Sincronizzazione depositi telematici di SLpct su più PC sicura con Syncthing

Come mi capita spesso, questo articolo nasce da una casualità.

Nei giorni scorsi mi sono ritrovato a ricercare un deposito che avevo fatto dal mio iMac 27" dell’ufficio. Come sarà chi bazzica questo sito o il canale telegram omonimo nel corso dell’anno ho aggiornato da zero (ovvero formattando l’SSD e re-installando tutto) il mio iMac a Big Sur e, in prossimo futuro quando avrò un attimo di tempo, conto di aggiornarlo a Monterey.

Mentre cercavo il deposito fatto con SLpct mi sono reso conto che non avevo nessun deposito anteriore a circa 6 mesi fa (quando appunto ho aggiornato da zero il Mac).

Non mi è sceso il panico semplicemente perché, prima di installare da zero Big Sur, avevo fatto una clone a freddo (ovvero una copia integrale del disco rigido del mio Mac) della precedente configurazione con i relativi dati. Questa operazione la consiglio sempre e, ogni volta che si fa una installazione da zero è essenziale per recuperare dati o tornare indietro.

Mi sono però reso conto di un limite della mia configurazione attuale di SLpct, ovvero del fatto che salva i depositi solo sul Mac che sto utilizzando e questi depositi non sono in alcun modo sincronizzati tra le macchine e, conseguentemente, 1. potrei perderli 2. potrei non averne la disponibilità nel momento del bisogno.

Probabilmente non è una situazione critica ma meglio essere sicuri che rimpiangere di non aver implementato un sistema di backup / sincronizzazione.

1. Pregi di SLpct

Ho già descritto, molto tempo fa ormai, i pregi di SLpct, e uno di questi è il fatto che i nostri documenti rimangono sul PC su cui è installato il programma, contrariamente ai programmi on-line, come ad esempio Quadra, dove i dati dei nostri depositi sono salvati sul cloud e, pertanto, non ne abbiamo diretto controllo. Se non conoscete o volete approfondire SLpct, il programma gratuito per creare buste telematiche per il Processo Civile Telematico, vi segnalo l’ottima collezione di guide e trucchi che trovate nel sito gestito dall’amico Stefano Baldoni.

2. Perché non sincronizzare con Dropbox od un altro cloud

Sincronizzare i dati dei depositi di SLpct utilizzando dei normali cloud è un po' come affidare i nostri dati a servizi online di deposito telematico. Non ne abbiamo un diretto controllo e, rispetto ai servizio italiani che (si spera) dovrebbero avere server in Europa così rispettando le richieste del GDPR, abbiamo la quasi certezza che i dati dei nostri clienti siano fuori dall’Europa. Se volete approfondire l’argomento mi sono divertito, tempo addietro, ad analizzare come Dropbox si è adeguato al GDPR in una puntata del mio podcast.

3. La soluzione al problema

Ma allora non c'è soluzione al problema? Val la pena di utilizzare software online come Quadra o simili?

No, la soluzione c'è e si chiama Syncthing.

3.1 Syncthing

Di questo programma ho già parlato nel podcast ma non ho mai scritto un articolo al riguardo. Ne approfitto, quindi, per presentare anche ai lettori del sito questa interessante soluzione di sincronizzazione da PC a PC.

Non è mia intenzione entrare troppo nel dettaglio in questo articolo, vi spiegherò solo come configurare il tutto per SLpct, ma di seguito vi lascio due video in italiano che vi permetteranno, se vorrete, di approfondire (non ha senso che io rifaccia tutto!).

3.2 I vantaggi

Anzitutto la cosa più interessante di Syncthing è che non è un servizio cloud anche se si appoggia suoi protocolli internet. Questo significa che i vostri dati sono fisicamente sui dispositivi di vostra proprietà che controllate. La sincronizzazione di questi dati avviene attraverso un protocollo sicuro e cifrato online. Corollario di questo sistema è che per poter utilizzare Syncthing occorre avere almeno 2 dispositivi e se si vuole che questi dispositivi siano sincronizzati tutti e due devono essere accesi nello stesso momento.

Personalmente, per ovviare parzialmente a questo potenziale problema ho creato una struttura a 3 computer (Mac per la precisione) dove il mio vecchio iMac 21.5" del 2014 svolge la funzione di server. In questo modo, indifferentemente da dove io stia modificando un documento (dal Mac a casa piuttosto che dal Mac in ufficio) i documenti sono sempre aggiornati.

