TextExpander e Keyboard Maestro: i due programmi a confronto

Se nell'articolo precedente abbiamo parlato di quale nomenclatura usare, questo articolo fa da ponte ai futuri articoli in cui cercherò di spiegare, in dettaglio, come usare TextExpander e Keyboard Maestro per automatizzare la nomenclatura. Prima di entrare nel dettaglio, infatti, ritengo opportuno parlare più in generale dei due programmi e fare alcune considerazioni.

Il primo amore non si scorda mai!

A fine 2014 ho scoperto il podcast Mac Power User e, con esso, TextExpander. Questo software è stato uno dei miei primi (e tanti 😓) acquisti che hanno costellato il mio cammino verso l'automazione dell'ufficio; una delle ragioni per cui oggi scrivo queste parole e, pertanto, ho sempre avuto nel cuore la SmileOnMyMac, la software house che sviluppa questo ed altri ottimi software come PDFpenPro su Mac e PDFpen su iOS.

Sono stato utente sia della versione 4 che di quella 5 e, per un fortunato caso ho acquistato la versione 4 poco prima dell'uscita della versione 5, un soddisfatto cliente. Oltre alla versione per Mac dopo poco ho acquistato la versione per iOS: una volta che ho usato i primi snippet di testo non ho più potuto vivere senza!.

Come funziona TextExpander?

Questo software fa solo una cosa, ma la fa molto bene: converte delle stringhe di testo in frasi più complesse.

Così, ad esempio, se io digito la stringa di caratteri "xem" magicamente compare l'email dell'ufficio "infoATstudiolegalestrozzi.com" immaginate la comodità quando devo digitare la mia PEC che ha il comodissimo dominio "@ordineavvocatireggioemilia.it".

Ma TextExpander fa molto di più, infatti, può convertire una stringa di testo in una data, ad esempio, digitando Ddata si ottiene "19 settembre 2016 - 16:36" (il giorno e l'orario in cui sto scrivendo questa parte dell'articolo). Su questa particolare funzione ci intratterremo nel dettaglio nel prossimo articolo.

A volte l'amore non è per sempre ...

Il 5 di aprile del 2016 la Smile Software rilasciava TextExpander 6 con un sostanziale cambio di filosofia passando dall'acquisto di una licenza una tantum e possibilità di upgrade ??dalle nuove versioni al modello dell'abbonamento. Questo tipo di modello permette l'utilizzo del software solo se si paga (a mese o ad anno) un canone. L'approccio è simile a quello usato da Adobe per le sue suite di produttività ed ormai da tante software house; giusto per farvi un paragone, tuttavia il costo di Acrobat Pro è di $ 14,99 al mese e quello proposto da Smile è di $ 4,99. Pur amando TextExpander i due software non sono paragonabili ed il prezzo di 1/3 più basso di quello di Adobe è oggettivamente elevato. Nella pratica, poi, il prezzo di un anno di abbonamento rispetto alla licenza per la versione 5 raddoppia.

A questo aspetto venale, peraltro di non poco conto fatti i dovuti paragoni, si aggiungeva un altro, ulteriore, problema.

Se fino alla versione 5 gli snippet di TextExpander potevano essere sincronizzati tra differenti Mac o differenti dispositivi iOS utilizzando Dropbox, con la versione 6 l'unico metodo per sincronizzare gli snippet tra più device è quello di usare il sito textexpander.com. Se per molti utenti questo non è di fatto un problema e, per il futuro una simile soluzione ha potenziali benefici, un problema di gestione della privacy degli snippet è sorto in molti utenti. Io stesso conservo molti dati della mia attività negli snippet; non certo le password sia ben inteso, ma codice fiscale, partita IVA tutti i nomi delle mie posizioni etc ... sono archiviate in TextExpander.

Un'ultima considerazione: come mi ha insegnato uno dei miei mentori, l'amico Maurizio Sala, credo fermamente nell'importanza di pagare un software:

1. Perché il lavoro altrui va remunerato;
2. Perché se ti pago ho delle legittime aspettative che tu continui a lavorare per me;
3. Perché, infine, se ti pago e qualcosa non funziona tu mi devi aiutare.

La Smile ha quindi diritto di essere pagata, le modalità con cui ha cambiato le carte in tavola però non credo (e molti altri come me non lo credono) siano rispettose degli utenti (rettifico... dei clienti).

