Crea sottocartelle di un gruppo in DEVONthink to Go

Mi spiegherò più in dettaglio in un futuro podcast, ma sto studiando la fattibilità di utilizzare DEVONthink (“Pro Office” su macOS e “to Go” su iOS) per la gestione documentale del mio ufficio.

Vi ho già parlato di DEVONthink e del perché lo ritengo un utile strumento di lavoro quotidiano per l’avvocato o di come usarlo per gestire un fascicolo digitale in udienza o, infine, di come usarlo per fare ricerche giurisprudenziali.

Seguendo questo percorso ho iniziato a sperimentare alcune automazioni su macOS e su iOS. Oggi vi voglio parlare di un comando che ho creato per ricreare, all’interno di DEVONthink, la struttura a cartelle automatiche che utilizzo su macOS.

Qui trovate l’articolo con l’automazione che ho creato con Automator che mi permette di generare un sistema di sottocartelle specifiche su macOS.

Vediamo invece come fare con Comandi e DEVONthink to Go. Vi avverto che per fare iò sarà necessario usare anche gli url Schemes di DEVONthink to Go; non preoccupatevi, non sarà una cosa troppo complessa.

Come usare questo comando ?

Ho pensato a questo comando perchè sia lanciato dopo che, all’interno di DEVONthink to Go, si è copiato l’item link del “gruppo” (usando la terminologia di DEVONthink) ovvero della cartella (usando una terminologia più generica) in cui si vogliono creare le sottocartelle.

Per fare ciò una volta raggiunta la cartella su cui eseguire il comando fate un tap prolungato sulla stessa. Comparirà, come si vede nell’immagine sottostante, un menù a scomparsa con due opzioni:

• “info” che vi permetterà di avere informazioni sul gruppo / cartella selezionati;
• “Copy item link” che copierà all’interno degli appunti di iOS il link all’oggetto (nel nostro caso la cartella. / il gruppo).

Il link all’oggetto è un codice alfanumerico univoco che permette di individuare un oggetto salvato all’interno del database di DEVONthink (sia su macOS che su iOS). Imparare ad utilizzare i link agli oggetti è importante per sfruttare molte potenzialità di DEVONthink. Nel nostro caso lo useremo per creare all’interno del gruppo le nostre sottocartelle.

Vediamo quindi il comando nei dettagli.

Ottieni appunti

La prima azione recupera il link all’oggetto salvato negli appunti e lo passa all’azione successiva.

Sostituisci testo

Quest’azione fa una cosa semplicissima toglie il prefisso del link “x-devonthink-item://” dal testo copiato, estrapolando così il link all’oggetto vero e proprio. Quest’azione può fare molto di più … chi ha detto espressioni regolari ? Ma per ora accontentiamoci di utilizzarla a livello base.

Messaggio

All’interno di questa azione c’è il testo (modificabile) delle sotto-cartelle che vogliamo creare. Io, per il comando d’esempio ho inserito il testo per la creazione di 3 sottocartelle; voi potete modificarlo a piacimento per la creazione di n cartelle. Il metodo di formattazione è “nome cartella” seguito da un punto e virgola.

Suddividi testo

Questa azione fa una cosa semplicissima, prende il testo inserito nel messaggio e in base ad un separatore personalizzato (il punto e virgola, appunto) crea una lista di oggetti di testo (i nomi delle nostre 3 sottocartelle).

Ripeti con ogni

Creata questa lista entra in gioco un’azione molto particolare. “Ripeti con ogni” permette di creare quello che in gergo tecnico è un loop, un anello o quello che in informatica è una ripetizione circolare di istruzioni specifiche.

Queste istruzioni(che vedremo a breve) verranno eseguite su ogni stringa di testo che, poi, diventerà la nostra sotto-cartella.

Codifica URL

Il primo passo del nostro anello è quello di convertire il testo “normale” in testo compatibile con un URL Schemes. In particolare verranno convertiti gli spazi vuoti tra le eventuali parole in stringhe di testo idonee ad un URL.

Messaggio

Qui comporremo il nostro URL scheme per DEVONthink to Go il testo all’interno del messaggio di fatto dice a DEVONthink di creare un nuovo gruppo (creategroup) dal titolo (title) della scritta di testo che abbiamo inserito nel messaggio precedente (passata come MagicVariable dall’azione precedente) con destinazione (destination) la cartella o gruppo il UUID (link all’oggetto) abbiamo estrapolato all’inizio del comando. Anche l’UUID l’ho passato utilizzando una MagicVariable. Vi ho parlato di Variabili Magiche o MagicVariablequi al punto 5.7.

Apri URL

Quest’ultima azione fa il grosso del lavoro … apre l’URL scheme che abbiamo creato e, così facendo, genera all’interno di DEVONthinkto Go la nuova cartella.

Il loop a questo punto si ripete fino a che non ci sono più cartelle da creare.

Qui come sempre trovate il comando che ho già creato per voi.

In conclusione

Il comando che vi ho presentato oggi è molto specifico, me ne rendo conto, ma esemplifica delle tecniche molto utili per creare rapidamente delle azioni complesse.

All’interno delle sottocartelle poi occorrerà archiviarci dei documenti … ma questo lo affronteremo un’altra volta! 😉