Salvare rapidamente il link ad un messaggio email in Todoist

Oggi vi voglio parlare di un’automazione di iOS che ho inizialmente implementato su macOS. Quest’automazione mi permette di salvare un link ad un’email a cui devo dare risposta o a cui voglio fare riferimento per un’attività futura. Quest’automazione permette di creare un link all’email a cui si vuole fare riferimento da salvare all’interno del task manager / gestionale.

Quest’automazione utilizza due app l’AirMail(il programma di posta elettronica che utilizzo quotidianamente) e Todoist (il task manager che utilizzo per lavoro). Con qualche variazione può essere utilizzata anche con altre applicazioni.

Airmail: recuperare il link al messaggio di posta elettronica

Airmail per iOS ha inserito un sistema avanzato per interagire con Workflow ora diventato Comandi di Apple. Era già possibile copiare negli appunti il link ad un’email specifica (e così facevo e faccio tutt’ora nel sistema che utilizzo su macOS) ma con le “Azioni personalizzate” è possibile velocizzare un po’ i passaggi.

Per creare un’azione andate nella barra laterale di sinistra di Airmail, vi potete accedere premendo il pulsante in alto a sinistra che raffigura tre linee.

A questo punto nella parte bassa troverete il pulsante “Impostazioni”. Aperta la finestra andate alla sezione “Generale” e fate tap su Azioni personalizzate, come si vede nell’immagine sottostante.

Creare un’azione personalizzata in Airmail

Vediamo velocemente come creare un’azione personalizzata. Se non avete ancora un’azione premete il tasto “Crea” (punto uno del primo riquadro dell’immagine sottostante). Date quindi un nome all’azione facendo un Tap come al punto 1 del riquadro centrare dell’immagine sottostante (questa sarà poi reperibile nel menù delle azioni nella barra a scomparsa di destra di Airmail). Poi premete sul tasto Aggiungi azione (punto due del secondo riquadro dell’immagine sottostante).

Tra le possibili elenco delle azioni, scegliete quella denominata “Invia a Workflow” .

Si aprirà un’ulteriore finestra in cui dovrete indicare il nome del comando a cui vorrete passare i dati (gli input) estrapolati da Airmail. Il nome del comando deve corrispondere ad un comando esistente, nel mio caso “Todoist link a documento”, spazi e lettere maiuscole e minuscole devono corrispondere.

Quale input scegliete “Collegamento Messaggio” e come output (risultato che eventualmente potrebbe essere restituito ad Airmail) “Nessuno” poiché non abbiamo intenzione di ritornare in Airmail ma andremo in Todoist. Vedete le impostazioni descritte nel terzo riquadro dell’immagine sottostante.

A piacimento, se volete ulteriormente automatizzare, potreste inserire un’ulteriore azione denominata “Archivio” che archivierà l’email e non ve la lascerà nell’inbox della vostra casella di posta.

Alcune avvertenze

Airmail crea un link personalizzato ovvero che permette di aprire su macOS così come su iOS quella specifica email all’interno dei Airmail e non di altre applicazioni. Quindi di fatto è utile solo se utilizzate Airmail su tutte e due le piattaforme (come faccio io).

Secondariamente è necessario che sui differenti dispositivi abbiate configurato la casella di posta elettronica da cui il messaggio email è stato ricevuto, altrimenti non funzionerà il link. Stesso discorso vale se avete cancellato l’email dalla casella di posta. Potrete, invece, recuperare il messaggio email anche se questo è stato archiviato in una sottocartelle della casella di posta elettronica.

Creare un link da Mail.app

Segnalo che non sono riuscito a trovare il modo per estrarre da Mail per iOS il link ad un messaggio. Il dato c’è (quantomeno se importo l’email in Gladys) ma non sono riuscito ad estrarlo con nessuna azione di Comandi. Suggerimenti e soluzioni sono ben accette e potete scrivermi o lasciare un commento qui sotto.

Todoist ed i link

Todoist è un’applicazione web con delle app (sia per macOS che per iOS). È possibile creare dei link a pagine web così come ad url schemes in Todoist utilizzando lo standard di formattazione in Markdown, qui trovate l‘help di Todoist in italiano sul punto.

I link così creati sono cliccabili sia nell’interfaccia web che nelle app ed il sistema sia per le singole azioni o task sia all’interno dei commenti. Io preferisco inerire i link all’interno dei commenti per non rendere complessa l’interfaccia di inserimento dell’attività, ma siete avvisati del doppio funzionamento.

Utilizzare la scrittura in linguaggio naturale di Todoist

Non amo salvare nell’inbox generale un’attività ma preferisco (quando riesco) salvare nel progetto specifico (se l’ho già creato ovviamente).

Per fare ciò l’azione standard di Comandi non fa quel che voglio io. Infatti se interpreta correttamente le date, ad esempio domani alle 18:00 viene convertito correttamente nella data del giorno successivo al momento in cui inserisco il dato, non fa altrettanto per i progetti. È necessario inserire il nome completo del progetto.

Preferisco utilizzare il comando di inserimento rapido dell’app che mi permette di digitare il testo “#nome iniziale del progetto” per accedere a tutti i mei progetti e sceglierli rapidamente nonché inserire la data di scadenza, le etichette le priorità e tutte le varie opzioni supportate da Todoist.

Qui trovate la pagina, in italiano, che spiega in dettaglio le caratteristiche del linguaggio naturale di Todoist e come aggiungere rapidamente un’attività.

L’azione di Comandi per Todoist

Come vi ho accennato non mi piace utilizzare l’azione specifica presente all’interno di Comandi per Todoist, mi pare giusto tuttavia segnalarvi che esiste.

Quella che segue potrebbe essere un comando simile a quello che vi presenterò successivamente e che utilizzo io nella realtà. Il vantaggio di questo comando è che crea direttamente il commento senza necessità di inserirlo a mano; lo svantaggio è che non si può sfruttare l’inserimento veloce del progetto a cui associare l’attività.

Qui potete scaricare il comando.

L’azione per aprire l’inserimento rapido di Todoist

Come vi dicevo ho scelto un approccio diverso per creare una nuova attività di Todoist.

Invece di utilizzare l’azione specifica per Todoist di Comandi ho deciso di utilizzare l’url scheme per creare una nuova attività in Todoist. Travate maggiori informazioni e svariati schemi per Todoist qui (pagina in inglese).

Il comando è relativamente semplice prende l’input fornito da Airmail (il link al messaggio) lo formata in Markdown e lo copia negli appunti di iOS.

Fatto ciò viene passato l’url scheme per aprire l’aggiunta rapida di un’attività in Todoist.

Qui si potranno utilizzare le funzioni di auto-completamento di Todoist per i progetti e per le etichette e si potrà usare utilizzare il riconoscimento del linguaggio naturale per inserire date. Una volta fatto ciò sarà sufficiente premere l’icona dei commenti ed incollare lì gli appunti, ovvero il link al messaggio per poi premere il tasto rosso dell’aereo di carta per salvare l’attività nella pratica desiderata.

Qui trovate il comando che ho creato.