Il nuovo modello ed i nuovi servizi di TextExpander.com

Dire che il nuovo modello ha fatto infuriare gli utenti di lunga data è un eufemismo. Su twitter i commenti di utenti arrabbiati non si sono fatti attendere. Questo ha portato nel giro di una settimana ad un notevole ripensamento sulla politica dei prezzi della Smile che, di fatto, ha dimezzato il prezzo per tutti i precedenti utenti di TextExpander ed ha confermato che manterrà attivo lo sviluppo della versione 5 per Mac e della 3 per iOS per i nuovi sistemi operativi (per chi non volesse usare TextExpander.com).

Se fin ad ora ho parlato degli aspetti negativi, è giusto parlare anche di quelli positivi della versione 6.

Con l'avvento di TextExpander 6 la Smile ha ampliato notevolmente l'offerta di servizi.

Anzitutto ha aperto la beta per Windows colmando una grossa mancanza per chi lavora sia in ambiente Mac che in quello Windows.

Inoltre ha creato una versione per i Team in cui gli snippet di testo possono essere gestiti ed utilizzati da più soggetti che lavorano assieme. Questa funzione "business" può permettere di utilizzare e formalizzare nell'ambito lavorativo dei testi comuni a tutti i dipendenti e permettere di uniformare l'attività lavorativa.

La mia non scelta attuale ...

Perché tutta questa lunga storia? Per due motivi:

1. Ad oggi, mentre scrivo queste parole, non sono passato ancora a TextExpander 6. Allo stato non ne sento il bisogno e la spesa aggiuntiva non è giustificata per le mie esigenze lavorative – la versione 5 fa tutto quello di cui ho bisogno. In ragione di ciò le guide che vi proporrò saranno sulla vecchia versione e non sulla nuova. Sorry! Per gli scopi di questi articoli l'interfaccia delle due versioni non è cambiata molto, ma siete avvertiti. Nel prossimo futuro penso di aggiornare (credo con l'avvento del 2017) per i seguenti (personali) motivi: (1) perché potrò usufruire di un prezzo "vantaggioso"; (2) perché probabilmente in futuro sarà necessario aggiornare per avere la compatibilità con i futuri sistemi operativi; (3) perché fatte tutte le dovute considerazioni per me TextExpander, con la sua portabilità tra macOS ed iOS, è uno strumento di lavoro quotidiano che mi permette di fare di più in meno tempo, in poche parole, è indispensabile.
2. Tutto questo trambusto mi ha costretto a guardarmi intorno e ri-scoprire Keyboard Maestro. Molti utenti, insoddisfatti da Smile, infatti sono passati a questo software, invece, di acquistare la versione 6. Ed è anche per questo motivo che, invece di scrivere un articolo solo su TextExpander, ho deciso di affrontare la problematica sui due fronti. Non tutti hanno le mie esigenze di "compatibilità" degli snippet su macOS ed iOS. Se usate solo il Mac, Keyboard Maestro ha tutte le carte per sostituire TextExpander e fare anche molto altro.

Keyboard Maestro

È difficile sintetizzare che cos'è Keyboard Maestro. Infatti ha capacità che comprendono le funzioni di TextExpander ma è molto di più avanzato e permette di automatizzare attività più complesse di quelle legate alla manipolazione del solo testo.

In estrema sintesi Keyboard Maestro è un programma che permette di creare delle Macro), che permettono di eseguire una serie di operazioni con l'invio di un solo comando. Rispetto a TextExpander, le macro di Keyboard Maestro possono essere attivate non solo dal testo ma anche da altri "eventi". Nello specifico articolo su Keyboard Maestro mi occuperò solo dell'attivazione delle macro con stringhe di testo ma le possibilità sono molto più ampie. A mero titolo di esempio le macro di Keyboard Maestro possono essere attivate attraverso l'inserimento di una periferica USB, oppure all'apertura di un'applicazione o dal collegamento ad una specifica rete Wi-Fi (per assurdo potete attivare una Macro addirittura utilizzando un input MIDI tipo una tastiera musicale!). La creazione delle Macro, poi, è molto più complessa ed ha molte più funzioni di quanto offre TextExpander. A titolo di mero esempio Keyboard Maestro può essere utilizzato per manipolare l'interfaccia di un programma, spostando il mouse, premendo tasti, inserendo testo e tanto altro ancora.

