
È una funzione nascosta in Scrivener ma permette di risparmiare molto tempo.
La lista di auto-completamento o completamento automatico (in inglese Auto-Complite List) permette di creare una lista personalizzata delle parole usate frequentemente in un documento. Inserita una parola all'interno di questo elenco quando state scrivendo il vostro testo nell'editor di Scrivener l'applicazione, attraverso un menù a tendina, vi proporrà una serie di possibili scelte per completare il testo che state digitando, mentre digitate le prime lettere della parola.
La funzione nasce per scrivere sceneggiature o romanzi dove i nomi dei protagonisti vengo ripetuti infinite volte, velocizza notevolmente la scrittura e riduce la possibilità di scrivere un nome non correttamente.
Anche gli avvocati usano i nomi dei "protagonisti" ovvero le parti, quando scriviano un atto giudiziario o un contratto. Utilizzare questo strumento, quindi, ci permette di risparmiare tempo e rendere l'atto più chiaro.
Come avvocati una delle prassi tipiche, perchche evita di scrivere i nomi delle parti nell'atto e rende il testo dell'atto "riutilizzabile" in altre circostanze, è quella di inserire al posto del nome la posizione processuale ricoperta ("l'attore", "il convenuto" …) o nei contratti la posizione contrattuale ("il committente" "l'appaltatore" etc …).
Personalmente non amo questo metodo perchè aumenta la ripetizione di questi termini e rende meno chiara la lettura di un documento.
Inoltre, inserendo i nomi veri delle parti è più facile evidenziare errori nella scrittura dell'atto casomai dovuti ad un taglia e incolla sbagliato o ad un periodo complesso.
2.1 Come accedere all'Auto-Complete List
Vediamo come creare un lista di completamento automatico.
Dal menù del programma scegliamo Project (Progetto in italiano) e dal menù a tendina la voce Auto-Complite List … (Lista di Completamento Automatico – come si vede nell'immagine che segue).
2.2 A cosa può servire? Esempio di completamento automatico
La lista di completamento automatico può essere usata in molti modi. Personalmetne la ritengo utile per nomi delle parti lunghi o complessi. Può tuttavia essere usata anche per altre ipotesi come parole che ripetiamo spesso nel nostro documento come ad esempio un indirizzo, un oggetto / bene con un nome complesso e così via.
Nell'immagine che segue vedete come si comporta Scrivener quando digito le lettere "Pi" ed ho inserito un nome come "Pippo Evoluzioni Industriali Spa" nella lista di completamento automatico.
2.3 Come si inserisce una parola nella lista di completamento automatico
Vediamo quindi come inserire una parola o un gruppo di parole nella lista di completamento automatico.
Anzitutto dobbiamo premere il tasto + (punto 1 della prima immagine). Quindi non ci resta che inserire il testo nel campo "New Word" (Nuova parola in italiano) come si vede al punto 2 della prima immagine.
Infine clicchiamo su Save (Salva in italiano) ed abbiamo fatto. Il risultato finale lo vedete nella seconda immagine qui sotto.
2.4 Scegliere quando utilizzare la funzione di completamento automatico
C'è un'altra opzione quando inserite una nuova parola all'interno della lista nella colonna Scope (ambito in italiano). Per le nostre necessità non dovrebbe modificare nulla ed andrà benissimo la voce General (generale in italiano).
Come potete vedere dall'immagine che segue, questa scelta è pensata principalmente per scrivere sceneggiature (Script in inglese). In questo caso vi permette di utilizzare le funzioni avanzate di Scrivener per gestire una sceneggiatura e la lista di completamento automatico sarà "sensibile" al contesto della sceneggiatura in cui digitate le parole.
2.5 Il risultato finale
Come potete vedere, una volta inserita la parola "Tribunale" nella lista di completamento automatico non appena ho digitato le prime due lettere è automaticamente comparsa la parola intera. Basterà premere la freccia in basso sulla tastiera ed invio e la parola intera verrà digitata da Scrivener al posto vostro (seconda immagine sottostante).
3. Il completamento automatico
Visto che siamo in argomento ne approfitto per segnalarvi un'ulteriore funzione collegata. È più generica ma credo sia comunque utile da conoscere: il completamento automatico.
Rispetto alla lista di completamento automatico questa funzione di Scrivener vi propone le parole che, più probabilmente, sono idonee a completare il testo da voi digitato.
