Scrivere i documenti con un software per coding ha senso per un Avvocato ?

Questo articolo è originariamente comparso nella newsletter di Avvocati e Mac circa due mesi fa: per chi fosse iscritto segnalo che l'articolo è stato ampliato e rivisitato in svariati punti; per chi non si fosse iscritto e fosse curioso di ricevere i contenuti in anteprima può iscriversi qui .

Come vi ho anticipato in questo articolo sto lavorando alacremente ad una serie di (video)articoli su come creare atti telematici avanzati.

Mentre facevo le mie ricerche e ragionavo su come creare nel modo più semplice e veloce un atto telematico interattivo sono incappato in quello che gli inglesi chiamano a rabbit hole (la tana del [bian]coniglio – con riferimento ad Alice nel Paese delle Meraviglie).

Mi sono quindi “perso” in una avventura parallela di cui vi voglio, brevemente, parlare qui.

1. Semplificare la complessità …

Da sempre, vorrei adottare il metodo di scrittura che utilizzo per i miei articoli di Avvocati e Mac nell'attività lavorativa.

Vi ho parlato del MarkDown e di come sia possibile scrivere documenti, anche complessi (i miei articoli sono abitualmente di oltre 2000 parole con immagini e svariati link a pagine web), in un semplice formato testo ovvero .TXT.

Di fatto, per gli articoli di Avvocati e Mac come questo che state leggendo, io scrivo senza preoccuparmi della formattazione del testo che viene poi gestita con i segni aggiuntivi (c.d. markup) che inserisco all'interno del semplice testo. Questo rende la scrittura dei documenti molto più fluida e veloce: l'unica mia preoccupazione è quella di scrivere dei contenuti interessanti e corretti.

Da sempre mi sarebbe piaciuto poter utilizzare questo metodo anche per un atto telematico che, per molti versi, si comporta come un articolo iper-testuale di Avvocati e Mac.

Il limite di utilizzare il MarkDown è che non è possibile centrare o giustificare il testo e, anche se è possibile creare da un file .MD un PDF, quest’ultimo non è formattato correttamente per un atto giudiziario / giuridico che, rispetto ad una pagina web, richiede una impaginazione più complessa.

2. Typora e Pandoc …

Nel corso del tempo mi sono abituato, sul Mac, ad utilizzare, per scrivere in MarkDown, il programma Typora di cui vi ho parlato qui. Typora è una piacevole interfaccia grafica che oltre a permettere di scrivere in MarkDown ne permette la sua immediata visualizzazione finale a schermo (utilissima mentre sto creando articoli con all'interno una notevole quantità di immagini). Tra le altre sue funzionalità Typora permette l'esportazione del testo scritto in vari altri formati ma anche l'importazione di file .DOCX .RTF .ODT in MarkDown. Questa funzione non è implementata dal programma direttamente ma avviene attraverso l'applicazione a riga di comando Pandoc.

Pandoc è un coltellino svizzero della conversione di formati di file di testo.

Mi sono divertito quindi a fare un veloce test per controllare una semplice cosa: è possibile creare in MarkDown un link ad un documento così come è possibile farlo per una pagina web? e se sì, questo link funziona come link relativo?

Se ve lo state domandando la risposta è sì a tutte e due le domande e questo mi ha condotto nella “tana del coniglio” in cui vi voglio, a mia volta, accompagnare.

3. LaTeX

Pandoc per creare i PDF utilizza LaTeX (da leggersi “latek”). LaTeX è un linguaggio di markup come il MarkDown ma il cui scopo principale è creare testi accademici / universitari con un occhio di riguardo alla veste tipografica. Chi mi conosce avrà già capito che la cosa mi ha subito interessato. LaTeX è sviluppato da decenni (credo sin dal 1970 anche se è disponibile alla comunità open-source dal '85).

Questo software è praticamente sconosciuto alla maggior parte degli avvocati (tranne che al mitico Franco Pasut che ne scriveva prima di me qui trovate il suo blog in italiano) ed anche in ambito universitario umanistico (da dove provengono la maggior parte degli avvocati); situazione diversa si ha in ambito scientifico ed in particolare matematico dove è necessario scrivere formule matematiche complesse e dove LaTeX è ampiamente diffuso. LaTeX tuttavia non è come il MarkDown (ovvero un linguaggio di markup semplice) ma è relativamente complesso e richiede una curva di apprendimento piuttosto alta, soprattutto se si vuole personalizzare il risultato finale ottenuto. Ma continuate a seguirmi, perché come ben sapete sono un uomo pigro, e non amo fare troppa fatica!