I prezzi a confronto

TextExpander: $ 39,96 annui (per abbonamento annuale mono-utente) $ 4,16 al mese per abbonamento mono-utente.

Keyboard Maestro: € 40,51 (già ivato) per una licenza, se siete titolari di partita IVA il costo si abbasserà ad € 33,20 inserendo nell'apposito campo (VAT ID) la vostra partita IVA.

Modalità di acquisto e tipo di installazione

Tutti questi programmi interagiscono profondamente con il sistema operativo ed hanno notevoli difficoltà con il SandBoxing di macOS e iOS, pertanto, non possono essere venduti attraverso l'AppStore. Sia TextExpander che Keyboard Maestro li potete infatti acquistare e scaricare solo dai rispettivi siti dei produttori.

In conclusione

Spero di avervi dato un quadro complessivo delle differenze sia di prezzo che di filosofia delle due applicazioni, onde permettervi di scegliere tra le due con maggior cognizione di causa. Io personalmente, come potrete aver già supposto, le ho acquistate tutte e due. La prossima settimana entreremo nel dettaglio di TextExpander per poi esaminare Keyboard Maestro.

Standardizzare la nomenclatura dei documenti

Con l'articolo della settimana scorsa ho concluso la serie di articoli su come creare una struttura delle pratiche efficiente e automatizzare tale compito.
Ora voglio esplorare, in una nuova serie di articoli, un aspetto complementare ovvero l'efficiente nomenclatura dei file per una corretta archiviazione digitale.
Se infatti è importante avere una struttura a cartelle chiara dove contenere i propri documenti è altrettanto importante, una volta trovata la cartella giusta, trovare all'interno di questa il documento che cerchiamo.
In questo articolo vi parlerò nel dettaglio di come scegliere la nomenclatura più funzionale per trovare un documento.
Nei prossimi articoli, invece, vi spiegherò come velocizzare ed automatizzare l'attribuzione di nomi dei documenti.
In particolare utilizzerò questo spunto per parlare di come svolgere queste operazioni con due differenti programmi: TextExpander e Keyboard Maestro.
Ho parlato indirettamente di questi programmi sul sito (sia facendo riferimento al loro uso sia dando consigli nei commenti ai vari articoli) ma non è mai parlato in modo dettagliato. Gli articoli saranno incentrati sul compito specifico di andare nomi idonei ai file e non spiegheranno tutte le funzioni, ma permetteranno ai neofiti di iniziare ad imparare i vantaggi di TextExpander e Keyboard Maestro.
Fatte queste dovute premesse entriamo nel cuore dell'articolo.

Ricapitoliamo le regole di base ...

Iniziamo con alcune premesse di rito.
Suggerisco di (ri)leggere l'articolo che ho pubblicato a Giugno dal titolo Come gestire le pratiche in digitale: organizzare i documenti digitali ed in particolare la parte finale dell'articolo su "Che nome dare ai documenti?".

Non ripeterò qui quanto già scritto, ma ritengo opportuno fare alcune precisazioni ulteriori.

Se guardate la nomenclatura dei documenti nel mio Mac questa assomiglierà invariabilmente al seguente schema:
ANNO-MESE-GIORNO 000F oggetto del documento
che, tradotto nella pratica, diviene: 2016-06-30 319F estratto conto corrente.pdf.
Come molti di voi potranno intuire dal nome del documento, trattasi di un estratto conto trimestrale del 30 giugno di quest'anno di un fallimento di cui sono curatore (nello specifico).
L'utilizzo di questo schema mi permette:

• di contestualizzare temporalmente il documento, senza doverlo aprire o visualizzare in anteprima;
• di individuare in che pratica va, nel caso in cui il documento non sia ancora stato archiviato all'interno della pratica;
• di conoscere il contenuto del documento (nell'esempio è la copia di un estratto conto).

Pochi elementi di testo mi permettono a colpo d'occhio di trovare il documento, casomai tra una marea di differenti estratti conto.

Perché non ho usato in nomi delle parti?

Questa è una scelta relativamente personale ma mi pare opportuno spiegarvi le ragioni. Originariamente, lo ammetto, oltre al numero della pratica inserivo anche i nomi della parti.
Tuttavia questo approccio allungava enormemente il nome dei documenti senza aggiungere altri dati utili.
Tornado al nostro esempio, invece di 2016-06-30 319F estratto conto corrente.pdf ci troveremmo con un nome tipo:
2016-06-30 319F fall_to n_1-2016 - estratto conto corrente.pdf.
Questo potrebbe ulteriormente complicarsi nel caso in cui la posizione sia tra due controparti ad esempio:
2016-06-30 319F Sempronio Simplicius vs Mevio Mefistofelicus - estratto conto corrente.pdf.