Di seguito vedete un esempio molto semplice, ma potete sbizzarrirvi e incorporare questa funzione nel vostro flusso di lavoro quotidiano, se la ritenete utile.
3.1 Scorciatoia a tastiera per il completamento automatico e dove si trova nel menù
Sapete che sono un amante delle scorciatorie a tastiera, quindi, vediamo come usare la funzione senza staccare le dita dalla tastiera (e risparmiando ulteriore tempo).
Per completare automaticamente occorre premere ⌥⎋ mentre si digita del testo nell'Editor.
Per attivare la funzione di completamento automatico all'interno del capo titolo dei singoli documenti, invece, occorre usare ⌃⎋ (seconda immagine qui sotto).
La funzione, se proprio siete degli amanti del mouse, si trova aprendo il menù a tendina Edit alla voce Complete (che tradotto in italiano letteralmente sarebbe "Completa") ed alla voce Complete Document Title (che tradotto letteralmente sarebbe "Completa il titolo del documento"). Vedete il menù nella prima immagine qui sotto.
4. L'Auto-numerazione
Un'altra funzione che utilizzo moltissimo nella predisposizione dei documenti è l'auto-numerazione.
Spero di riuscire a farvi capire le potenzialità e l'utilizzo di questo strumento con un articolo anche se credo sia più semplice farvelo vedere (ora, tuttavia, non ho tempo di fare un video ad hoc).
L'auto-numerazione (in inglese Auto-Number) fa parte delle funzioni di automazione di Scrivener.
Di fatto le funzioni di automazione di Scrivener permettono di inserire nel nostro progetto un segnaposto (c.d. PlaceHolder in inglese). Quando esportiamo il nostro documento Scrivener, tra le tante cose, si occuperà di convertire questo segnaposto in una parola di senso compiuto.
Ora voi vi potrete legittimamente domandare: perchè tutto questo sforzo? Non posso mettere i numeri a mano e basta o usare un elenco numerato?
La mia rispostà è nì. Sì, potreste fare tutto quanto descritto sopra ma perdereste uno dei vantaggi più grossi di Scrivener, ovvero costruire un documento come porzioni di testo modificabili.
Immaginiamo infatti di scrivere un contratto. Ogni articolo ha un numero che voi inserite a mano. Ed ogni articolo è una porzione di testo del vostro progetto.
Immaginiamo quindi una struttura simile:
oggetto
compenso pattuito
clausola risolutiva espressa
foro competente
Ebbene se volete modificare l'ordine delle clausole, anteponendo la clausola relativa al "foro competente" a quella della risoluzione espressa dovrete rinumerare tutto. Immaginate di svolgere questa operazione in un contratto con 100 clausole ….
In questi casi usare un segnaposto è decisamente utile perché vi permette di scrivere in modo flessibile il vostro documento che potrete "rimaneggiare" anche nella sua struttura senza dovervi preoccupare delle minuzie come la numerazione delle parti o dei capitoli.
Nell'immagine che segue vedete come accedere alla funzione andando nel menù a tendina Edit (Modifica in italiano) scegliendo al voce Insert (Inserisci in italiano) e quindi la voce Auto-Number (Numerazione Automatica in italiano). Vi si aprirà l'ultimo menù a comparsa dove potrete scegliere quale tipologia di Numerazione Automatica inserire. Il menù è autoesplicativo quindi non lo esaminerò nel dettaglio.
Vediamo, quindi, come fare nella pratica, partendo con un esempio chiarificatore.
4.1 Esempio di auto-numerazione in Scrivener
Personalmente quando utilizzo questa funzione scélgo da sempre l'opzione di numerazione automatica Hierarchical (tradotto in italiano gerarchica) che permette di creare elenchi numerati per sottopunti e diventa molto utile per creare un atto giudiziario o un contratto (ma è utilizzabile anche per scritti complessi come tesi di laura, ricerche universitarie e quant'altro).
Nell'immagine che segue ho strutturato velocemente un documento a punti. Nella finestra dell'Editor di sinistra (punto 1 dell'immagine che segue) vedete l'intero documento (nella sua estrema semplicità). Nella finestra dell'Editor di destra (punto 2) vedete la scaletta (l'Outliner in inglese) di Scrivener con la struttura gerarchica del documento.