Secondariamente Syncthing è open-source e gratuito per cui non vi costa nulla e potete provare l’applicazione a vostro piacimento.

Un'altra funzione interessante di Syncthing è il c.d. Versioning ovvero un sistema di salvataggio delle versioni precedenti dei documenti. Personalmente non la utilizzo perché i miei Mac hanno già attivo Time Machine e questo mi fornisce già un sistema per tornare indietro nel tempo, se non avete un sistema di versioning come Time Machine però la funzione d Syncthing è comunque molto utile.
Unica avvertenza è quella che, come qualsiasi sistema che duplichi lo stesso file nel corso del tempo, si rischia di riempire velocemente lo spazio sui dischi del vostro computer.

Altro pregio è che Syncthing è un sistema multi piattaforma: ciò significa che potete sincronizzare i vostri dati su macOS così come Windows, Linux ed Android in modo indifferente. Questo rende facile la vita a chi lavora su differenti sistemi operativi ad esempio Windows e Mac.

Discorso a parte devo fare per il mio amato iOS / iPadOS perché in questo caso non esiste una versione open-source e gratuita ma solo una a pagamento: MoebiusSync. Il costo attualmente non è elevatissimo (circa 5 € mentre scrivo per acquisto in-app) e, personalmente ne vale la pena, la mia perplessità maggiore è il fatto che lo sviluppatore è di piccole dimensioni e, quindi, se la cosa non fosse per lui più vantaggiosa a livello economico potrebbe smettere di sviluppare l’app. Ciò detto, l’applicazione è stata aggiornata da poco (Novembre 2021).

Infine, quantomeno nella mia esperienza, non ho mai avuto problemi con i firewall ed altre configurazioni. Il sistema funziona e non richiede alcuna configurazione della rete interna.

3.3 Gli svantaggi

Veniamo quindi agli svantaggi di questa soluzione rispetto ad un normale cloud.

Come dicevo prima, è necessario che un PC sia sempre acceso per avere una sincronizzazione efficace.

Altro svantaggio è l’assenza di una sincronizzazione selettiva. Se si sincronizza una cartella, il suo intero contenuto verrà sincronizzato sul computer, se si sincronizzano grosse moli di dati può essere un problema.

Personalmente per “mitigare” il problema ho suddiviso le pratiche in lavorazione (ovvero attive e su cui lavoro) e quelle archiviate (che sono chiuse e servono solo come archivio). In questo modo, in caso di poco spazio, posso scegliere di sincronizzare solo le pratiche attive ed evitare l’archivio che, dopo 15 anni di attività ed una decisa digitalizzazione dal 2014, iniziano ad occupare un certo spazio.

4. Sincronizzazione cartella delle buste di SLpct: Come funziona SLpct

Vediamo quindi come utilizzare Syncthing per sincronizzare i depositi di SLpct su differenti computer.

4.1 Salvataggio buste

Anzitutto alcune informazioni di base.

Ogni volta che si crea un nuovo deposito in SLpct è richiesto dal programma di dare un “nome” al deposito, questo serve per creare, all’interno della cartella del soggetto depositante (contraddistinta dal suo Codice Fiscale) tutti i documenti del deposito.

Personalmente io ho sempre usato la configurazione di base, ovvero quella di suddividere i depositi in base all’anno e anteporre la data del deposito a nome del deposito così da avere la “cronistoria” dei miei depositi e procedere velocemente alla ricerca di quello che mi interessa.

*Immagine della parte iniziale dell’interfaccia di SLpct con evidenziate le modalità del salvataggio del deposito*

La cartella di salvataggio dei depositi è modificabile e, per fare ciò, è possibile andare nelle Impostazioni di SLpct e personalizzare la cartella in cui si vogliono salvare i depositi.

*Impostazioni di SLpct e, al punto 1, la voce di personalizzazione delle cartelle di salvataggio dei depositi*

Personalmente vado per le impostazioni base per pigrizia (ovunque installi SLpct le impostazioni saranno uguali da subito e non è richiesta una configurazione ulteriore).

