In questa puntata ti parlo degli strumenti che utilizzo tutti i giorni per lavorare in un quadro d'insieme aggiornato al 2025.

Note dell’episodio

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Mindnode, cucinare le idee e puntata di A2 podcast
Puntata 59 (Overleaf e LaTeX)
OCRmyPDF
Anteprima
AirMail
SLpct
PDA Toscana
PDUA di Cassa Forense
Hazel
Keyboard Maestro
Tailscale e puntata in cui ne parlo
iAWriter
Obsidian e puntata in cui ne parlo
App Password di Apple
Puntata su Calendario e Promemoria per l'uso lavorativo

Sinossi

Ti ricordo che la sinossi è generata dalla IA in particolare usando la trascrizione del podcast con l’app Transcriber dell’amico Alex Raccuglia che trovi le sue tante applicazioni su Ulti.media e NotebookLM.

1. I Dispositivi che Mi Accompagnano

Filippo usa diversi dispositivi Apple, ma non solo, per gestire il suo studio:

iMac 27 pollici Intel (5K): È il suo computer principale, dove passa il 70-80% del tempo a lavorare. Anche se ha quasi sette anni, lo schermo e l'audio sono eccezionali. Lo tiene aggiornato a versioni più recenti di macOS (Sequoia e spera Tahoe) tramite OpenCore. Prevede di fare una transizione graduale agli Apple Silicon usando Luna Display per mantenere il suo schermo 5K.
MacBook Air 13 pollici M4: Il suo dispositivo portatile, che gli permette di lavorare un po' ovunque.
Mac Mini M1: Questo è il vero cuore pulsante del suo ufficio, sempre acceso e gestito da remoto ("headless"). Si occupa dei backup di Time Machine, sincronizza tutti i dati tramite SyncThing tra i vari dispositivi e gestisce i depositi telematici. Consuma pochissimo.
Mac Studio M1: Acquistato usato, è dedicato esclusivamente a progetti legati all'intelligenza artificiale(trascrizione audio, LLM locali con Ollama, generazione di immagini AI). Anche questo senza monitor, con accesso remoto. È anche collegato a una stampante LAS (con Printopia per AirPrint) e al suo vecchio ScanSnap del 2014 per l'acquisizione di documenti, che vengono poi sincronizzati automaticamente.
PC con Linux e Proxmox: Un mini PC ben equipaggiato che funge da laboratorio per esperimenti e ospita servizi professionali come un server Overleaf per la scrittura degli atti, Docker containers (incluso Open Web UI per l'AI) e una VPN (WireGuard) per l'accesso remoto alla rete interna. Anche il suo sito web è ospitato qui.
iPad Pro 2018: Lo usa prevalentemente per il consumo di contenuti (leggere, guardare video). Anche se può collegarsi ai Mac da remoto per lavorare, è meno dedicato al lavoro rispetto al passato.
iPhone 16: Per lui è principalmente uno strumento di lavoro in mobilità (internet e telefono dell'ufficio tramite VoIP) e per l'acquisizione di documenti al volo con Scanbot.

Tutti i suoi dischi, sia di backup che sui dispositivi, sono cifrati per la sicurezza.

2. Il Mio Flusso di Lavoro Quotidiano

Filippo ha un processo ben consolidato per le sue attività professionali:

Ideazione e Appunti: Utilizza MindNode (a pagamento) come strumento centrale per organizzare le idee e strutturare qualsiasi cosa, dai podcast agli atti legali, anche basandosi sulla "teoria di cucinare le idee". Trova le mappe mentali indispensabili per spezzare concetti giuridici e organizzare i contenuti. Può manipolarle da Mac, iPad e iPhone, sincronizzando via iCloud (per uso non lavorativo).
Lettura e Annotazione Documenti: Legge e annota i documenti direttamente su computer o iPad. Sul suo iMac, divide lo schermo per lavorare su un'applicazione di scrittura e contemporaneamente visualizzare i documenti. Per la maggior parte usa Anteprima (Preview), trovandola più comoda di Acrobat per le sue esigenze quotidiane, anche se Acrobat è utile per controlli specifici. La maggior parte dei suoi documenti ha già l'OCR, ma per quelli che non lo hanno, usa OCRmyPDF.
Scrittura degli Atti: Per questo rimanda alla puntata 59, dove ha parlato dell'uso di Overleaf e LaTeX.
Gestione della Mail: La gestisce principalmente con AirMail. Apprezza la possibilità di scrivere mail complesse in Markdown, la corretta lettura delle PEC e la sua capacità di gestire più caselle con un inbox unificato. Ha anche una regola Hazel personalizzata che archivia automaticamente le mail nelle cartelle delle pratiche, rendendo la corrispondenza facilmente consultabile. Il suo unico "bug" è che non apre bene i file .eml.
Gestione Attività dell'Ufficio: Stava passando da Fantastical e Todoist ai sistemi nativi Apple (Calendario e Promemoria). Questo gli permette di automatizzare molte cose con i Comandi Rapidi.
Depositi Telematici: Si affida a SLpct.
Accesso ai Portali Telematici: Utilizza Avvocati Telematici per aggregare e monitorare i fascicoli e le scadenze. A volte usa anche il PDA della Toscana (gratuito) per ricevere notifiche sui movimenti dei fascicoli e per scaricare interi fascicoli con un click.

3. Software e Automazioni Essenziali

Oltre agli strumenti già menzionati, ci sono altri software che Filippo considera cruciali:

Hazel: Un sistema di automazione incredibile per l'archiviazione digitale, soprattutto per le mail. Controlla e manipola i file in base a regole precise. Per Filippo, vale il passaggio a Mac solo per usarlo.
Keyboard Maestro: Fondamentale per le automazioni. Ha sostituito Text Expander per le espansioni di testo, gestendo tutti gli "snippet".
1Password: Attualmente usa la versione 7, ma sta valutando di passare a Password di Apple per la gestione delle password, suggerendola a chi è nell'ecosistema Apple.
LaunchBar: Un lanciatore di applicazioni che usa da circa dieci anni per aprire file, cartelle e lanciare automazioni molto velocemente tramite tastiera.

4. Gestione della Conoscenza e Sincronizzazione Avanzata

Gestione della Conoscenza: Su Mac usa Obsidian per tutti i suoi appunti e informazioni utili, sincronizzandolo con SyncThing. Su iPad/iPhone, usa iAWriter per visualizzare e modificare le stesse note in Markdown, sempre sincronizzate con SyncThing, perché Obsidian su mobile non funziona bene. Sta anche creando delle Standard Operating Procedures (SOP) per l'attività legale, per avere sempre sottomano le procedure standardizzate.
Collegamento Remoto: Utilizza Tailscale per tutti i suoi collegamenti remoti, inclusi quelli con i computer dei colleghi . Ha anche una VPN configurata con WireGuard come backup .
Sincronizzazione Documenti: Tutta la sincronizzazione del suo ufficio avviene tramite SyncThing, che coordina tutti i file di lavoro tra i vari dispositivi . Sta anche pensando a Nextcloud per permettere ai clienti di caricargli file in modo sicuro, senza passare per la mail, anche se lo considera più adatto per studi più grandi .

Insomma, un sistema super strutturato che si è evoluto nel tempo per rendere il lavoro di Filippo il più fluido ed efficiente possibile!