Gestione i calendari contestuali con Fantastical e Comandi Rapidi

Oggi articolo relativamente breve perché sono arrivato lungo come al mio solito.

Purtroppo ci sono un sacco di cose che bollono in pentola ma, allo stato, non riesco a parlarvene.

Ciò detto veniamo al tema del giorno.

Fantastical: un calendario di terze parti per macOS ed iOS / iPadOS

Fantastical è una applicazione di gestione del calendario sviluppata da Flexibits.

Vi potreste domandare perché utilizzare una applicazione a pagamento (in abbonamento ad € 3,67 al mese se pagato annualmente) rispetto all’applicazione Calendario di Apple già fornita (gratuitamente) su macOS ed iOS.

Il motivo è che Fantastical fornisce funzioni avanzate che l’applicazione di Apple non fornisce.

Personalmente ho deciso di fare un test per un anno e, per ora, ammetto di trovare utile per la mia attività l’utilizzo di Fantastical per queste ragioni:

• Integrazione diretta con Todoist, così facendo gli impegni ed attività che mi segno nel mio task manager (gestore di attività) sono direttamente visibili nel calendario;
• Personalizzazione “spinta” dell’interfaccia: posso ad esempio cambiare i giorni della settimana visualizzati o le ore visualizzate nel calendario;
• infine personalizzare la visualizzazione dei calendari mostrati da Fantastical.

Calendari multipli e gestione a blocchi del tempo

Originariamente non ero un grosso utilizzatore del calendario, avevo un gestionale e mi segnavo le attività lì. Lavoro e casa erano due contesti divisi e non visibili l’uno all’altro.

Poi mi sono sposato ed ho avuto un figlio ed improvvisamente l’organizzazione della famiglia si è complicata … nel mentre ho abbandonato il gestionale (qui trovate un mio articolo sul perché e come sia poi atterrato nel mondo di Todoist) e mi sono trovato a gestire più calendari.

Ogni calendario ha uno scopo preciso e ci segno gli impegni relativi. Solo per casa ho due calendari condivisi (con mia moglie) in cui gestiamo gli impegni famigliari e la gestione dei pranzi e delle cene (sì sembra eccessivo ma pianificare i pasti ad inizio settimana permette di semplificare molto la vita: sia per la spesa che per la gestione della cucina). Per lavoro ho strutturato un sistema relativamente complesso che non ha senso oggi approfondire ma strutturato sulla divisione in blocchi di tempo.

Time blocking: lavorare a blocchi di tempo

Non è mia intenzione entrare nel dettaglio dell’argomento che meriterebbe un articolo a se stante (se volete approfondire l’argomento qui trovate un bell’articolo esaustivo in inglese e qui la sua versione tradotta in italiano da Google).

Personalmente ho conosciuto questa “tecnica” da Cal Newport e David Sparks e la sto cercando di implementare il più possibile nell’attività lavorativa.

L’idea di fondo è quella di dare ad ogni ora lavorativa uno specifico compito e “bloccare” nel proprio calendario del tempo per svolgere le singole attività che vogliamo portare avanti. Questa modalità di impiegare il tempo oltre ad essere maggiormente intenzionale nasce nell’ottica di massimizzare il deep work (traducibile in italiano come lavoro approfondito o profondo) rispetto allo shallow work (lavoro superficiale).

La vita di un professionista (soprattutto attuale) è costellata di lavoro superficiale (come ad esempio rispondere alle email o al telefono) ma è sempre più raro ritagliarsi del tempo per svolgere il lavoro approfondito ovvero quel lavoro che richiede grande concentrazione, nessuna interruzione o distrazione, ed uno sforzo intellettuale prolungato per risolvere un problema o scrivere un atto / documento.

Bloccando del tempo per uno specifico scopo avremo un maggior controllo (per quanto umanamente possibile) della nostra giornata lavorativa.

Corollario di questo approccio è che è impossibile riuscire a mantenere un controllo preciso di quanto pianificato, la vita è piena di imprevisti, piccole e grandi emergenze, ma questo approccio vi permetterà di gestire in modo più consapevole la vostra giornata lavorativa così da non essere trascinati nel fiume della vita di emergenza in emergenza.