4. I miei esperimenti

Un po' perché è un periodo in cui non ho voglia di lavorare un po' per la curiosità mi sono messo a fare ricerche su LaTeX finalizzate esclusivamente a raggiungere i miei obbiettivi minimi per un atto formattato correttamente.

Non è mia intenzione raccontarvi tutto qui i comandi che ho usato e scoperto ma, sintetizzando velocemente, in poco tempo sono riuscito a creare quello che per me è un atto giudiziario avanzato sufficientemente corretto a livello di impaginazione ma che richiede poca, se non quasi nessuna, necessità di inserire del codice LaTeX.

In particolare sono riuscito ad utilizzare il MarkDown ed alcune istruzioni di LaTeX per creare un atto che:

• Genera in automatico un indice dell'atto sia all'interno dell'atto che può essere posizionato a piacere sia come “segnalibri” nel PDF;
• Permette una gestione piuttosto semplice dei link ai documenti allegati (grazie alla possibilità del MarkDown di strutturare un indice dei link a cui poi fare riferimento all'interno dell'atto);
• Come surplus i link ai documenti funzionano anche in Anteprima di Apple (cosa che non avviene con la creazione dei link di LibreOffice);
• apertura del PDF in Acrobat Reader o Pro direttamente con il tab dei segnalibri aperto;
• Possibilità di creare dei riferimenti incrociati all'interno dell'atto;
• Formattazione avanzata e conforme ai principi base della tipografia come indicato da Typography for Lawyer di Matthew Butterick.

4.1 Esempio pratico di atto telematico creato attraverso questo metodo

Di seguito vi faccio vedere alcuni test che ho fatto su un atto creato a fini dimostrativi con il sistema che vi ho descritto.

Come potete vedere l'atto assomiglia a quelli tipicamente da avvocati. Non è in formato uso bollo, sì lo so ma è una scelta voluta. L'uso bollo non è conforme ai dettami delle regole tipografiche (visto che il suo scopo era quello di far pagare una tassa). Da quanto è stato istituito il Contributo Unificato, tuttavia, non è più necessario scrivere gli atti in formato uso bollo (salvo espresse eccezioni e, anche in questi casi, sarebbe possibile evitarlo facendo il conteggio delle parole e delle pagine per pagare i diritti di bollo corretti).

Di seguito vedete il medesimo PDF visualizzato con Anteprima.

Infine dell'immagine sottostante vedete l'indice dell'atto generato automaticamente con i riferimenti alle pagine e “cliccabile” dall'utente per passare direttamente a quella sottosezione del documento.

Tutto ciò è stato fatto con poche linee di codice aggiuntivo rispetto ad un normale documento di MarkDown. Di seguito vedete un'immagine del codice in un misto di Markdown e LaTeX.

4.2 Collegamenti a documenti allegati all'atto

Da ultimo vediamo velocemente come ho creato i link ai documenti.

Il Markdown ha un sistema semplicissimo per creare link (a pagine web così come file):

[Testo che compare nel link](documento a cui fare riferimenti.pdf)

Nel nostro caso, tuttavia, ho utilizzato un metodo un po' più complesso ma più efficacie.

È infatti possibile creare un elenco di riferimenti ai link e, poi, far puntare all'interno del documento in markdown a questi link. Per documenti come un atto telematico avanzato questo è molto comodo perché si può puntare più volte all'interno del documento al medesimo link di riferimento. Immaginate di dovere creare svariati riferimenti al "documento 1" all'interno del vostro atto.

Per fare ciò occorre utilizzare il seguente schema:

[Testo che compare nel link][riferimento del link]

e a fondo del documento (prevalentemente a fini organizzativi non è una regola ferrea più una regola di buon senso):

[riferimento del link]: documento a cui far riferimento.pdf

Qui di seguito vedete un'immagine che rappresenta bene il funzionamento nel mio atto di prova.

4.3 L'esempio da scaricare ed "analizzare"

Se siete interessati qui potete scaricare un file ZIP al cui interno è contenuto il file in formato .MD, il PDF finale e gli allegati per testare i link relativi.

5. Le potenzialità di LaTeX

Mentre approfondivo la documentazione (se siete interessati qui trovate tantissimo materiale in italiano della comunità di GUIT e qui il blog del collega Franco Pasut che già scrive così i propri atti) mi sono accorto che le potenzialità di LaTeX sono ulteriori.