Per ottenere il risultato che avete appena visto nella finestra di sinistra (punto 1) ovvero la visualizzazione del testo contenuto in tutte le schede di testo che compongono il documento, ho selezionato nel Binder la cartella "Test autonumerazione" (come potete vedere sempre nell'immagine sottostante nella parte tutta a sinistra) e poi ho premuto su tasto cerchiato in rosso ed indicato dalla freccia.
Come potete vedere rispetto all'icona di un singolo foglio, quando si selezionano più documenti di testo, l'icona si modifica e diventa un serie di documenti l'uno sopra l'altro.
Questa funzione è utilissima per vedere un progetto nella sua interezza o per esaminare una porzione (composta da più documenti di testo) del vostro progetto.
4.2 Il risultato finale
Andando avanti velocemente, nell'immagine sottostante vedete il progetto di Scrivener esportato in formato PDF ed aperto in Anteprima.
Come potete notare al posto dei segnaposto Scrivener ha inserito i numeri corretti per la struttura del documento.
Tuttavia se avessi voluto modificare l'ordine dei documenti di testo, mentre la parte scritta senza segnaposto sarebbe rimasta invariata, la numerazione dei paragrafi no.
4.3 Come ottenere il risultato finale ?
Per ottenere questo risultato, tuttavia, vi devo insegnare un ulteriore segreto di Scrivener. In particolare una funzione che a me ha cambiato la vita.
Questa funzione mi ha permesso di usare un unico progetto di Scrivener per la creazione di più atti giuridici legati alla medesima posizione.
Per ogni atto che creo infatti, strutturo l'atto all'intero di una cartella nel Draft e, quando l'atto è completo, lo esporto usando i parametri che vi farò vedere a breve come singolo documento.
Apriamo la funzione Compila … (Compile in inglese) andando nel menù File, e scegliendo la voce Compile … o premendo la scorciatoia a tastiera ⌥⌘E.
Si aprirà la finestra Compile e dovremo passare alla versione All Options (dove è possibile accedere alle funzioni avanzate di esportazione di Scrivener).
Nella barra di sinistra denominata Compilation Options (traducibile letteralmente in opzioni di compilazione o, meglio, opzioni di esportazione) selezionata la voce Contents (Contenuti in italiano).
Le voci che ci interessano modificare sono quelle cerchiate in rosso della prima immagine che segue.
Selezioniamo quindi i contenuti che vogliamo esportare. Nella prima immagine che vedete qui sotto ho già fatto la scelta. Nell'immagine successiva vi faccio vedere come è possibile scegliere l'intero Draft o le singole voci che strutturano la gerarchia del progetto.
Nella seconda immagine vedete che la spunta è sulla cartella "Test automazione". Personalmente amo dividere in cartelle gli atti, ma in Scrivener non è necessario posto che le cartelle e i documenti di testo sono, di fatto, intercambiabili. Valutate voi come meglio procedere.
Sempre nella seconda immagine al punto 2 dovete selezionare il formato in cui Scrivener dovrà esportare. Nel mio esempio io ho scelto il PDF. Al punto 1 della seconda immagine vi segnalo anche l'icona che dovete premere, alternativamente a quanto vi ho già indicato, per aprire la finestra Compile.
4.4 Il vero trucco: trattare il gruppo come una bozza intera
Non abbiamo ancora finito, tuttavia. C'è un'altra impostazione da fare.
In particolare, come si vede nell'immagine che segue, dovete attivare l'opzione Treat compile group as entire draft che, tradotto in italiano, significa "Tratta il gruppo da compilare come un l'intero Draft (bozza)".
Questa opzione dirà a Scrivener di strutturare la gerarchia dei punti usando solo la struttura del gruppo di documenti di testo che abbiamo impostato noi.
In questo modo la numerazione automatica del documento 1 non inficerà quella del documento 2 ne quella del documento 3 anche se saranno nel medesimo Draft.
5. In conclusione
In questo articolo ho messo tanta carne al fuoco e spero di avervi dato degli spunti interessanti per l'utilizzo di Scrivener. Come sempre se avete domande potete farmele a mezzo dei commenti e se ci fosse necessità posso scrivere degli ulteriori articoli di approfondimento.
Scrivener è un programma che permette una estrema personalizzazione, è dotato di molte funzioni spesso nascoste, tuttavia imparandole ad usare e personalizzando l'esperienza di lavoro permette di svolgere molteplici attività.