Ho quindi deciso di semplificare confidando che, qualora avessi collaboratori, il sistema che unisce il numero della pratica con le parti sia uno strumento di uso comune.

Ulteriore vantaggio

Sul numero della pratica poi ho impiantato un ulteriore sistema fondamentale per la gestione del mio ufficio digitale: l'archiviazione "automatica" con Hazel.
Non entrò qui nei dettagli ma, una volta finito questo ciclo di articoli, conto di spiegare anche questo mio ulteriore "trucco".

Come scegliere l'oggetto del documento?

Da ultimo alcuni consigli su come scegliere l'oggetto del documento.
L'oggetto dovrebbe essere:

• univoco: ovvero proprio di solo quel documento;
• specifico: ovvero se dovete scegliere tra un nome che indica un genere ed uno che indica una specie di quel genere sceglilete sempre il secondo;
• descrittivo: ovvero un nome che descriva il contenuto del documento.

Concludo questa breve ricapitolazione / specificazione ricordando che scegliere il nome dell'oggetto è qualcosa che, in parte, sfocia nella soggettività per cui i miei sono solo suggerimenti ed il risultato della mia personale esperienza, non regole scolpite nella roccia.

Automatizzare il processo di inserimento dei nomi dei documenti

Se mi avete seguito fino a qui, una domanda vi si sarà formata nella mente ... Ma quanto tempo di perdo a nominare un documento?

La domanda è legittima perché non ha senso avere un ottimo sistema di archiviazione se poi non lo si usa.

Se vi ricordate, tuttavia, sono una persona pigra e non amo faticare troppo; come mai vi sto suggerendo questo metodo folle?

La risposta alla domanda è semplice: esiste un trucco per semplificare ed automatizzare l'inserimento del testo!

Con questo articolo voglio introdurvi in particolare ad un cambio epocale della vostra vita. Beh, forse ho esagerato con l'iperbole ma sicuramente a me ha cambiato il modo in cui lavoro.

Gli Snippets (i frammenti) di testo

Immaginate di dover dare la stessa risposta via email a differenti persone, o di dover scrivere la stessa porzione di testo più e più volte. Non l'attività più entusiasmante, vero?

Una soluzione a questo problema potrebbe essere quella di avere sempre con voi il testo della risposta e procedere al copia e incolla di quel testo. Tuttavia non sarebbe bello, con la digitazione di pochi caratteri (ad esempio una sigla) e senza dover alzare le dita dalla tastiera che, magicamente, la risposta venisse digitata per voi?

Stesso discorso per quando dovete inserire la vostra email in un modulo o altri dati ripetitivi. Il risparmio di tempo è evidente!

Beh, esistono vari software per fare questa "magia".

Il più famoso e blasonato è TextExpander ma anche altri software come Keyboard Maestro supportano tale funzione.

Come utilizzare gli Snippets per automatizzare la nomenclatura dei documenti

Come anticipato nei prossimi articoli non entrerò nel dettaglio di tutte le possibilità che questi software offrono, ma mi concentrerò sull'utilizzo per gli scopi di questa serie di articoli.

TextExpander e Keyboard Maestro, infatti, possono aiutarci per:

1. l'inserimento della data nel nome del documento;
2. l'inserimento di specifici oggetti ripetitivi.

##In conclusione
Abbiamo visto alcuni esempi di nomenclatura dei documenti, ricapitolato i principi di base di come strutturare una nostra nomenclatura efficiente ed il trucco di base su come velocizzare tali operazioni.

Nei prossimi articoli

Nel prossimo articolo della serie (dovrete aspettare 2 settimane in qunato la prossima settimana pubblicherò un articolo extra su Drafts) cercherò di fare un confronto tra TextExpander e Keyboard Maestro a livello di caratteristiche di base, di prezzi, nonché un po' di storia sul perché mi sono astenuto dal scrivere articoli su TextExpander fino ad ora.
In quelli successivi, invece, entrerò nel dettaglio su come creare l'auto-inserimento delle date ed automatizzare (in parte) gli oggetti dei documenti.