In questa puntata ti parlo del perché ora più che mai è importante scrivere atti o documenti programmatici.

Note dell’episodio

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Qui trovi la registrazione in video della puntata non editata.

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Sinossi

Ti ricordo che la sinossi è generata dalla IA in particolare usando la trascrizione del podcast con l’app Transcriber dell’amico Alex Raccuglia che trovi le sue tante applicazioni su Ulti.media e NotebookLM.

1. L'Automazione Documentale e gli Atti Programmatici

Il Problema della Ripetitività: Nel mondo legale e in generale in quello del lavoro, la produzione di documenti è centrale. Molti di questi atti contengono però elementi ripetitivi e necessitano dell'inserimento di dati che rendono il lavoro tedioso e potenzialmente pieno di errori.
Cos'è l'Automazione: L'automazione documentale (document automation) consiste nel generare documenti in modo semi-automatico.
I Vantaggi: Questo sistema garantisce uniformità e consistenza negli atti, oltre a un notevole risparmio di tempo e una riduzione degli errori, a patto che la struttura di base sia stata pensata bene.
Quando Automatizzare: Non ha senso automatizzare un compito che fai una volta e mai più. L'automazione è utile per documenti che si fanno regolarmente, ad esempio 2, 3, 4 o 5 volte, o atti annuali che richiedono solo piccole modifiche.
Definizione di Atti Programmatici: L'idea è creare documenti scritti come se fossero dei programmi. I dati vengono inseriti utilizzando quelli che in gergo tecnico si chiamano segnaposto o variabili.

2. Struttura Condizionale e Vantaggi Pratici

Il Potere delle Condizioni: Una caratteristica essenziale degli atti programmatici è che sono scritti in modo condizionale, usando la logica del "se... altrimenti" (if statement).
Esempio Concreto (Il Precetto): L'atto di precetto, spesso noioso e complesso per i conteggi, è un esempio perfetto. A seconda delle condizioni (ad esempio, se si basa su una sentenza già notificata o su un decreto ingiuntivo provvisoriamente esecutivo), il testo e le diciture cambiano automaticamente.
Conti Automatici: Oltre a gestire il testo condizionale tramite variabili vero/falso, il sistema può generare in automatico anche tutti i conti della spesa (capitale, interessi, spese liquidate, ecc.).
Efficienza Massima: Una volta predisposto il template, se un atto (come un precetto) segue un iter precedente (come un decreto ingiuntivo), basta copiare i dati già presenti e inserire solo le informazioni finali, ottenendo un documento quasi pronto.

3. Strumenti Pratici per Creare Automazioni

Esistono diversi modi per implementare questa automazione, e la scelta dipende dalle tue esigenze.

LaTeX (Il Metodo di Filippo Strozzi): Il conduttore utilizza esclusivamente LaTeX da 3-4 anni. LaTeX permette di definire comandi (variabili) per inserire testo o numeri, ed è anche in grado di gestire le condizioni (if statement) e i conteggi interni, anche se questo richiede un lavoro iniziale più complesso. Nelle note trovi riferimenti a un webinar e a un articolo di un collega per approfondire.
Word con Python (DocX Template): Per chi usa o deve condividere file Word, esiste la libreria Python DocX Template. Il bello è che permette di creare automazioni per documenti .docx anche se non hai Word installato, supportando variabili e testi condizionali.
Pages e Comandi Rapidi (Utenti Apple): Anche Pages (il software di Apple) consente di usare segnaposto che possono essere riempiti con i dati tramite l'app Comandi Rapidi. Questo è utile per generare velocemente atti specifici, come la relata di notifica a mezzo PEC.

4. Il Futuro: Atti Programmatici e Intelligenza Artificiale

L'Impatto dell'IA: Gli atti programmatici sono diventati ancora più cruciali con l'arrivo dell'Intelligenza Artificiale (LLM).
Il Problema dell'Anonimizzazione: Se vogliamo usare LLM online (come ChatGPT, Claude) per analizzare i nostri documenti legali, dobbiamo anonimizzarli per proteggere la privacy, ma senza perdere il contesto. L'anonimizzazione manuale (trova e sostituisci) è lenta, tediosa e ad alto rischio di errore.
La Soluzione del Dato Strutturato: Poiché gli atti programmatici utilizzano già dati strutturati (come variabili), questi dati possono essere estratti e trattati automaticamente. Vengono citati formati come JSON, XML e YAML(preferito dal conduttore per la sua semplicità).
Il Doppio Vantaggio: Avere i dati strutturati permette due cose fantastiche: 1) anonimizzare rapidamente i dati sensibili, sostituendoli con nomi fittizi (es. Pluto e Paperino) prima di darli in pasto all'IA, e 2) riutilizzare i datidelle parti in tutti gli atti successivi.

In sostanza, strutturare i documenti in maniera programmatica oggi non è solo una questione di efficienza interna, ma è l'unico modo per interfacciarsi in sicurezza e con tranquillità con i potenti strumenti di intelligenza artificiale senza violare la confidenzialità. È un lavoro progressivo, ma i benefici sono enormi.