I calendari contestuali grazie a Fantastical

Come vi ho descritto mi ritrovo con svariati calendari da gestire. Alcuni sono legati al mio lavoro altri alla gestione della famiglia, altri ancora per progetti collaterali come, ad esempio, Avvocati e Mac.

A volte ho necessità di avere tutti i calendari a disposizione (in particolare se sto pianificando la settimana o devo prendere un’appuntamento) ma spesso mi interessa vedere il singolo contesto in cui sono in quel momento.

Infatti, se sto lavorando, non mi interessa ed anzi spesso può essere di distrazione vedere gli impegni famigliari.

Fantastical ha una funzione specificamente dedicata a questo: i set di calendari.

Con questa funzione è possibile aggregare più calendari l’uno con l’altro in base al loro contesto.

E qui entra in gioco sempre il mitico David Sparks.

Recentemente David sta sperimentato quello che lui chiama Contextual Computing che in italiano si potrebbe tradurre con “lavoro al computer contestuale”.

Il ragionamento di fondo di David è che spesso ci troviamo a dover svolgere uno specifico compito davanti al computer.

Immaginiamo di dover scrivere una email. Abitualmente apriremo il nostro client email di scelta e inizieremo a scrivere l’email … c’è tuttavia un problema che si può porre!

L’applicazione per gestire le email non serve solo per scriverle ma anche per riceverle. Così facendo rischiamo (e spesso accade) che invece di svolgere l’attività che ci eravamo prefissi (scrivere l’email) ci cade l’occhio su una mail appena arrivata (casomai qualcosa di “importante”) e, invece di fare quel che ci eravamo prefissati, ci troviamo a fare tutt’altro.

Moltiplicate quest’esempio per infinite casistiche e vedrete come lavorare davanti ad un computer, potenzialmente, è un’attività altamente dispersiva.

L’idea di David quindi è quella di bypassare l’applicazione (con una serie di stratagemmi ed automazioni) per svolgere il compito che ci siamo originariamente prefissati in modo puntuale.

Mi sto dedicando proprio in questo periodo ad implementare questo metodo di lavoro e tra le varie cose ho deciso di implementarlo con i Calendari contestuali grazie a Fantastical.

Comandi rapidi al salvataggio

Allo stato non ho ancora ben ragionato come implementare il tutto su macOS. In Fantastical per macOS è infatti possibile utilizzare delle scorciatoie a tastiera per cambiare contesto o set dei calendari. Queste scorciatoie tuttavia per me non sono praticabili perché confliggono con quelle per spostarmi da una scrivania virtuale all’altra di macOS. Secondariamente non risolvono il problema di essere nell’applicazione con un contesto non appropriato e doverlo modificare. La distrazione è sempre dietro l’angolo (di fatto siamo progettati per essere distratti, ma questa è una storia per un altro momento!).

Ciò detto ho trovato una soluzione per iOS / iPadOS.

Come sempre la soluzione è una automazione di Comandi Rapidi.

Anzitutto c’è da dire che Fantastical per iOS / iPadOS ha una serie di azioni specifiche per Comandi Rapidi, come si vede nell’immagine sottostante.

Esempio di azioni “donate” da Fantastical all’interno di Comandi Rapidi

Tra queste azioni è presente anche l’azione “Cambia set calendari”.

Ho quindi sperimentato un po' per ottenere il Comando Rapido che segue.

Le semplici azioni del Comando Rapido per scegliere un differente set di calendari in Fantastical

La particolarità di questo Comando è che ho dovuto un attimo capire come funzionava l’azione “Cambia set calendari”. Una volta fatto ciò è stato relativamente semplice creare un elenco con i vari set dei miei calendari, aggiungere un’azione per scegliere il set che mi interessava e passarlo all’azione di Fantastical.

A questo punto è sufficiente aprire l’applicazione con l’azione specifica e Fantastical sarà aperto con il contesto di calendari scelto.

In conclusione

Anche se, contro le mie previsioni, sono riuscito a scrivere un articolo più lungo di quanto anticipato, spero di avervi dato alcuni spunti interessanti.

Il Comando Rapido che vi ho proposto è molto semplice ma credo sia un buon esempio di contextual computing e mi è servito per introdurre un argomento che, non appena avrò più tempo, spero di approfondire ulteriormente. Come sempre se avete suggerimenti o domande potete lasciarle nei commenti qui sotto.