Standardizzare la nomenclatura dei documenti

Con l'articolo della settimana scorsa ho concluso la serie di articoli su come creare una struttura delle pratiche efficiente e automatizzare tale compito.
Ora voglio esplorare, in una nuova serie di articoli, un aspetto complementare ovvero l'efficiente nomenclatura dei file per una corretta archiviazione digitale.
Se infatti è importante avere una struttura a cartelle chiara dove contenere i propri documenti è altrettanto importante, una volta trovata la cartella giusta, trovare all'interno di questa il documento che cerchiamo.
In questo articolo vi parlerò nel dettaglio di come scegliere la nomenclatura più funzionale per trovare un documento.
Nei prossimi articoli, invece, vi spiegherò come velocizzare ed automatizzare l'attribuzione di nomi dei documenti.
In particolare utilizzerò questo spunto per parlare di come svolgere queste operazioni con due differenti programmi: TextExpander e Keyboard Maestro.
Ho parlato indirettamente di questi programmi sul sito (sia facendo riferimento al loro uso sia dando consigli nei commenti ai vari articoli) ma non è mai parlato in modo dettagliato. Gli articoli saranno incentrati sul compito specifico di andare nomi idonei ai file e non spiegheranno tutte le funzioni, ma permetteranno ai neofiti di iniziare ad imparare i vantaggi di TextExpander e Keyboard Maestro.
Fatte queste dovute premesse entriamo nel cuore dell'articolo.

Ricapitoliamo le regole di base ...

Iniziamo con alcune premesse di rito.
Suggerisco di (ri)leggere l'articolo che ho pubblicato a Giugno dal titolo Come gestire le pratiche in digitale: organizzare i documenti digitali ed in particolare la parte finale dell'articolo su "Che nome dare ai documenti?".

Non ripeterò qui quanto già scritto, ma ritengo opportuno fare alcune precisazioni ulteriori.

Se guardate la nomenclatura dei documenti nel mio Mac questa assomiglierà invariabilmente al seguente schema:
ANNO-MESE-GIORNO 000F oggetto del documento
che, tradotto nella pratica, diviene: 2016-06-30 319F estratto conto corrente.pdf.
Come molti di voi potranno intuire dal nome del documento, trattasi di un estratto conto trimestrale del 30 giugno di quest'anno di un fallimento di cui sono curatore (nello specifico).
L'utilizzo di questo schema mi permette:

• di contestualizzare temporalmente il documento, senza doverlo aprire o visualizzare in anteprima;
• di individuare in che pratica va, nel caso in cui il documento non sia ancora stato archiviato all'interno della pratica;
• di conoscere il contenuto del documento (nell'esempio è la copia di un estratto conto).

Pochi elementi di testo mi permettono a colpo d'occhio di trovare il documento, casomai tra una marea di differenti estratti conto.

Perché non ho usato in nomi delle parti?

Questa è una scelta relativamente personale ma mi pare opportuno spiegarvi le ragioni. Originariamente, lo ammetto, oltre al numero della pratica inserivo anche i nomi della parti.
Tuttavia questo approccio allungava enormemente il nome dei documenti senza aggiungere altri dati utili.
Tornado al nostro esempio, invece di 2016-06-30 319F estratto conto corrente.pdf ci troveremmo con un nome tipo:
2016-06-30 319F fall_to n_1-2016 - estratto conto corrente.pdf.
Questo potrebbe ulteriormente complicarsi nel caso in cui la posizione sia tra due controparti ad esempio:
2016-06-30 319F Sempronio Simplicius vs Mevio Mefistofelicus - estratto conto corrente.pdf.

Ho quindi deciso di semplificare confidando che, qualora avessi collaboratori, il sistema che unisce il numero della pratica con le parti sia uno strumento di uso comune.

Ulteriore vantaggio

Sul numero della pratica poi ho impiantato un ulteriore sistema fondamentale per la gestione del mio ufficio digitale: l'archiviazione "automatica" con Hazel.
Non entrò qui nei dettagli ma, una volta finito questo ciclo di articoli, conto di spiegare anche questo mio ulteriore "trucco".

Come scegliere l'oggetto del documento?

Da ultimo alcuni consigli su come scegliere l'oggetto del documento.
L'oggetto dovrebbe essere:

• univoco: ovvero proprio di solo quel documento;
• specifico: ovvero se dovete scegliere tra un nome che indica un genere ed uno che indica una specie di quel genere sceglilete sempre il secondo;
• descrittivo: ovvero un nome che descriva il contenuto del documento.

Concludo questa breve ricapitolazione / specificazione ricordando che scegliere il nome dell'oggetto è qualcosa che, in parte, sfocia nella soggettività per cui i miei sono solo suggerimenti ed il risultato della mia personale esperienza, non regole scolpite nella roccia.

Automatizzare il processo di inserimento dei nomi dei documenti

Se mi avete seguito fino a qui, una domanda vi si sarà formata nella mente ... Ma quanto tempo di perdo a nominare un documento?

La domanda è legittima perché non ha senso avere un ottimo sistema di archiviazione se poi non lo si usa.

Se vi ricordate, tuttavia, sono una persona pigra e non amo faticare troppo; come mai vi sto suggerendo questo metodo folle?

La risposta alla domanda è semplice: esiste un trucco per semplificare ed automatizzare l'inserimento del testo!

Con questo articolo voglio introdurvi in particolare ad un cambio epocale della vostra vita. Beh, forse ho esagerato con l'iperbole ma sicuramente a me ha cambiato il modo in cui lavoro.

Gli Snippets (i frammenti) di testo

Immaginate di dover dare la stessa risposta via email a differenti persone, o di dover scrivere la stessa porzione di testo più e più volte. Non l'attività più entusiasmante, vero?

Una soluzione a questo problema potrebbe essere quella di avere sempre con voi il testo della risposta e procedere al copia e incolla di quel testo. Tuttavia non sarebbe bello, con la digitazione di pochi caratteri (ad esempio una sigla) e senza dover alzare le dita dalla tastiera che, magicamente, la risposta venisse digitata per voi?

Stesso discorso per quando dovete inserire la vostra email in un modulo o altri dati ripetitivi. Il risparmio di tempo è evidente!

Beh, esistono vari software per fare questa "magia".

Il più famoso e blasonato è TextExpander ma anche altri software come Keyboard Maestro supportano tale funzione.

Come utilizzare gli Snippets per automatizzare la nomenclatura dei documenti

Come anticipato nei prossimi articoli non entrerò nel dettaglio di tutte le possibilità che questi software offrono, ma mi concentrerò sull'utilizzo per gli scopi di questa serie di articoli.

TextExpander e Keyboard Maestro, infatti, possono aiutarci per:

1. l'inserimento della data nel nome del documento;
2. l'inserimento di specifici oggetti ripetitivi.

##In conclusione
Abbiamo visto alcuni esempi di nomenclatura dei documenti, ricapitolato i principi di base di come strutturare una nostra nomenclatura efficiente ed il trucco di base su come velocizzare tali operazioni.

Nei prossimi articoli

Nel prossimo articolo della serie (dovrete aspettare 2 settimane in qunato la prossima settimana pubblicherò un articolo extra su Drafts) cercherò di fare un confronto tra TextExpander e Keyboard Maestro a livello di caratteristiche di base, di prezzi, nonché un po' di storia sul perché mi sono astenuto dal scrivere articoli su TextExpander fino ad ora.
In quelli successivi, invece, entrerò nel dettaglio su come creare l'auto-inserimento delle date ed automatizzare (in parte) gli oggetti dei documenti.