Se volete approfondire come riaprire un deposito fatto con SLpct vi segnalo questo articolo di Stefano Baldoni. Qui ne approfitto per sottolineare come la funzione di riapertura di un deposito sia utile solo per 1. ultimare un deposito precedentemente iniziato, 2. controllare cosa si è depositato precedentemente. È altamente sconsigliato usare questa funzione per predisporre un nuovo deposito.

5. Come configurare SLpct e Syncthing per sincronizzare la cartella dei depositi

Arriviamo dunque alla soluzione pratica del problema.

5.1 Installazione

Syncthing è installabile sia come DMG e qui non c’è molto da dire, sia attraverso Hombrew.

In questo caso segnalo che Syncthing è presente sia come “formula” o come semplice “cask”. La differenza potrebbe sembrarvi da poco ma i due metodi di installazione sono relativamente differenti.

Se si installa come cask di fatto installate esattamente come fareste con il DMG e vi ritroverete l’app all’interno della cartella delle Applicazioni. Salvo problemi, Syncthing si avvierà in background all’avvio del vostro Mac.

Se invece installate Syncthing come “formula” allora dovrete procedere anche a riavviare il servizio ad ogni aggiornamento del programma utilizzando il seguente comando.

brew services restart syncthing

Nota finale per possessori di M1: da quel che ho letto online i problemi con i nuovi processori di Apple dovrebbero essere stati risolti, ma prima di fare la configurazione di SLpct con Syncthing vi consiglio comunque di fare qualche test di sincronizzazione. Io purtroppo non ho un nuovo Mac M1 e quindi non ho avuto modo di testare il tutto.

5.2 Configurazione

Do per scontato che abbiate installato Syncthing su almeno due computer e che li abbiate “abbinati” l’uno all’altro (nelle video guide che ho inserito nell’articolo vengono spiegati tutti i passaggi in dettaglio quindi fate riferimento a questi ultimi).

Nell’interfaccia web di Syncthing cliccate sul tasto “+Aggiungi Cartella”. Nella finestra che si aprirà dovete selezionare la cartella di SLpct con il vostro codice fiscale.

*Immagine dell’interfaccia web di Syncthing: opzione aggiungi cartella*

A questo punto aggiungete la cartella da condividere, nel nostro caso quella di SLpct, ovvero se avete fatto come me, all’interno della cartella SLpct la cartella con il vostro codice fiscale.

*Esempio della mia cartella di SLpct messa in sincronizzazione con Syncthing*

Ora dovete solo condividere la cartella con i vostri altri dispositivi andando nel tab “Condivisione”.

*Esempio di mia condivisione della cartella di SLpct su vari computer*

Come potete vedere nella mia configurazione ho reso disponibile la cartella con i salvataggi di SLpct dal mio MacBookPro 16" che uso a casa al mio iMac 21" (il mio server) e al mio iMac 27" in ufficio.

Nelle interfacce di Syncthing degli altri computer comparirà un avviso che un computer (nel mio caso il mio MBP 16) ha condiviso una cartella e vi chiederà di accettare o rifiutare l’offerta. Accettate e impostate come cartella di condivisione la cartella dove si trovano i salvataggi di SLpct con il vostro codice fiscale.

L’ultimo passaggio, se come me avete più computer, è abilitare nella condivisione del secondo, e poi del terzo computer, la condivisione della cartella anche con gli altri di modo da avere tutto sempre sincronizzato indipendentemente da quale computer è acceso.

Ultimissima considerazione, sincronizzando le cartelle di SLpct con il vostro codice fiscale vi permette anche di sincronizzare cartelle per depositi eseguiti da soggetti differenti (ad esempio se voi depositate per un vostro collega o se la vostra segretaria prepara dei depositi per voi).

In conclusione

Spero che questo articolo, nato da esigenze personali, possa esservi utile e possa darvi qualche spunto per risolvere vostri problemi. Credo che Syncthing sia un’ottima soluzione di sincronizzazione tra differenti dispositivi e vi consiglio caldamente di provarlo o di vedere i due video che ho inserito nell’articolo in cui altri bravi autori ne approfondiscono il suo utilizzo.

Come sempre se avete domande o commenti li potete lasciare qui sotto (vi ricordo sempre che Safari ha dei problemi con SquareSpace quindi per lasciare un commento vi suggerisco di usare un altro browser 😅).