È, infatti, possibile creare dei modelli specializzati con varie funzioni utili: ad esempio per controllare la correttezza del codice fiscale inserito in un atto o aggiungere in automatico i nomi delle parti all'interno del documento facendo riferimento ad un secondo file in cui sono contenuti questi dati. Se siete interessati ne parleremo in eventuali futuri articoli.

Se volete vedere degli esempi interessanti potete leggere questo articolo in inglese dove si spiega come scrivere degli articoli, delle lettere o dei resumè utilizzando dei modelli di LaTeX con MarkDown e Pandoc. Non nego l'evidenza è l'articolo da dove poi io ho preso lo spunto principale per intraprendere questo approfondimento.

6. Cambiare mentalità ed utilizzare un editor del testo per scrivere

Mentre armeggiavo con codici LaTeX, manuali vari e facevo esperimenti di creazione dei PDF predisponendo una mini guida su come usare questi nuovi strumenti mi sono anche reso conto che software come ByWord o Typora iniziano a non essere totalmente adatti per la creazione dei documenti in LaTeX.

Questo da una parte perché il codice che occorre inserire, soprattutto per un neofita come il sottoscritto, deve essere visibile, facilmente modificabile e controllabile a colpo d'occhio.

Dall'altra parta, poi, creare un documento in formato testo ci permette di utilizzare strumenti avanzati per la manipolazione del testo che, tipicamente, sono propri dei programmatori.

Infatti, omettendo la complessità di software proprietari di video scrittura ed utilizzando degli strumenti opportuni manipolare il testo, scrivere diviene un'attività relativamente semplice e … indovinate … automatizzabile.

Infine scrivere utilizzando un editor di testo scinde completamente la parte di creazione e rifinitura dei contenuti di un documento da quella di formattazione e presentazione dello stesso.

Ho deciso inizialmente di sperimentare con Sublime Text 3 un software pensato per scrivere codice ma, per tutta una serie di ragioni che vi esporrò nel prossimo articolo, mi sono fermato su Vim.

Scrivere con un editor di testo richiede un grosso cambio di prospettiva.

Posso tuttavia già dirvi che, una volta intrapresa la strada, i vantaggi e le automazioni che potrete applicare nello scrivere i vostri documenti saranno un'arma impareggiabile (quest'articolo è stato scritto in parte e completamente revisionato solo in Vim utilizzando proprio le automazioni di cui vi sto parlando).

Un altro interessante effetto di utilizzare un editor di testo è che, richiedendo un maggiore sforzo cognitivo, aiuta a non perdere la concentrazione mentre si scrive.

7. Open source e multi piattaforma

Da ultimo mi voglio soffermare su qualcosa di relativamente scontato ma anche molto importante.

Tutti i programmi di cui vi ho parlato oggi (Markdown, Pandoc, LaTeX e Vim) sono open source ovvero sviluppati da volontari e scaricabili gratuitamente da chiunque.

Questo ha due grosse implicazioni:

1. I software di cui vi ho parlato sono gratuiti e senza costo (per chi vuole stare attento alle spese);
2. I software in questione sono multi piattaforma, ovvero, possono essere usati indipendentemente dal fatto che voi utilizziate un Mac o un (normale) PC Windows; questo è molto comodo se si vive in ambiti ibridi e permette di collaborare anche con soggetti che non utilizzano Mac.

In conclusione

Scrivere un documento, sia esso un atto giuridico o una tesi di laurea, a mezzo di un file di testo semplice è possibile, utilizzando gli strumenti opportuni. Markdown, Pandoc e LaTeX sono ottimo trittico di software open-source che permettono, senza aggiungere troppa complessità, di creare PDF con un giusto grado di personalizzazione.

Venendo agli atti giuridici telematici vi ho dimostrato come sia possibile creare, con pochi accorgimenti, degli atti ben strutturati e con buona parte delle funzioni avanzate che permettono il riconoscimento del 30% in più secondo i parametri ministeriali del D.M. n.52/2014.

L'utilizzo di questi strumenti inoltre permette di poter collaborare su più piattaforme (Mac, Windows ma anche Linux) e gratuitamente, senza alcun costo aggiuntivo, per l'utente. È quindi possibile sperimentare senza costi aggiuntivi questo "stile di vita".

Sono pertanto curioso di cosa ne pensiate (nel bene così come nel male) di questa mia nuova passione e spero che vogliate condividere con me il vostro pensiero nei commenti o scrivendomi un'email.

Vi segnalo infine che ho pubblicato qui un secondo articolo dedicato all'utilizzo di VIM per creare atti telematici avanzati e dove vi faccio vedere, in un video, come ho creato i collegamenti agli allegati descritti in questo articolo.